Ipinadala Mula sa Desk ng (Ipasok ang Pangalan)
Paminsan-minsan makakakuha ako ng isang email mula sa isang abugado na nagpapadala ng isang email sa pangalan ng kanyang desk. Narito ang ilang mga problema sa diskarte na mag-email.
Una, ang index ng Display Inbox ng karamihan sa mga sistema ng email ay hindi magpapakita ng isang pangalan na matagal. Karamihan sa mga tao ay makikita lamang ang ilang bahagi ng "mula sa desk ng," at marahil ng ilang mga titik ng unang pangalan ng tao. Higit na mahalaga, ito ay tila nakakatawa at medyo mapagpasikat. Ang isang desk ay hindi nagpapadala ng mga email. Kung ang isang abogado ay magpapadala ng isang email, dapat ito sa kanyang pangalan.
Mga Fancy Effect
Ang ilang mga abogado ay nagnanais na maging malikhain sa hitsura ng kanilang mga email. Sa ibang araw nakita ko ang pirma ng isang abugado ng isang abogado at sa isang sandali naisip ko na may problema ako sa pangitain. Lumalabas na ang mga malabo titik ay sinadya. Ang mga espesyal na epekto ay maaaring mukhang nakakaaliw, ngunit ang anumang bagay na gumagawa ng mga salitang mahirap basahin ay isang masamang ideya. Lalo na kung ano ang mahirap basahin ay ang pangalan ng abugado at email address.
Kahit na mas masahol pa kaysa sa mga espesyal na epekto sa mga titik ay kapag ang mga abogado kalat ng kanilang mga email na may likhang sining o magarbong graphics. Ginagawa nitong mas mabagal ang mensahe upang ma-download, mas mabagal na buksan, at higit pa sa isang abala na mabasa.
Ang layunin ng isang email ay upang makipag-usap ng impormasyon, hindi artistikong kasanayan. Panatilihin itong simple.
Walang Block ng Lagda
Hindi mahirap na mag-set up ng isang awtomatikong bloke ng lagda sa karamihan sa mga sistema ng email. Hindi kailangang kumplikado, at iba-iba ang mga opinyon kung gaano karaming impormasyon ang isasama sa isang pirma ng lagda. Ang ilang mga abogado ay nagbabalik sa kanilang mga footer sa email sa mga mini-commercial na lumabas sa bawat email, habang ang iba ay kumukuha ng napaka-minimalistang diskarte sa pamamagitan lamang ng kanilang pangalan at email address o numero ng telepono.
Karamihan ay naglalagay ng ilang uri ng abiso sa privacy o legal na disclaimer sa ilalim ng footer. Ang lahat ng ito ay mga katanggap-tanggap na paggamit ng isang email signature block. Ang hindi tatanggapin ay ang magpadala ng mga email na hindi nakikilala ang nagpadala. Ang tatanggap ng isang email ay hindi dapat hulaan kung sino ang nagpadala ng email. Ang mga abogado ay dapat na malinaw na makilala ang kanilang mga sarili sa bawat komunikasyon na ipinapadala nila, at kung ang abogado ay smart ang email ay magsasama ng isang paunawa sa privacy.
Pagsusulat ng Mga Email Habang Nagagalit
Isa sa mga benepisyo ng lumang sistema ng pagpapadala ng mga titik sa mga tao ay nagkaroon ng isang built-in na "paglamig off" na panahon sa pagitan ng kapag ang isang sulat ay nakasulat at kapag ito ay aktwal na lumabas sa tatanggap. Kung ang abogado ay nag-type ng sulat mismo, malamang pa rin itong umupo sa isang lamesa nang ilang oras bago pumunta sa post office. Kung ito ay dictated, sa oras na ang sekretarya natapos pag-type ito ang abogado ay maaaring nakuha sa kung ano ang ginawa sa kanya galit sa unang lugar.
Ang proteksyon na iyon ay hindi umiiral sa email. Sa pamamagitan ng isang email, ang abugado ay maaaring sunugin ang isang galit na pahayag sa loob ng ilang segundo kung ano ang nag-trigger ng galit. 99.99% ng oras na ito ay magiging isang masamang ideya. Walang sinuman ang nag-iisip ng malinaw kapag hinihimok ng galit. Pumunta sa iba pang bagay, at bumalik sa nakakasakit na isyu sa ibang pagkakataon kapag ang ilan sa mga galit ay nawala.
Maaari itong gumawa ng pagkakaiba sa pagitan ng pagpapanatili o pagkawala ng mga kliyente, mga kaibigan, at pera.
Hindi Gumagawa ng napapanahong mga Tugon
Naniniwala ang ilang mga abogado na ang lumang "5-araw na panuntunan" para sa pagtugon sa pagkakasunud-sunod ng negosyo ay nalalapat din sa email. Hindi. Hindi mahalaga kung gaano ka magulo, ang katotohanan ay ang mga tao ay umaasa ng mas mabilis na mga sagot sa isang email kaysa sa kanilang ginagawa sa isang liham na ipinadala sa pamamagitan ng koreo. Kung ang isang kliyente o ibang abogado ay nagpapadala ng isang email, subukang sumagot sa loob ng 24 na oras kung posible. Kung ito ay isang komplikadong bagay na hindi maaaring bigyan ng tamang pansin sa ngayon, hindi bababa sa magpadala ng isang pagkilala at ipaalam sa tao kung kailan aasahan ang sagot. Karamihan sa mga kliyente ay pinahahalagahan ang isang friendly na mensahe na nagsasabing ang email ay natanggap at sasagutin sa malapit na hinaharap. Sa harap ng katahimikan, ang kliyente ay naiwan upang mag-isip-isip kung nakuha pa ng abogado ang email, kung ang sagot ay nasa daan, o kung ang mga alalahanin ng kliyente ay hindi pinapansin.
Maling tagatanggap sa field na To
Ang isa sa mga dakilang bagay tungkol sa auto-complete function sa mga email system ay na pinapayagan nito ang mga abogado na hanapin ang mga email address ng kanilang mga kliyente o kasamahan na mas mabilis. Ang isa sa mga panganib ng function na kumpleto sa auto ay ang isang abugado na hindi maingat ay maaaring magpadala ng email sa maling tao. Sa ilang mga pagkakataon, ito ay maaaring hindi higit sa isang menor de edad kahihiyan, ngunit sa ilang mga pagkakataon, maaaring ito ay nagkakahalaga ng propesyonal na kapabayaan. Huwag sinasadyang i-e-mail ang kumpidensyal na komunikasyon ng kliyente sa paghadlang sa payo o kahit na sa ibang kliyente.
Gamit ang pagpipiliang "Tumugon Lahat".
Ang kalaban sa pagpapayo ay nagpapadala ng isang email sa iyo sa isang panukala o igiit ang kanyang posisyon sa isang isyu. Ipinasa mo ang email sa iba pang mga abogado sa iyong kompanya na may kaugnayan sa kaso upang talakayin ito. Sa lalong madaling panahon ang pindutan ng "tumugon sa lahat" ay ginagamit nang libre, na walang sinumang nagpapansin na ang nasasalungat na payo ay nakakakuha ng kopya sa panloob na talakayan sa iyong kompanya. Nangyayari ito. Kung gusto mong magpasa ng isang email para sa talakayan, alisin ang impormasyon ng nagpadala bago maipasa ito. At, sa tuwing ginagamit ang Opsyon na Tumugon sa Lahat, suriin ang bawat email address sa listahan ng tatanggap bago maabot ang pagpindot.
8. Mga masasamang linya ng paksa. Tandaan na ang anumang ipinadala sa isa pang abugado sa isang email ay maaaring maipasa sa sinumang iba pa. Mag-isip nang dalawang beses bago gamitin ang mga linya ng paksa tulad ng "aking walang katuturang kliyente" o "order ng bobo." Hindi alam ng isang tao kung saan maaaring mapunta ang isang kopya ng email na iyon. Gayundin, huwag iwanang blangko ang mga linya ng paksa, dahil maaaring hindi ito mapansin ng ibang abugado na may email tungkol sa iyong kaso. Ang isang simpleng linya ng paksa ng "kaso ng Parkerson" o "Smith na iminungkahing kasunduan" o anumang pamagat ay may kaugnayan sa nilalaman ng email ang pinakamahusay na gumagana.
At habang ang "idiotic client" ay maaaring ang pinaka-tumpak na paglalarawan ng mga nilalaman ng email, ito ay isang mahinang pagpipilian para sa linya ng paksa.
9. Panoorin ang iyong tono - at huwag maling basahin ang ibang tao. Kapag ang mga tao ay nakikipag-usap sa bawat isa nang harapan, ang mga pang-facial cues at vocal tone ay kadalasan ay nagpapaliwanag ng intensiyon ng isang tao. Sa mga tawag sa telepono, ang boses ng isang tao ay kadalasang sapat upang makapagsasabi kapag ang isang tao ay nanunuya, naninulaan, o seryoso. Ngunit sa email, ito ay madaling mapanganib na ganap na nabasa ang layunin ng isang tao. Maraming pagkakaibigan ang napinsala ng isang tao na hindi sinasadya ang layunin ng ibang tao sa mga pahayag sa isang email. At may mga abugado na ginagamit na makipagtalo sa isa't isa na, madali para sa isang abogado na maging mabilis na ipalagay na ang ibang tao ay poot o bastos.
Tulad ng tinalakay sa ilalim ng "pagsulat ng email habang nagagalit," tumagal ng ilang minuto upang magpalamig bago magpadala ng isang tugon sa email ng jerk na iyon.
Pagkatapos ng isang oras na ipinapasa, maaari mong mapagtanto na ganap mong nabasa ito sa unang pagkakataon. Huwag magkaroon ng tugon sa buhok na may tugon sa mga pahayag na ginawa sa mga email, at huwag papatayin ang isang sagot hanggang sa isasaalang-alang kung posible na ang nagpadala ay may iba't ibang layunin kaysa sa una itong lumitaw. Kung tila ang isang pahayag ay maaaring basahin sa higit sa isang paraan, at isa sa mga paraan ay hindi nakakasakit, subukan ang pagbibigay sa nagpadala ng benepisyo ng pagdududa bago pagputol ng kanyang ulo sa isang nakamamatay na email na e-mail.
Mayroon bang iba pang mga pagkakamali sa email ng abogado na dapat gumawa ng listahan ng Top 10? Sabihin sa amin ang tungkol dito sa Forum.