Bilang karagdagan sa mga pangunahing tungkulin sa opisina, responsibilidad din ang administrasyong katulong at ehekutibong sekretarya sa pagsusulat o paghahanda ng mga ulat, pag-organisa at pag-iiskedyul ng mga pagpupulong, pagsusuri ng mga papasok na mensahe upang matukoy ang kanilang kahalagahan, paghahanda ng mga agenda para sa mga pulong ng board, paggawa ng mga kaayusan sa paglalakbay, pag-compile ng mga minuto ng pagpupulong, pagsasagawa pananaliksik, paghahanda ng sulat, at pangangasiwa at pagsasanay sa mga kawani ng junior level office.
Ang mga tungkuling ito ay maaaring mangailangan ng iba't ibang antas ng karanasan at magkaroon ng alinman sa mga katulad na pamagat ng trabaho:
- Administrador ng Administrasyong antas ng Entry
- Administrative Assistant
- Senior Administrative Assistant
- Tagapagpaganap na kalihim
- Senior Executive Secretary
- Opisina Manager
- Senior Office Manager
Tandaan: Ang mga posisyon ng legal at medikal na katulong ay lubos na naiiba at nangangailangan ng espesyal na pagsasanay na hinihiling sa propesyon na kanilang pinagtatrabahuhan.
Mga Pagkakaiba sa Pagitan ng Mga Administrative Assistant at Mga Sekretaryong Tagapagpaganap
Ang mga tungkulin ng mga ehekutibong sekretarya at mga tagapangasiwa ng administrasyon ay may sapat na overlap, at ang pagkakaiba sa mga tungkulin ay maaaring mag-iba sa pamamagitan ng organisasyon. Sa ilang mga kaso, ang ehekutibong kalihim ay nakatutok sa higit pang mga tungkulin sa pangangasiwa para sa isang tagapangasiwa o mga ehekutibo, tulad ng pag-iiskedyul ng pulong, pagpaplano sa paglalakbay, paghawak ng mga nakasulat na komunikasyon at pag-bookkeeping. Ang isang assistant ng administrasyon ay maaaring tumuon sa higit pang mga gawain sa pagpapatakbo ng negosyo at kumuha ng higit pa sa isang tungkulin sa pamumuno sa ilang mga kakayahan, na lumilikha ng mga agenda para sa mga pagpupulong o kumperensya, pamamahala ng mga badyet, at paghawak sa pagsingil ng vendor.
Ang mga administratibong katulong ay maaaring kinakailangan na magkaroon ng isang mas espesyal na edukasyon sa ilang mga kaso kung saan ang pamamahala ng mga operasyon sa negosyo ay kritikal.
Mga Pangunahing Kasanayan sa Trabaho
Ang parehong mga ehekutibong sekretarya at mga assistant ng administrasyon ay may pangunahing hanay ng mga kasanayan sa trabaho na mahalaga sa alinmang papel. Kabilang dito ang mga pambihirang kasanayan sa organisasyon, mahusay na nakasulat at oral na kakayahan sa komunikasyon, pati na rin ang isang malakas na atensiyon sa detalye at propesyonalismo.
Dapat silang magkaroon ng teknikal na kasanayan sa mga kasangkapan sa pag-aautomat ng opisina, kabilang ang mga mahahalaga sa software tulad ng Microsoft Word, Excel, at PowerPoint, pati na rin ang mga tool sa pag-bookke tulad ng QuickBooks .
Administrative Assistant o Executive Secretary sa isang Maliit na Opisina
Sa isang maliit na tanggapan, ang mga responsibilidad ng isang administrative assistant o executive secretary ay karaniwang ginagawa ng iba't ibang mga tauhan ng tanggapan. Ang ilang mga trabaho ay maaaring aktwal na gawin ng mga executive ng kumpanya sa kanilang sarili, at ang mga administrative assistant o executive kalihim ng mga tungkulin ay maaaring sumaklaw sa isang mas malawak na iba't-ibang mga responsibilidad bilang kinakailangan sa mas maliit na organisasyon.
Administrative Assistant o Executive Secretary sa isang Medium Office
Bilang laki ng pagtaas ng isang kumpanya, ang pangangailangan para sa isang tao na lubos na nakaayos at maaaring magsagawa ng maraming iba't ibang mga gawain ay nagdaragdag. Totoo ito para sa mga tagapangasiwa na nagpapatakbo ng mga kumpanya na nangangailangan ng mataas na antas ng pagiging kompidensyal at integridad para sa negosyo na isinasagawa.
Administrative Assistant o Executive Secretary sa isang Malaking Opisina
Ito ay karaniwan para sa isang malaking tanggapan upang magkaroon ng ilang mga administratibong assistant at / o executive secretary. Sa ganitong laki ng kumpanya, kadalasan ay kinakailangan na magkaroon ng isang tagapangasiwa ng opisina na coordinates ang kawani na naglilingkod sa mga executive ng kumpanya.
Sa ilang mga kaso, ang isang katulong na pang-administratibo ay sasagutan ang ehekutibo sa mahabang paglalakbay sa negosyo upang makatulong sa mga pagsasaayos, pag-iskedyul, at iba pang mahahalagang gawain sa organisasyon.