Mga Aral na Natutuhan sa Pagpaplano at Pagpapatupad ng Mga Pangyayari sa Ina ng Y-ME
Ang mga espesyal na tagaplano ng kaganapan - lalo na sa mga hindi pangkalakal na mundo - alam na ang pag-aayos ng isang panlabas na pagtitipon ng pagtitipon ay isang magandang ideya. Ang mga uri ng mga pangyayari, tulad ng ibang mga ideya sa pangangalap ng pondo ng komunidad, ay nangangailangan ng pagpaplano para sa pangyayari sa susunod na taon ay nagsisimula kaagad pagkatapos matapos ang pagtitipon ng pangongolekta ng pondo . Mahalagang banggitin ang kaganapan at talakayin kung ano ang naging mabuti at kung ano ang maaaring mapabuti habang ang kaganapan ay sariwa pa rin sa isip ng koponan.
Pag-usapan ang mga tagumpay at mga pagpapabuti tiyakin na ang mga tampok na iyon ay maaaring isama o pinahusay para sa kaganapan sa susunod na taon. Ang naturang proactive na pagpaplano ay nagdaragdag din ng halaga para sa mga sponsor. At, hindi maaaring hindi, ang lahat ng matagumpay na komunidad ay naglalakad na umasa at palawakin mula taon-taon.
Mahalaga na manatiling nakatuon sa pangunahing layunin ng pagkakaroon ng ganitong mga kaganapan: pangangalap ng pondo. Para sa mga tagaplano ng kaganapan na dati nang ginaganap sa paglalakad sa komunidad, ang isa sa mga pinakamahalagang oras para sa pagpaplano ay aktwal na nangyayari pagkatapos magwakas ang lakad. Upang matutunan ang tungkol sa maraming aspeto ng pagpaplano at pagsasakatuparan ng paglalakad sa isang fundraiser ng komunidad, makakakuha kami ng isang likod ng mga eksena na tumingin sa Kaganapan sa Araw ng Ina na naka-host ng Organisasyon ng Kanser sa Kanser sa Kanser ng Y-ME ng Chicago.
Ang Y-ME Walking Fundraiser Cancer ng Araw ng Ina
Ang Y-ME ay itinatag ng dalawang survivors ng kanser sa suso noong 1979. Ang non-profit ay pinakamahusay na kilala para sa kanyang multi-lingual National Breast Cancer Hotline program para sa mga pasyente ng kanser sa suso.
Ang programa ay nakakuha ng katanyagan dahil lamang sa 24-oras na toll-free hotline ng bansa ang ganap na nakalakip sa mga nakaligtas sa kanser sa suso na sinanay na mga tagapayo sa peer. Ngunit inorganisa din ng organisasyon ang isang taunang paglalakad ng fundraiser sa Araw ng Ina, na suportado ang kanilang mga programa at serbisyo. Bumalik Noong 2007, ang Y-ME ay nakakuha ng higit sa $ 7 milyon na may halos 43,000 mga walker mula sa 12 lungsod.
Sa 2008, sumali ang 15 lungsod. Sa kasamaang palad, sinara ng Y-ME ang mga pinto nito noong 2012, ngunit ang legacy ng taunang fundraiser nito ay nananatiling isang mahusay na pag-aaral ng kaso para sa mga hindi pangkalakal na tagaplano ng kaganapan.
Karamihan sa tagumpay ng pangangalap ng pondo ng Y-ME ay maaaring maiugnay sa isang organisadong pamamaraan sa pagpaplano at pag-isipan muna ang pinakamahahalagang layunin. Si Liz Klug, dating direktor ng mga espesyal na pangyayari ng organisasyon ay may sinabi ito pagkatapos ng kanilang record year noong 2007: "Mayroon kaming plano para sa iba't ibang mga punto sa oras sa panahon ng proseso ng pagpaplano. Kaya, gagawin namin ang mga hakbang upang itaguyod ang mga pinaka-kritikal na punto sa oras upang matiyak na matagumpay kami. Halimbawa, sa isang lungsod kung saan maaari naming i-host ang isang kaganapan sa unang pagkakataon, kailangan naming tumuon sa pagtiyak na mayroon kaming isang mahusay na lugar at lokasyon kung saan ang mga tao ay nais na bumalik. Sa ilalim ng kalsada, maaari naming tumuon sa kung aling mga tindahan ng kape ibababa namin ang mga polyeto. "Tingnan natin kung paano inorganisa ng Klug at ng Y-ME event planning team ang isang matagumpay na kaganapan.
Pagpaplano Hakbang 1: Pag-aralan ang Mga Numero
Ang pagho-host ng isang paglalakad sa komunidad o katulad na pangyayari ay nangangailangan ng pagsasama-sama ng iba't ibang mga layunin ng konstituente, ngunit sa huli, ang samahan o kawanggawa na nagho-host ng kaganapan ay ginagawa ito upang magtataas ng pera para sa kanilang layunin.
Samakatuwid, ang unang hakbang sa pagpaplano ng susunod na pangyayari ay nangyayari kapag nagtatapos ang kasalukuyang kaganapan, at karamihan sa gawaing iyon ay pumapalibot sa "mga numero."
"Tiningnan namin nang mabuti ang mga numero pagkatapos ng concludes ng kaganapan," paliwanag ni Liz Klug, "Ikinumpara namin kung paano namin ginawa ang taon kumpara sa nakaraang [taon]. Tiningnan namin ang karanasan ng kalahok. Sinuri namin ang aming mga kategorya ng sponsorship. Tumugon kami sa anumang agarang mga e-mail tungkol sa mga kaganapan. "Ang mga tagaplano ng kaganapan ay gagawa din ng mga agarang hakbang upang matiyak na ang lahat ng mga kasangkot sa kaganapan ng taong ito ay magpapatuloy sa susunod na taon.
Kumuha rin ang mga klug sa mga detalye. Sa kanyang mga pagsusuri, tiningnan niya ang lahat mula sa bilang ng mga boluntaryo na nakilahok sa dami ng mga t-shirt na ipinamamahagi. Pagkatapos ay magtanong siya kung kailangan niya ng mas marami o mas kaunti para sa susunod na taon.
Pagpaplano ng Timeline
Para sa mga nag-oorganisa ng paglilingkod sa pangangalap ng pondo ng komunidad, mahalagang malaman kung anong mga hakbang ang dapat gawin sa iba't ibang panahon.
Karamihan sa mga hindi pangkalakal ay walang luho ng maraming kawani at mga miyembro ng komite ng boluntaryo upang himukin ang tagumpay ng kaganapan. Ngunit kinikilala ng mga tagaplano na dapat nilang tiyakin na nakikipagtulungan sila malapit sa tanggapan ng alkalde ng lungsod at mga pampublikong gawa ng departamento upang makuha ang kaganapan sa pampublikong kalendaryo.
Ipinahiwatig ng Klug na ang unang hakbang pagkatapos ng pag-aaral ng mga numero ng nakaraang taon ay mag-focus sa recruitment ng korporasyon. Kung ang kaganapan ay hindi isang bagong programa, mahalaga na makakuha ng suporta sa korporasyon para sa kaganapan sa susunod na taon pagkatapos ng kaganapan ng taong ito ay nagtatapos. "Nakatuon kami sa pag-renew ng mga sponsorship kapag inihatid namin ang ulat ng pambalot ng kaganapan," sabi ni Klug. Nag-aalok din siya ng mga sumusunod na highlight para sa mga tagaplano na interesado sa pag-oorganisa ng paglalakad sa komunidad bilang isang pangongolekta ng fundraising:
- Kilalanin ang mga sponsors ng korporasyon
- Paunlarin ang mga programa sa paglalakad
- Tukuyin ang mga aktibidad sa kaganapan
- Magsimulang maglakad sa pangangalap
- I-finalize logistics ng kaganapan
- I-hold ang kaganapan
- Maghintay ng isang "salamat" na kaganapan
- Suriin at simulan ang kasunod na kaganapan
Ang Y-ME ay kukuha din ng isang kompanya ng logistik sa labas upang mahawakan ang marami sa mga pangangailangan nito. Ngunit ang isa sa mga pinaka nakakatulong ay ang pagpapatupad ng isang online na sistema ng pagpaparehistro.
Online na Sistema ng Pagpaparehistro ng Online
Mabilis na natutunan ni Y-ME ang kahalagahan ng paggamit ng web para sa pagpaparehistro sa online at mula noon ay malakas na itinataguyod para sa paggamit ng teknolohiya para sa online registration at fundraising.
Sila ay namuhunan sa isang online na sistema ng pamamahala ng konstituent relationship upang maglingkod bilang kanilang website ng 2003 lahi. Naghahain ang ganitong uri ng sistema bilang isang personal na website para sa mga boluntaryo upang gumawa ng personalized na mga apela para sa mga donasyon at iba pang paglahok. Kinukuha nito ang impormasyon sa isang solong database at nagsisilbing isang tool para sa paglalakad ng mga kapitan ng koponan upang hikayatin ang kanilang mga miyembro.
Ang mga kalahok sa online ay nadagdagan mula 4,000 hanggang 11,594. Ang mga donasyon sa online ay nadagdagan mula 5,000 hanggang 19,650. Naniniwala ang koponan ng Y-ME na nakatulong ito sa pag-abot sa isang $ 2.35 milyon na layunin, at bilang isang bonus, ang teknolohiya ay nagbawas ng mga gastos sa pangangasiwa sa pamamagitan ng humigit-kumulang na $ 20.000.
Ang ganitong sistema ay maaari ring magsilbi bilang isang mahalagang tool sa komunikasyon na nagpapahintulot sa isang organisasyon na mag-follow up at magpatuloy na kasangkot ang mga nasasakupan na lampas sa lahi mismo.
Race Day Timeline
Ang mga paglalakad sa komunidad ay madalas na naka-iskedyul sa umaga. Depende sa pagiging kumplikado ng signage at lokasyon, ang pag-set up para sa kaganapan ay maaaring magsimula ng mas maaga sa isang linggo bago ang kaganapan, na may karamihan sa aktibidad na nangyayari ng ilang araw bago maglakad.
Kapag ang Y-ME ay nagpaplano para sa kanilang taunang pagtitipon ng fundraising, karaniwan nang sinisikap ng koponan na limitahan ang lugar kung saan sila gaganapin sa paglalakad nang sa gayon ay hindi ito nangangailangan ng isang malaking halaga ng oras ng mapagkukunan upang maisagawa ang ilang mga gawain sa pagpapatakbo tulad ng pag-shutdown ng mga kalye. Ang kanilang paglalakad ay karaniwang di-mapagkumpitensya, kaya nakakatulong din ito na hindi nila kailangang isaalang-alang ang mga kinakailangan na kailangan para sa isang mas mapagkumpitensyang lahi na kapaligiran.
Ang iskedyul para sa lahi araw mismo ay karaniwang dumadaloy gaya ng mga sumusunod:
- Dumating ang Team Planning Event (2.5 oras bago maglakad)
- Volunteer Check-In (2 oras bago maglakad)
- Sponsor Check-In at Setup (2 oras bago maglakad)
- Nagsisimula ang Pagpaparehistro (1.5 oras bago lumakad)
- Pagsisimula ng Line Setup (30 minuto bago maglakad)
- Pagbubukas ng Seremonya (10 minuto bago maglakad)
- Nagsisimula ang Lahi
- Main Stage Entertainment Begins (1 oras pagkatapos magsimula ang lakad)
- Mga Opisyal na Mga Pangunahing Pangyayari sa Stage (pagkatapos maglakad ng matapos sa 1.5-oras na marka)
- Ang Opisyal na Pagtatapos ng Programa (3 oras pagkatapos magsimula ang lakad)
- Pagkasira ng Kaganapan Nagsisimula (pagkatapos ng opisyal na pagtatapos ng kaganapan)
Mga Tip para sa Pagpaplano ng Paglalakad o Patakbuhin ng Komunidad
Para sa mga organisasyong iyon na interesado sa paghawak ng isang komunidad na lakad o tumakbo sa unang pagkakataon, nag-aalok ang Klug ng ilang mga mungkahi na makatutulong upang masiguro ang isang matagumpay na kaganapan .
- Magsimula sa maiinit na mga lead, kabilang ang mga boluntaryo na may mahusay na koneksyon, mga sponsor o malalaking koponan. Tukuyin ang mga nasusukat na resulta.
- Suriin ang mga kaganapan sa kalaban sa iyong lungsod / lokasyon upang makilala ang kanilang mga pinakamahusay na kasanayan at mga lugar para sa pagpapabuti.
- Makipagtulungan sa mga tanggapan ng munisipyo at mga distrito ng parke upang talakayin ang mga kinakailangang pahintulot at ang iyong kaganapan sa logistik: oras, lokasyon, bilang ng mga kalahok. Tiyaking handa ka para sa mga pagpupulong.
- Maunawaan ang iyong badyet at siguraduhin mong panatilihin ang iyong mga gastos sa pagpapatakbo sa 25-30% para sa isang bagong kaganapan. Ang ilang mga kawanggawa ay magsusumikap para sa 15-20% ng kabuuang gastos.
- Secure sponsors na sumipsip ng 100% ng mga gastos sa pagpapatakbo ng iyong kaganapan.