Ang mga may-ari ng negosyo ay madalas na humahawak ng kanilang sariling bookkeeping para sa maraming mga kadahilanan na kinabibilangan ng takot sa pagtatalaga ng sensitibong impormasyon sa pananalapi, na kinakailangang kumpletong kontrol at pagpapanatili ng mga gastos sa kawani. Ang mga kadahilanang iyon, bagaman tiyak na wasto para sa mga startup at mas maliit na operasyon, ay lumalaki nang hindi praktikal habang lumalaki ang iyong negosyo. Ang ilang mga may-ari ay nag-utos ng mga tungkulin sa accounting sa mga pinagkakatiwalaan na mga miyembro ng pamilya o kawani, ngunit ang pinakamatagumpay at malalakas na negosyante ay matuto nang mabilis na ang accounting at pananalapi ay ang lifeblood ng negosyo at nararapat na propesyonal na pamamahala mula sa mga skilled espesyalista sa pananalapi.
Ang tatlong pangunahing posisyon sa pananalapi manager sa karamihan ng mga negosyo ay bookkeeper o accountant, controller at Chief Financial Officer o CFO.
Bilang isang may-ari ng negosyo, maaari mong hawakan ang mga tungkulin ng mga posisyon na ito o italaga ang mga ito sa isang kawani o pinagkakatiwalaang kasama, ngunit habang nagmumula ang negosyo, natuklasan ng karamihan sa mga nagmamay-ari na ang mga propesyonal sa pag-hire ay bumubuo ng mga solidong benepisyo sa halaga ng gastos habang ang mga may-ari ng pag-aalay ay tumutok sa core mga isyu sa negosyo. Ang mga resulta ng pagkuha ng mga propesyonal sa accounting ay kinabibilangan - ngunit hindi limitado sa - ang mga sumusunod na kalamangan sa negosyo:
- Paghahanap ng pagtitipid sa gastos sa proseso ng pagmamanupaktura, mga relasyon sa vendor, mga operasyon sa opisina at pangangasiwa ng empleyado
- Nagse-save ng pera sa mga buwis
- Pamamahala ng isang patuloy na lumalawak na dami ng mga panloob na gawaing isinusulat at panlabas na mga ulat
- Pagdidisenyo ng isang netong kaligtasan sa pananalapi sa pamamagitan ng pagpapagaan ng mga panganib sa pagsakop ng seguro, pangangasiwa sa imbentaryo, pag-iibibilang at pagtatasa ng pananakot sa pananalapi
- Pagpapalawak ng Pagpaplano
- Paghawak sa payroll
- Pag-stream ng mga pagpapatakbo at pag-maximize ng kita
- Pag-iwas sa mga multa, mga parusa, mas mababang mga rating ng kredito at mga singil sa interes na nagreresulta mula sa nawawalang mga deadline, pagkalkula ng payroll nang hindi wasto, pagkalimot na magbayad ng mga bill at nawawalang oras-sensitive na mga pagkakataon sa negosyo
Sa katunayan, ang karamihan sa mga negosyo ay makatipid ng pera sa pamamagitan ng pagtanggap ng mga propesyonal na pinansyal na kawani upang pamahalaan ang kanilang pang-araw-araw na operasyon sa negosyo
Gayunpaman, depende sa sukat ng iyong negosyo, sa iyong industriya at iba pang mga kadahilanan, maaaring kailangan mo lamang ng isang part-time na bookkeeper o nangangailangan ng isang buong pinansiyal na kawani na kasama ang isang controller at CFO. Ang pagpapasya kung anong pinansyal na tauhan ang talagang kailangan ng iyong negosyo ay isang komplikadong desisyon na nakasalalay sa maraming mga kadahilanan. Ang iyong mga pangangailangan ay halos tiyak na magbabago sa paglipas ng panahon, at kung matagumpay na lumalago ang iyong negosyo, maaari kang umikot sa lahat ng mga posisyon na ito. Ang mga sumusunod na seksyon na detalye kung ano ang ginagawa ng bawat propesyonal at nagpapaliwanag kapag ang iyong negosyo ay maaaring mangailangan ng isa o higit pa sa mga espesyalista sa pananalapi na ito:
Mga Mahahalagang Mag-book ng Tungkulin
Ang karamihan sa mga bookkeepers ay gumagalaw na nagrerekord kung ano ang nagawa na sa pananalapi sa kumpanya na may kaunti o walang impluwensya sa diskarte sa negosyo. Ang mga tagatustos ng libro ay nagtatrabaho sa transaksyonal na batayan at bihirang gumawa ng mga desisyon tungkol sa mga transaksyon sa negosyo sa hinaharap. Maaaring ipaliwanag ng isang may talino na bookkeeper ang iyong mga pagpipilian, panatilihin ang mga rekord at mga kasalukuyang ulat, tukuyin ang mga pagkakaiba sa mga aklat at magrekomenda ng mga ideya sa pag-save ng gastos, ngunit ang kanilang mga pangunahing trabaho ay upang isalin ang negosyo at ang mga transaksyong pinansyal nito at mag-compile ng mga ulat mula sa impormasyong ito. Ang ilan sa mga tipikal na araw-araw na gawain ng isang bookkeeper ng kumpanya ay kinabibilangan ng:
- Pag-record ng mga benta, paggasta, mga account na pwedeng bayaran at mga account na maaaring tanggapin
- Pagsubaybay sa mga gastos sa mga suplay, gastos sa opisina, upa, mga utility at iba pang mga fixed at variable na mga gastos
- Pamamahala ng payroll , pagbawas ng buwis, mga account sa pagbebenta ng buwis, garantiya ng sahod at pagbawas ng seguro
- Tinitiyak na ang mga mahahalagang anyo at gawaing isinulat ay nakumpleto at nakatago nang ligtas
- Paghahanda ng pang-araw-araw, lingguhan, buwanang, quarterly at taunang mga ulat para sa pamamahala, mga ahensya ng gobyerno, mga stockholder, empleyado at mga stakeholder
- Pagbabayad ng mga bill sa oras
- Pag-aaral ng mga alternatibong supplier at paggawa ng mga paghahambing sa gastos
- Kinikilala ang mga lugar ng problema tulad ng basura, maling pamamahala, panloloko at pagnanakaw
- Pagsubaybay ng mga materyales, supplies, imbentaryo at human resources
- Paghahanda ng mga buwis at araw-araw, buwanan o quarterly tax deposit para sa lungsod, estado, IRS, mga ahensya ng kawalan ng trabaho at mga kompanya ng seguro
- Pamamahala ng mga plano sa seguro ng negosyo at empleyado at kalusugan
- Pagprotekta sa mga talaan ng kumpanya
- Pagkuha ng mga pagtatantya at paghahanap at pagbabayad ng serbisyo at pagkumpuni ng mga tao
- Sinusuri ang mga isyu sa pagsunod
- Pangasiwaan ang mga isyu sa kredito ng kostumer sa loob at credit ng negosyo sa mga vendor sa labas at nagpapahiram sa labas
Pag-alam Kailan Mag-upa ng isang Bookkeeper
Karamihan sa mga may-ari ng negosyo - lalo na ang mga may entrepreneurial na espiritu - ay umunlad sa pagpapatakbo ng bawat aspeto ng kanilang mga negosyo, at naging mas madali ang accounting sa lahat ng intuitive na software na magagamit. Ito ay posible para sa mga may-ari ng negosyo na panatilihin ang mga libro, ngunit hindi ito kinakailangang isang magandang ideya habang lumalaki ang negosyo. Kapag nagsimula ang papeles upang ikompromiso ang iyong pamamahala ng oras, kasiyahan o kahusayan sa trabaho, oras na upang isaalang-alang ang pagkuha ng isang bookkeeper. Maaaring hindi mo kinakailangang umarkila ang isang full-time na manggagawa at maaari pa ring mag-outsource sa lahat o bahagi ng trabaho sa accounting tulad ng payroll. Ang pag-hire ng isang tagapangasiwa ay may katuturan kung ang alinman sa mga sumusunod ay nalalapat sa iyo at sa iyong negosyo:
- Hindi mo talaga maintindihan ang accounting ngunit pinagkakatiwalaan ang software upang sabihin sa iyo ang lahat ng kailangan mong malaman.
- Hindi ka pamilyar sa code ng buwis at mga diskarte sa pag-iwas sa buwis.
- Ang iyong negosyo ay nakakaranas ng mabilis na paglago sa maikling panahon.
- Ang mga namumuhunan, nagpapahiram o naghahandog ng mga shareholder ay gustong maghanda ng mga ulat ng propesyonal.
- Gumagastos ka ng mas maraming oras sa paggawa ng mga libro kaysa sa pagbuo ng mga benta o bagong negosyo.
- Pinaplano mong palawakin sa ibang rehiyon, industriya o linya ng mga produkto.
- Gusto mong bumili, magbenta o mag-trade ng mga asset.
- Naabisuhan ka na ang iyong mga libro ay mai-awdit.
Ang pag-hire ng isang bookkeeper ay hindi kailangang maging isang masakit na proseso dahil maaari mong simulan sa pamamagitan ng outsourcing ang trabaho sa isang propesyonal na kumpanya ng accounting. Iyan ay isang epektibong diskarte kung hindi ka pamilyar sa accounting, pagkuha ng isang bookkeeper o vetting accountant o mga aplikante para sa mga pinansiyal na trabaho.
Kailan Mag-isipan ang Pag-hire ng Controller
Controllers, na kung minsan ay tinatawag na tagaturo, namamahala ng mga bookkeepers, mga tagapamahala ng buwis, mga tagapamahala ng kredito at iba pang mga kawani ng accounting habang nag-uulat nang direkta sa may-ari ng CFO, CEO o negosyo. Sa mga mas maliit na kumpanya, ang isang controller ay maaaring ang tanging Certified Public Accountant sa kumpanya o mangasiwa ng isang pangkat ng mga accountant. Marami sa mga propesyonal na ito ang namamahala sa kanilang mga tungkulin sa tulong ng isang klerk, tagapangasiwa o katulong na administratibo.
Ang isang magsusupil ay ang punong opisyal ng accounting ng kumpanya at nagtitinda ng responsibilidad sa paghahanda ng mga pahayag sa pananalapi, mga plano sa negosyo, badyet, buwis, sertipikasyon ng pagsunod at mga espesyal na proyekto tulad ng pagpaplano ng mga maikling diskarte sa pang-matagalang negosyo, mga pagkuha ng negosyo, mga benta ng mga asset, mga merger ng kumpanya pagkuha ng financing o mamumuhunan. Itinuturing na isang pinansiyal na tagapamahala sa gitnang antas, ang mga tagapangasiwa ay karaniwang gumanap ng mga sumusunod na tungkulin:
- Pamahalaan ang mga kawani ng pananalapi.
- Mag-sign ng mga tseke at magkakaroon ng fiduciary na responsibilidad para sa mga operasyon ng kumpanya.
- Mag-sign off sa mga kaugnay na ulat at dokumento.
- Magtatag ng mga patakaran at pamamaraan sa pananalapi ng kumpanya.
- Lumikha ng mga ulat para sa panloob na pagsusuri.
- Pangasiwaan ang mga patakaran sa pamamahala ng seguro at peligro.
- Protektahan ang mga asset ng kumpanya.
- Maghanda, subaybayan at i-update ang mga badyet.
- Paghahanda ng paghahanda para sa mga pampublikong handog.
- Magbigay ng payo sa mga may-ari at mga ehekutibo sa mga pamilihan sa pananalapi, mga uso at mga pinakamahusay na kasanayan.
- Bumuo ng mga proactive tax estratehiya.
- Pumili at pangasiwaan ang software ng accounting.
- Tulungan ang mga koleksyon.
- Harapin ang mga isyu ng human resources tulad ng pagpapanatili ng mga tala ng empleyado.
- Turuan ang mga tauhan tungkol sa mga benepisyo ng empleyado at mga responsibilidad sa negosyo.
Mga Palatandaan na Ipinapahiwatig ng Iyong Negosyo Kailangan ng Controller
Ang mas malaki ang iyong negosyo ay lumalaki, mas malamang na kakailanganin mo ng higit pa sa isang bookkeeper. Kung mayroon kang mga stockholder, o isang lupon ng mga direktor na binubuo ng mga taong hindi mga kaibigan, malapit na mga kasama at pamilya na iyong itinalaga, ang pagkuha ng isang controller ay isang mahusay na kasanayan sa negosyo na pinoprotektahan ang iyong kumpanya at mga asset. Sa pangkalahatan, ang isang controller ay tumutuon sa accounting habang ang isang CFO ay nakatutok sa madiskarteng pananalapi.
Habang lumalawak ang mga stakeholder ng kumpanya, ang isang magsusupil ay nagbibigay ng taktikal na pamamahala ng pag-uulat at pangangasiwa ng kawani sa mga isyu sa accounting habang ang CFO ay humahawak ng pagpaplano sa pananalapi at nagtataglay ng responsibilidad para sa controller at accounting team. Karamihan sa mga maliliit na kumpanya ay hindi maaaring makapagbigay ng full-time controller, ngunit habang lumalaki ang negosyo, hindi mo kayang magpatakbo nang walang controller kahit na siya ay gumaganap sa isang part-time o pagkonsulta na batayan.
Kailan Mag-upa ng isang Punong Opisyal ng Pananalapi
Ang mga gawain ng CFO ay lampas sa mahigpit na mga limitasyon sa pamamagitan ng pagkuha ng bahagi sa lahat ng mga desisyon sa negosyo at pagtataguyod para sa pinakamahusay na mga interes sa pananalapi ng samahan. Tulad ng alam ng anumang may-edad na negosyante o may-ari ng negosyo, ang mahigpit na pagsusuri sa pananalapi ay isa lamang sa mga layunin ng negosyo ng matagumpay na kumpanya. Ang mga inisyatiba na nagbubunga ng malakas na kita ay madaling mapahina ang kumpanya sa mga customer na hindi tulad ng pagbabayad ng mataas na presyo para sa mga mahahalagang produkto o mga tapat na kliyente na naglalagay ng higit na halaga sa mga layunin ng kumpanya, mga prinsipyo, pangako sa kapaligiran o mga diskarte sa pagpapatakbo.
Ang pinakamahusay na mga CFO ay tinatasa hindi lamang ang mga gastos sa paggawa ng negosyo kundi pati na rin ang mga panganib at pagbabanta na maaaring makagawa ng anumang enterprise. Bilang mataas na ranggo ng mga opisyal ng korporasyon, ang mga CFO ay nagtatrabaho sa mga may-ari, mga board of directors, senior management at iba pang mga pangunahing stakeholder at naglalaro ng mga kritikal na tungkulin sa pananaliksik at pag-unlad, pangangasiwa ng kumpanya, pagsunod sa regulasyon at pang-araw-araw na operasyon. Kabilang sa iba pang mga tungkulin sa CFO:
- Pagpapatakbo ng isang kumpanya sa pamamagitan ng mga merger, acquisitions, mga pampublikong alok at mga pagbabago sa istraktura at operasyon ng negosyo
- Pamamahala ng mga pangunahing pagpapalawak ng negosyo sa mga bagong merkado
- Pagtataguyod para sa mahusay na mga kasanayan sa pananalapi sa kumplikadong paggawa ng desisyon
- Pamamahala ng mga asset at mga relasyon sa pananalapi na may maraming mga stakeholder
- Pag-stream ng mga operasyon
- Pagtatasa at pamamahala ng mga panganib sa pananalapi
- Pagpaplano ng mga short- at pangmatagalang layunin sa pananalapi
- Pagbibigay-kahulugan sa data ng merkado mula sa maraming mga tagapagpahiwatig ng pananalapi at mga uso sa negosyo
- Pag-unawa sa mga dahilan kung bakit ang mga merkado ng negosyo ay nagsasagawa ng paraan ng kanilang ginagawa
- Pagtukoy kung paano mag-invest ng mga asset ng korporasyon
- Pag-usapan ang mga uso sa merkado at kung paano mapapataas ng kumpanya ang mga ito
Ang bawat bahagi ng kumpanya ay lubos na nakasalalay sa pinagsamang mga tungkulin ng CFO: pangangasiwa ng controllership, pangangasiwa ng pananalapi at pagpaplano at pagtataya sa mga kritikal na usapin sa pananalapi.
Progressively More Demanding Financial Management Needs
Ang mga maliliit na negosyo ay may mga umuunlad na pangangailangan para sa bookkeeping at accounting habang lumalaki ang kanilang operasyon. Ang mga may-ari o mga itinalagang miyembro ng koponan ay madalas na humawak ng accounting para sa mga maliliit at startup na mga negosyo sa tulong ng accounting software. Sa kalaunan, gayunpaman, natutukoy ng karamihan sa mga negosyo na ang pagkuha ng mga propesyonal na bookkeepers - alinman sa full- o part-time at in-house o outsourced - ay nagpapalaya sa mga tauhan para sa mga pangunahing tungkulin sa negosyo at nagdudulot ng higit na katumpakan, mas mahusay na pagsunod at pinahusay na pangangasiwa. Tinitiyak ng tamang bookkeeper na ang mga ulat ay nai-file sa oras at tumutulong sa mga kumpanya na makilala ang mga diskarte sa pag-save ng gastos, pandaraya, pagnanakaw at pag-aaksaya.
Habang lumalaki ang iyong negosyo at ang mga pangangailangan sa iyong oras ay dumami, maaari mong makita na kailangan mo ng pinansiyal na kawani na pinangangasiwaan ng isang controller o isang CFO upang pamahalaan ang patuloy na sopistikadong pananalapi ng kumpanya. Kasama sa iyong mga pagpipilian ang pagkuha ng full-time, in-house na kawani o outsourcing na bookkeeping at mga tungkulin sa pananalapi sa isang napapanahong propesyonal na accounting service. Ang parehong mga pagpipilian ay pantay na wastong mga paraan ng pagpapalakas ng lakas ng pananalapi ng iyong negosyo, ngunit maraming mga maliliit na kasing-laki na mga negosyo ang nagtatamasa ng mga benepisyo ng mga tagapayo ng hiring kung kinakailangan upang maiwasan ang mataas na gastos sa paggamit ng mga full-time na mga propesyonal.