Magpasya Kung Talagang Kailangan Mo ng Isang Pulong
Una, magpasiya kung ang pagpaplano ng isang pulong ay talagang kinakailangan.
Kadalasan, iniisip natin ang isang pormal na pagpupulong bilang ang pinakamahusay na paraan upang magbahagi ng impormasyon o pag-usapan ang isang paksa. Ngunit kung ang iyong balita ay maaaring maihatid sa pamamagitan ng email o conference call, o sa pamamagitan lamang ng pag-rally ng ilang tao sa iyong tanggapan sa loob ng 15 minuto, pagkatapos ay laktawan ang pormal na pulong.
Tanging Anyayahan ang mga Tao na Talagang Kailangan Nito Maging
Kailanman ay inanyayahan sa isang pulong at nagtataka - sa kalagitnaan - bakit ka naroon? Huwag mag-aksaya ng oras ng mga tao sa pamamagitan ng pag-imbita sa kanila sa isang pulong na hindi nila kailangang dumalo. Hindi magiging isang epektibong pulong. Kailangan ba ng isang tao mula sa accounting na makaharap sa pulong upang sagutin ang mga tanong sa badyet? Pagkatapos ay anyayahan ang isang indibidwal mula sa accounting na angkop para sa gawaing iyon.
Kung ang isang kasamahan o superbisor ay kailangang ipaalam sa kung ano ang tinalakay sa isang pulong, hindi mo na kailangang imbitahan sila sa aktwal na pagpupulong. Lamang maghanda ng buod ng pagpupulong at ipadala ito sa kanila pagkatapos. Mapahahalagahan nila ang oras saver at mayroon kang katiyakan na - dahil inilalagay mo ang impormasyon nang nakasulat - na ganap na sila ay may alam tungkol sa mga talakayan.
Ipadala ang Mga Paalala sa Pulong
Ang buhay ay abala at ang mga kalendaryo ay mabilis na naka-book sa mga naka-iskedyul na gawain. Ipadala ang isang paalala ng pagpupulong ng follow-up ng dalawang araw bago ang iyong pagpupulong. Ito ay makukumpirma sa mga taong tumugon na sila ay dumalo at nagpapahintulot din sa iyo na maagang malaman kung ang mga iskedyul ay nagbago at ang mga pangunahing kalahok ay hindi maaaring gumawa ng naka-iskedyul na oras ng pagpupulong.
Magkaroon ng isang Agenda
Upang magplano ng mga epektibong pulong, kailangan mo munang planuhin kung ano ang tatalakayin. Ano ang layunin ng pulong? Ano ang gusto mong gawin? Paunlarin ang agenda ng pagpupulong nang maaga at ipamahagi ito sa mga dadalo. Ipahiwatig ang oras ng pagsisimula at isama ang isang maikling listahan ng mga paksa na matugunan. Huwag lunurin ang iyong sariling pagpupulong na may napakahabang, detalyadong agenda. Ipahiwatig sa pamamagitan ng pangalan ang anumang mga indibidwal na magiging responsable para sa pag-uulat sa isang partikular na lugar.
Maging Maaliwalas Tungkol sa mga Inaasahan
Kapag una mong ipadala ang abiso ng pulong, maging malinaw tungkol sa layunin nito at sa iyong mga inaasahan. Makakaapekto ba ang pagpupulong sa paligid ng isang pagtatanghal at ang mga dadalo ay dapat maging handa upang kumuha ng mga tala? O kaya ito ay isang brainstorming session kung saan ang mga dadalo ay inaasahan na magpakita ng mga ideya at mungkahi?
Sa ilang kultura ng korporasyon, natipon ang mga empleyado upang makinig lamang at pagkatapos ay bumalik sa kanilang mga workspaces. Sa iba pang mga kumpanya, malayang makilahok ang mga empleyado. Sa mga nagtutulungang lugar sa trabaho ngayon, ang pakikipag-ugnayan at pagbabahagi ng mga ideya ay hindi lamang malugod sa mga pagpupulong; ito ay madalas na ang layunin ng mismong pulong.
Magsimula sa Oras
Kung ikaw ang taong karaniwang nagpapakita para sa mga pagpupulong sa oras, pagkatapos mong maunawaan kung paano nakakabigo ito ay kapag ang aktwal na pulong ay hindi makakuha ng pagpunta para sa 15 minuto bilang folks tumulo sa kuwarto.
Kung ano ang di-maiiwasang mangyayari ay, pasulong, alam ng lahat na ang mga pagpupulong na ito ay hindi magsisimula sa oras upang ang lahat ay magsimulang magpakita ng huli. Kontrolin ang iyong pagpupulong. Magsimula kaagad sa ibinigay na oras ng pagsisimula. Itigil ang pinto at magsimula. Ang mga stragglers ay mabilis na makakakuha ng mensahe na sila ay darating na huli at dapat lamang silang gumawa ng pagkakamali na isang beses.
Panatilihin itong maikli at Simple
Ang karamihan sa mga pagpupulong ay ginaganap para sa isang oras kung kailan - sa maraming kaso - 30 minuto o kahit 45 minuto ay magkakaroon ng sapat. Kapag masyadong maraming oras ang inilaan, ang karaniwang resulta ay ang oras na iyon ay nasayang. Ang mga taong nagtatapos pagkatapos ng pulong ay tapos na o gumugugol ng masyadong mahaba sa isang naibigay na item sa agenda. Panatilihing maikli ang mga pulong at sa punto.
Manatili sa Paksa
Ang isang adyenda lamang ay hindi magpapatakbo nang mahusay sa iyong pulong. Manatili sa agenda at panatilihin ang mga talakayan mula sa pag-iiwanan sa mga tangents.
Talakayin ang anumang mga katanungan sa labas ng paksa, na nagsasabi na ito ay isang paksa para sa isa pang pagpupulong, ito ay direksiyon nang pribado, o iba pa. Walang sinuman ang gusto ng isang walang patid na pulong kung saan ang layunin ng pulong ay kinuha ng isang backseat sa iba pang mga pag-uusap.
Kumuha ng Mas Maliliit na Pulong sa labas ng Conference Room
Ang nakaupo sa parehong pamilyar na silid ng pagpupulong na natipon sa paligid ng parehong pamilyar na mesa ay ganoon lamang - pamilyar. Upang hikayatin ang mga empleyado na makisalamuha, mag-isip ng malikhaing, at magkaroon ng buhay na talakayan, isaalang-alang ang pagkuha ng pulong sa labas ng karaniwang silid ng pagpupulong.
Isaalang-alang ang pagpupulong sa isang table sa labas kung pinapayagan ang lugar at panahon. Subukan ang pagtitipon sa isang karaniwang lugar na may mga supa at maliliit na talahanayan sa halip na isang malaking conference table at umiinog mga upuan.
Huwag Maging Takot na Kumuha ng Iba't Ibang Diskarte
Kung ang paraan ng pagpupulong ay hindi gumagana, huwag matakot na lumipat sa kurso. Halimbawa, kung ang sesyon ng brainstorming ay nagbubunga ng tahimik na kuwartong may napakakaunting pag-uusap, nagbabago ang direksyon. Magkaroon ng kakayahang umangkop at magbayad ng pansin sa kung paano ang pangkalahatang pulong ay umuunlad.
Gumamit ng Teknolohiya
Planuhin ang paggamit ng teknolohiya upang mapanatili ang mga dadalo. Sa digital world ngayon, karamihan sa mga tao ay ginagamit upang makita ang mga graphics o mga video upang suportahan ang mga salita na kanilang naririnig. Mag-apela sa mindset na iyon at isama ang mga audiovisual kapag pinaplano ang iyong pagpupulong.
Ang mga computer na inaasahang papunta sa malalaking screen at mga presentasyon ng Smart Board na hinihikayat ang pakikipag-ugnayan ay isang welcome change mula sa standard na napakahabang PowerPoint na mga presentasyon.
Ipadala ang isang Buod ng Pagpupulong
Sa loob ng isang araw pagkatapos ng pulong, magpadala ng isang maikling buod ng kung ano ang tinalakay. Ibahagi ito sa pamamagitan ng email sa lahat ng dumalo, ang mga hindi makadalo sa pulong, at ang mga kailangang ipaalam. Isama rin ang anumang mga item na aksyon, na tumutukoy kung sino ang may pananagutan para sa bawat item pati na rin ang takdang petsa.