Ano ang Dapat Gawin Bago Mag-iwan para sa mga Piyesta Opisyal
Ang paghahanda ng iyong opisina bago ka magsara para sa bakasyon ay nangangailangan ng maingat na paghahanda. Ang tamang pagpapadala ng mensahe ay siguraduhin na ang iyong mga customer, vendor, at empleyado ay maaaring magplano sa paligid ng pagsasara, at nangangahulugan ito na hindi mo kailangang harapin ang maraming galit na reklamo bago at pagkatapos ng pahinga. Iyon ay dapat gawin para sa isang walang-malay na bakasyon at isang mahusay na marapat na pahinga.
Narito ang isang simpleng checklist ng mga hakbang, mula sa pagtatakda ng mga nawawalang-para-sa-araw na mga mensahe sa pag-reset ng mga thermostat, na gagawin ang iyong holiday na pagsasara ng makinis at kapaki-pakinabang.
01 - Abisuhan ang mga empleyado, mga kustomer, at mga vendor
Maaari mong abisuhan ang mga customer sa pamamagitan ng iyong website at ang automated attendant message sa iyong system ng telepono.
Ang mga Vendor (lalo na ang mga may reoccurring na mga iskedyul ng paghahatid) ay dapat maabisuhan sa pamamagitan ng email, telepono, o regular na postal mail.
02 - Abisuhan ang Mga Tauhan ng Seguridad o Mga Serbisyo
I-notify ang iyong mga tauhan ng seguridad o serbisyo sa seguridad tungkol sa iyong mga paparating na petsa ng pagsasara. Tiyakin na ang iyong mga tagabigay ng seguridad ay may isang na-update na listahan ng contact sa emergency na naglalaman ng impormasyon ng contact, kabilang ang mga numero ng telepono, para sa iyo at sa iyong mga pangunahing empleyado. Dapat nilang malaman kung kanino dapat makipag-ugnay sa kaganapan ng isang isyu sa seguridad kahit na ang opisina ay sarado para sa negosyo, at kung sino ang awtorisadong na nasa gusali sa panahon ng pagsasara.
03 - Baguhin ang Gabay sa Automated Attendant
Isang linggo o dalawa bago ang pagsasara, itala ang isang awtomatikong tagapaglingkod na pagbati sa iyong sistema ng telepono na nagpapaliwanag na ang tanggapan ay isasara para sa isang pinalawig na panahon. Isama ang petsa kung kailan mo isasara at kapag inaasahan mong buksang muli. Bago ka umalis, magrekord ng isang pangalawang awtomatikong pagbati na nagpapahiwatig kung kailan ka babalik at, kung naaangkop, kung kanino ang mga tumatawag ay dapat mag-direct ng anumang mga tanong sa iyong kawalan.
Kung nagbibigay ka ng mga emerhensiyang serbisyo, tulad ng pagpainit at paglamig, pagtutubero, o iba pang mahahalagang serbisyo sa customer, siguraduhing sabihin sa iyong mga tumatawag kung paano maabot ang iyong serbisyo sa pagsagot o iyong cell phone sa kaganapan ng isang emergency.
04 - Abisuhan ang iyong Answering Service
Abisuhan ang iyong serbisyo sa pagsagot ng mga petsa na sarado ang opisina, at i-update ang iyong listahan ng contact sa mga numero ng telepono ng mga empleyado na tatawagan. Tiyaking alam nila kung sino ang makikipag-ugnay sa mga partikular na sitwasyon; hindi mo gusto ang mga tagapanguna sa antas ng antas na inalertuhan sa kaganapan ng isang isyu sa paghahatid, halimbawa.
05 - Baguhin ang Pagbati ng Voicemail
Kung ang iyong sistema ng telepono ay nagbibigay-daan sa mga empleyado na tumanggap ng mga panlabas na tawag sa kanilang mga mesa, tuturuan silang mag-record ng isang "closed for the holidays" na mensahe o "out of office" na pagbati ng voicemail na nagbibigay sa mga tumatawag mahahalagang detalye tungkol sa pagsasara. Dapat ipaalam ng mga empleyado ang mga tumatawag kapag sila ay bumalik sa opisina at kung ano ang gagawin kung kailangan nila ng agarang tulong habang ang opisina ay sarado. Sa karamihan ng mga kaso, hindi mo nais ang mga empleyado na nagbibigay ng personal na impormasyon sa pakikipag-ugnay.
06 - Bawasan ang Thermostats, I-off ang Kagamitang Opisina
I-save ang enerhiya at pera sa pamamagitan ng pagtatakda o reprogramming ng iyong mga thermostat sa opisina sa panahon ng pagsasara. Ikaw ay mabigla sa pagtitipid sa gastos na maaari mong maipon, at maaaring ito ay isang magandang pagkakataon sa PR; ipakita na ang iyong kumpanya ay nakatuon sa pagpapanatili ng mga mapagkukunan.
Maaari mo ring i-save ang enerhiya at pera sa pamamagitan ng pag-off ang lahat ng mga hindi kinakailangang kagamitan sa opisina, kabilang ang mga ilaw sa desk, mga copier, printer, at mga computer.
07 - Backup Server
Kung mayroon kang mga computer at server, siguraduhin na ang backup cycle ay tumatakbo nang maayos bago at pagkatapos ng shutdown. Bawasan ang iyong pagkakalantad sa isang kalamidad sa pamamagitan ng pag-iiskedyul ng iyong offsite na backup para sa isang maagang pickup, sa halip na maghintay para sa muling pagbukas ng negosyo. Ito ay isang lugar kung saan nais mong magkaroon ng malinaw na mga tagubilin kung kanino makikipag-ugnay sa kaganapan ng isang problema, kaya siguraduhing tama ang iyong pagsagot sa serbisyo.
08 - HUWAG I-off
Mayroong ilang mga kagamitan sa opisina na hindi mo dapat patayin, kabilang ang:
- Mga fax machine
- Sistema ng telepono
- Mga server at mga backup system
- Pagpapalamig unit
- Mga sistema ng seguridad