Ang isang bagong customer welcome letter ay isang mahalagang bahagi ng pagkuha ng mga bagong kliyente , lalo na kung ang iyong negosyo ay isa na nakatutok sa mga personal na relasyon. Ang pagkuha ng oras upang makapagsulat ng isang bagong customer welcome letter ay may ilang mga benepisyo, kabilang ang:
- Nagpapakita ng iyong mga customer na pinahahalagahan mo ang kanilang negosyo
- Opisyal na nagpapakilala sa iyong kumpanya sa mga bagong customer
- Reassures bagong mga customer na ginawa nila ang tamang desisyon sa pagpili ng iyong kumpanya
- Nagbibigay ng mahalagang impormasyon sa pakikipag-ugnay
Ang hakbang na ito sa pamamagitan ng hakbang na hakbang ay lalakad sa iyo sa pamamagitan ng isang bagong customer welcome format ng sulat, at ang mga seksyon na kasama nito, upang magamit mo ito bilang isang template sa iyong sariling negosyo.
01 - Company Letterhead
Dapat na naka-print ang iyong bagong customer welcome letter sa letterhead ng iyong kumpanya, o hindi bababa sa isama ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay.
Ang pagkakaroon ng propesyonal na sulat sa iyong kumpanya ay isang branding ng isang mahusay na paraan upang mapalakas ang iyong tatak sa pamamagitan ng iyong malugod na mga titik at lahat ng komunikasyon ng kliyente. Ngunit kung wala kang letterhead para sa iyong bagong customer welcome letter, dapat mong isama ang:
- Pangalan ng Kumpanya
- Ibalik ang address
- Numero ng telepono
- Email address
Maaari mo ring isama ang isang numero ng fax, website ng kumpanya at anumang iba pang mga paraan ng pakikipag-ugnay na magagamit mo.
02 - Address ng Petsa at Tatanggap
Ang simula ng iyong bagong customer welcome letter ay dapat isama ang petsa ng sulat at mailing address ng iyong tatanggap, lahat ay nakahanay sa kaliwa.
Karaniwang kasama sa kahon ng address ng tatanggap ang:
- Buong pangalan (na may prefix)
- Pamagat
- Kumpanya
- Address ng mail
03 - Pagbati
Sa seksyon na ito ng iyong bagong sulat ng welcome customer, karaniwan mong batiin ang iyong tatanggap sa pamamagitan ng pangalan, na sinusundan ng isang colon.
Kung binabati mo ang tatanggap sa kanyang unang pangalan (ie, Jane), o higit pa pormal, isang prefix at apelyido (ibig sabihin, Minamahal na Ms Doe), ay depende sa iyong kaugnayan sa customer.
04 - Welcome Message
Ang pambungad na pangungusap ng isang bagong sulat ng maligayang pagdating ng customer ay dumating pagkatapos ng pagbati, at dapat magsama ng isang welcome message sa customer.
Narito ang isang halimbawa ng isang pambungad na pangungusap sa isang bagong customer welcome letter:
"Sa ngalan ng buong kawani ng Smith Consulting, nais kong kunin ang pagkakataong ito upang tanggapin ka bilang isang bagong customer. Natutuwa kami na magkaroon ka namin."
05 - Panimula sa Kumpanya
Ang katawan ng iyong bagong customer welcome letter ay dapat magsama ng isang pagpapakilala sa iyong kumpanya, pati na rin ang reiteration ng iyong mga kakayahan.
Narito ang isang halimbawa ng pagpapakilala ng kumpanya:
"Sa Smith Consulting, ipinagmamalaki namin ang aming mga customer na nag-aalok ng aming mga customer na tumutugon, may kakayahan at mahusay na serbisyo. Ang aming mga customer ay ang pinakamahalagang bahagi ng aming negosyo, at nagtatrabaho kami nang walang tigil upang matiyak ang iyong kumpletong kasiyahan, ngayon at hangga't ikaw ay isang customer . "
Sa seksyon na ito, gusto mo ring ipakilala ang iyong sarili, at hayaang malaman ng customer kung anong papel ang iyong gagawin sa kanyang pakikitungo sa iyong kumpanya.
Narito ang isang halimbawa ng isang personal na pagpapakilala:
"Masaya rin akong ipaalam sa iyo na ako ang magiging pangunahing punto ng contact sa kumpanya, at hinihikayat ka naming makipag-ugnay sa akin anumang oras sa iyong mga katanungan, komento at feedback."
06 - Impormasyon sa Pakikipag-ugnay
Ang isa sa mga pinakamahalagang bahagi ng isang bagong sulat ng welcome customer ay ang seksyon na kasama ang iba't ibang mga paraan ng pakikipag-ugnay sa iyo, lahat sa isang lugar. Ang seksyon na ito ng iyong welcome letter ay dapat na malinaw na ilista kung paano at kailan maaaring makipag-ugnay sa iyo ang iyong customer kapag siya ay may mga katanungan o iba pang mga isyu.
07 - Reassurance
Ang huling bahagi ng iyong bagong customer welcome letter ay dapat na muli salamat sa customer para sa kanyang negosyo, pagkatapos ay palakasin na ikaw ay masaya na welcome ang mga ito bilang isang customer at handa na gawin kung ano ang kinakailangan upang matiyak na sila ay nasiyahan.
Ang ideya ay upang isara ang sulat sa isang positibong tala, at iwan ang iyong bagong customer pakiramdam maligayang pagdating, appreciated at mahalaga.
Narito ang isang halimbawa ng huling pangungusap ng iyong bagong customer welcome letter:
"Jane, salamat muli dahil sa ipinagkakatiwalaang Smith Consulting sa iyong pinakamahalagang mga pangangailangan sa negosyo. Kami ay pinarangalan na maglingkod sa iyo."
08 - Pagsasara
Ang pagsasara ng iyong bagong sulat ng welcome customer ay kinabibilangan ng isang valediction (taos-puso, pagbati, pinakamahusay na pagbati, iyong tunay, atbp.), Ang iyong nakasulat na lagda, at ang iyong pangalan at pamagat.
Mahalagang palaging isama ang iyong aktwal na pirma at hindi isang lagda na binuo ng kompyuter upang i-personalize ang liham. Ang iyong lagda ay dapat pumasok sa pagitan ng valediction at ng iyong pangalan, kaya gusto mong mag-iwan ng ilang dagdag na espasyo doon.