Paano gumagana ang module ng Pagbili sa SAP?
Ang mga negosyo ng anumang sukat ay gumagamit ng kanilang supply chain function upang bumili ng mga item alinman sa paggawa ng tapos na mga kalakal o upang magbigay ng mga serbisyo. Bago ang pagbili ng departamento ay maaaring bumili ng materyal sa dagta, ang natatanging imprastraktura ng departamento ay dapat isinaayos.
Upang mag-disenyo ng isang istraktura na pinakamahusay na nakakatugon sa mga pangangailangan ng negosyo, kailangan mong maunawaan ang istraktura ng SAP na organisasyon at ang mga desisyon na kailangang gawin ng departamento sa pagbili.
SAP Purchasing Organizational Structure
Ang bawat kagawaran ng pagbili ay natatangi, ngunit ang istrakturang organisasyon na tinukoy sa loob ng SAP ay magpapahintulot sa isang kumpanya na magpatupad ng mga pinakamahusay na kasanayan upang mapakinabangan ang mga benepisyo ng system.
- Purchasing Organization - Ito ang pinakamataas na antas ng imprastraktura sa pagbili. Ang isang organisasyon ng pagbili ay tinukoy bilang isang pangkat ng aktibidad sa pagbili na nauugnay sa lahat o isang partikular na bahagi ng enterprise.
Kung ang isang kumpanya ay may isang malaking bilang ng mga lokasyon na heograpiya independiyenteng pagkatapos ang bawat lugar ay maaaring magkaroon ng kanilang sariling organisasyon ng pagbili. Gayunpaman, ang isang maliit na negosyo na may isa o dalawang lokasyon ay maaaring gumamit lamang ng isang organisasyon sa pagbili.
- Purchasing Group - Ang pangkat ng pagbili ay maaaring tinukoy bilang isang tao o pangkat ng mga tao na may kinalaman sa isang partikular na produkto o grupo ng mga produkto na binili sa pamamagitan ng organisasyon ng pagbili.
Sa mga mas malalaking organisasyon ay madalas na mga grupo ng mga propesyonal sa pagbili sa departamento ng pagbili na nagtatrabaho sa ilang mga supplier o uri ng mga supplier.
Mga Dokumento ng Pagbili
Mayroong ilang mga pagbili ng mga dokumento na ginagamit ng pagbili ng mga kagawaran sa dagta.
- Pagbili ng Pagbili - Kung kinakailangan ang isang produkto sa pamamagitan ng proseso ng pagpaplano ng produksyon, maaaring mabuo ang requisition ng pagbili. Ang mga produkto at serbisyo ay hindi bahagi ng proseso ng pagpaplano ay maaaring manu-manong hiniling gamit ang isang requisition pagbili.
Ang isang pag-uusisa ay maaaring nilikha ng mga awtorisadong gumagamit at sila ay humiling ng mga item mula sa isang web-based na katalogo o sa pamamagitan ng pagpasok ng requisitions nang direkta sa sistema ng SAP . Kung ang isang requisition ay itataas para sa isang item na hindi binili bago, isang kahilingan para sa panipi ay maaaring malikha at ipadala sa mga umiiral o bagong mga vendor.
- Kahilingan Para sa Sipi - Kung ang produkto ay hindi mabibili mula sa kinontratang tagapagtustos o ang presyo at kalidad ay hindi katanggap-tanggap, ang departamento ng pagbili ay maaaring magpadala ng mga bago o umiiral na mga supplier ng Request for Quotation (RFQ).
Maaaring suriin ng tagapagtustos ang RFQ at ibalik ang kanilang pinakamahusay na presyo at kondisyon para sa mga item.
- Sipi - Kapag nagpadala ang supplier ng kanilang mga sipi, maaari silang maipasok sa SAP at pagkatapos ay maaaring repasuhin at ihambing ang departamento sa pagbili.
Maaaring may ilang negosasyon sa mga supplier para sa pinakamahusay na panipi, kung saan ang kagawaran ng pagbili ay susubukan na makakuha ng mas kanais-nais na mga oras ng paghahatid, mga diskwento o mga gastos sa kargamento.
- Order ng Pagbili - Ito ay isang komersyal na dokumento na inisyu ng isang departamento ng pagbili sa vendor, na kinikilala ang produkto o serbisyo na kinakailangan, ang mga dami, at negotiated na presyo na sumang-ayon ang departamento ng tagapagtustos at pagbili.
Posibleng i-set up ang sistema upang ang isang vendor ay kinikilala na natanggap nila ang order ng pagbili.
Gayundin, posible na mangailangan ng mga vendor na magpadala ng isang abiso ng advanced na pagpapadala, upang posible na malaman kung kailan ipapadala ang mga item.
- Kontrata - Sa halip ng isang solong pagbili ng order sa isang vendor, posible upang lumikha ng isang contact kung saan ang vendor ay sumang-ayon na magpadala ng isang tiyak na dami ng mga item sa loob ng isang tiyak na tagal ng panahon.
Gayundin, ang kontrata ay maaaring isang kontrata ng halaga kung saan sa halip na isang dami; ang contact ay para sa isang kabuuang halaga ng mga kalakal na binili sa loob ng isang tiyak na panahon.
- Kasunduan sa Pag-iiskedyul - Ang kasunduang ito sa vendor ay nangangahulugang magkakaroon ng isang kontrata upang matustusan ang mga item sa naka-iskedyul na mga agwat sa loob ng isang panahon.
Ang pag-andar ng Pagbili ng SAP ay dinisenyo upang ang mga gumagamit nito ay makatutulong sa kanilang mga organisasyon na ibigay ang kanilang mga customer sa mga order ng mga gusto ng mga customer, kapag nais ng mga customer ang mga order na iyon - at magawa ito sa pamamagitan ng paggasta nang kaunti sa imbentaryo hangga't maaari.
Ang artikulong ito ng SAP Purchasing ay na-update ni Gary Marion, Logistics at Supply Chain Expert.