Alamin ang Tungkol sa Pangunahing Impormasyon na Natagpuan sa Dokumento ng Pinagmumulan
Bakit Mahalaga ang mga Dokumento ng Pinagmulan
Ang dokumento ng pinagmulan ay mahalaga sa proseso ng pag- book ng accounting at accounting dahil ito ay katibayan na nangyari ang transaksyong pinansyal.
Kung ang isang kumpanya ay na-awdit, ang mga dokumento sa pinagmulan ay i-back up ang mga journal ng accounting at pangkalahatang ledger bilang isang hindi mapag-aalinlanganan trail audit.
Ang pagpapanatili ng isang dokumento ng pinagmulan para sa isang negosyo ay tulad ng pagsunod sa mga resibo para sa mga item na maaaring mabawas sa buwis para sa iyong mga personal na buwis. Kung ang iyong mga buwis ay ini-audit, nagbibigay sila ng patunay na iyong ginawa ang mga pagbili. Ang parehong ay totoo para sa iyong negosyo, ngunit sa negosyo, hindi mo itatabi ang mga resibo para lamang sa mga gastusin sa pagbabawas ng buwis. Iningatan mo ang mga orihinal na dokumento para sa bawat transaksyong pinansyal.
Magbigay ng Magbigay ng Mga Dokumento sa Pinagmulan
Inilalarawan ng isang pinagmulang dokumento ang lahat ng mga pangunahing katotohanan ng transaksyon, tulad ng halaga ng transaksyon, kung kanino ginawa ang transaksyon, ang layunin ng transaksyon, at ang petsa ng transaksyon.
Narito ang ilang mga halimbawa ng karaniwang mga dokumento ng pinagmulan:
- isang kinansela na tseke
- invoice
- resibo ng rehistro ng cash
- resibo na binuo ng computer
- credit memo para sa refund ng customer
- empleyado oras card
- slip ng deposito
- order ng pagbili
Paano Magamot sa mga Dokumento sa Pinagmulan
Ang dokumento sa pinagmulan ay dapat na maitala sa naaangkop na journal ng accounting sa lalong madaling panahon pagkatapos ng transaksyon. Pagkatapos magrekord, ang lahat ng mga dokumento ng pinagmulan ay dapat na isampa sa isang uri ng sistema kung saan maaari silang makuha kung at kailan kinakailangan.
Sa ilang mga pagkakataon, maaari pa ring maging mahalaga na magbigay ng kadena ng pag-iingat upang matukoy na ang pinagmulan ng dokumento na pinag-uusapan ay nanatili sa iyong kontrol.
Mga Dokumento sa Pinagmulan kumpara sa Mga Photocopy
Sa karamihan ng mga pangyayari, ang mga kopya ng mga dokumento ng pinagmulan ay legal na katanggap-tanggap. Halimbawa, tinanggap ng Internal Revenue Service ang mga photocopy ng mga resibo mula noong 1997, hangga't nababasa ito, naglalaman ng lahat ng impormasyon na naroroon sa orihinal at, sa loob ng mga limitasyon ng proseso ng pag-scan, ipakita ang impormasyong iyon sa isang format na katulad ng orihinal.
Ang isang resibo ng materyales na tinukoy ang mga bagay na binili at ang presyo na binayaran, ngunit na na-scan na hindi ang pangalan ng supplier ay hindi kwalipikado. Ang isang dokumento na nagpakita ng lahat ng impormasyon sa orihinal na resibo, ngunit ang na-retyped sa Word o Excel format ay hindi rin kwalipikado.
Ang pamantayan ng IRS - kumpleto, nababasa at tumpak na pagpaparami ng orihinal - ay parehong pamantayan na ginagamit sa maraming mga negosyo at mga ahensya ng gobyerno. Gayunpaman, ang ibang mga institusyon ay nagdaragdag sa mga pangkalahatang pangangailangan.
Ang University of Washington, halimbawa, ay tumatanggap lamang bilang mga pamalit para sa orihinal na mga photocopy na dokumento na na-scan sa pinakamababang density ng 300 tuldok sa bawat pulgada (dpi), at iniharap sa alinman sa PDF o TIFF format; hindi ito tumatanggap ng JPEG photocopies.
Kung nagpaplano kang mag-scan ng mga dokumento sa accounting o legal para mapadali ang imbakan, suriin sa may-katuturang institusyon upang matiyak na tatanggapin nila ang mga dokumento sa format na iyong pinaplano na gamitin.