Ang mga rekord ng korporasyon ay ang mga rekord ng isang korporasyon ng US na kailangang panatilihin upang maipakita na ito ay gumagana sa paraang kinakailangan ng Internal Revenue Service at ang mga batas ng estado kung saan ang negosyo ay nakasama (nabuo bilang isang corporate entity ng negosyo).
Bakit Kailangan ang Mga Rekord sa Corporate?
Ang mga rekord ng korporasyon ay kinakailangan upang ipakita na ang korporasyon ay gumaganap nang angkop gaya ng iniaatas ng Internal Revenue Service, upang ipakita na ang korporasyon ay isang hiwalay na entity at upang mapanatili ang corporate shield mula sa pananagutan.
Ano ang isang Corporate Records Book?
Ang ilang mga korporasyon ay may isang "talaan" ng corporate record na kinabibilangan ng lahat ng kinakailangang dokumento. Sa ibang mga kaso, ang mga talaan ng korporasyon ay pinananatiling online o sa isang file cabinet. Ang mga rekord ay dapat nasa isang lugar at magagamit kung susuriin ng Internal Revenue Service ang iyong korporasyon.
Maaari mo ring itago ang iyong mga tala ng korporasyon "sa cloud," ngunit ang mga talang ito ay maaaring magsama ng kumpidensyal na impormasyon at mga proseso ng pagmamay-ari, kaya siguraduhing secure ang iyong server. Ang Susan Ward, Maliit na Negosyo-Canada Expert, ay may isang mahusay na artikulo tungkol sa pamamahala ng dokumento na maaaring makatulong sa iyo sa proyektong ito.
Paano Nalikha ang Mga Records ng Kumpanya? Sino ang Pinananatili ang Mga Records ng Kumpanya?
Ang mga tala ng korporasyon ay binuo ng lupon ng mga direktor ng iyong korporasyon. Lumilikha ang board ng mga dokumento tulad ng mga artikulo ng iyong korporasyon ng pagsasama at mga taunang ulat. Lumilikha din ang board at nag-i-edit ng mga dokumento tulad ng mga galaw at minuto sa panahon ng mga pulong ng board.
Ang pangkalahatang kalihim ng korporasyon ay karaniwang itinalaga upang panatilihin ang lahat ng mga rekord ng korporasyon. Siyempre, ang lahat ng mga rekord ay dapat na naka-sign, at ang anumang mga aksyon na kinuha ay dapat may dokumentasyon. Kung ang korporasyon ay may namamahagi ng stock, ang sekretarya ng korporasyon (karaniwan ay ang tanggapan ng indibidwal na ito) ay sinusubaybayan ang mga talaan ng pagmamay-ari ng stock.
Ang corporate secretary ay tinatawag ding roll sa bawat pulong ng board, kung saan ang mga miyembro ng board ay naroroon at wala.
Pagpapanatiling Isang Talaan ng Mga Resolusyon ng Lupon
Ang mga corporate board ay aprubahan ang mga pangkalahatang patakaran at resolusyon (mga desisyon), at hindi sila nakikibahagi sa pang-araw-araw na paggawa ng desisyon ng negosyo. Ang isa sa mga pinakamahalagang gawain ng isang corporate board ay ang gumawa ng mga resolusyon. Ang mga resolusyon ay karaniwang mga dokumento na nagreresulat ng mga desisyon sa board. Ang mga resolusyon ng korporasyon ay maaaring gawin sa maraming bagay, kabilang ang:
- Mga rekord ng mga pangunahing transaksyon ng korporasyon
- Mga pag-apruba ng mga kontrata
- Mga rekord ng pagbebenta o pagbili ng real property (lupa at gusali)
- Ang pagkuha o mga layoffs ng malaking bilang ng mga empleyado
- Pagpapalawak sa isang bagong merkado o isang bagong lokasyon
Ang lahat ng mga desisyon na ito, at higit pa, ay dapat maitala.
Ano ang Dapat Isama ng Iba Pang Mga Rekord?
- Ang Iyong Mga Artikulo ng Pagsasama at anumang mga artikulo na nagbabago sa dokumentong ito. Ang mga artikulong ito ay nai-file sa iyong estado, ngunit kailangan mo pa rin ng isang kopya ng orihinal at lahat ng mga pagbabago.
- Mga Alituntunin ng Kumpanya . Ang mga tuntunin ay ang mga prinsipyong giya na namamahala sa gawain ng board of directors ng korporasyon. Kasama sa mga tuntunin ang mga tungkulin ng mga opisyal ng kumpanya , impormasyon tungkol sa taunang pagpupulong, at kung paano nagtatakda ang lupon ng patakaran at mga boto.
- Mga minuto ng lahat ng mga pulong ng shareholder at direktor, kabilang ang taunang pagpupulong
- Taunang mga ulat
- Ang isang rehistro ng stock para sa pagsubaybay ng mga transaksyon ng stock at pagmamay-ari ng stock.
- Mga negosyo at mga resolusyon ng buwis
- Pagreretiro at mga resolusyon ng appointment
- Director of Conflict of Interest resolutions
- Resolusyon para sa mga pautang sa at ng korporasyon
- Mga Resolusyon tungkol sa mga benepisyo ng empleyado at mga plano sa pagreretiro
- Stock dividend resolution
Sundin ang Batas ng Estado sa Pagbubuo ng Iyong Lupon at Pagpapanatiling Mga Rekord
Habang binubuo mo ang iyong korporasyon, kakailanganin mong suriin sa iyong estado upang matiyak na sinusunod mo ang mga patnubay ng estado para sa pag-oorganisa at pagpapatakbo ng iyong korporasyon. Ang lahat ng mga estado ay may mga tiyak na regulasyon na namamahala sa mga korporasyon. Tingnan sa kalihim ng estado ng iyong estado o sa iyong abugado para sa karagdagang impormasyon.
Bumalik sa Checklist ng Startup ng Corporation