Paano lumikha ng isang sistema ng pamamahala ng dokumento para sa maliliit na negosyo
Para sa maraming mga negosyo, ang pokus ng pamamahala ng dokumento ay nasa organisasyon at imbakan ng mga dokumento. Gusto nilang mag-imbak ng mga dokumento sa isang organisado at ligtas na paraan na nagpapahintulot pa rin ng mga dokumento na madaling makita.
Ipapakita sa iyo ng artikulong ito kung paano lumikha ng isang sistema ng pamamahala ng dokumento na eksaktong ginagawa nito.
Kung nag-type ka ng "pamamahala ng dokumento" sa anumang search engine, makakakuha ka ng mahahabang listahan ng mga "solusyon" sa pamamahala ng dokumento, maraming nagtatampok ng software o mga app na nag-anunsiyo ng mga pakinabang ng pagkakaroon ng paperless office .
Ang software management software o apps, gayunpaman, ay dinisenyo upang mapabuti ang paghawak ng iyong negosyo ng mga elektronikong file . Ang problema ay na maraming mga maliliit na negosyo ang may pakikitungo sa mga mix ng luma na data sa papel at elektronikong mga file - at sa ilang mga kaso, ang proporsyon ng data ng papel ay mas malaki.
Ang isang solusyon sa problema ng pagkakaroon ng magkahalong kapaligiran ng data ay ang paggamit ng isang sistema ng imaging ng dokumento upang i-convert ang lahat ng mga dokumento ng iyong negosyo sa electronic form. Ngunit ito ay masyadong mahal at matagal sa maraming mga maliliit na negosyo.
Ang magandang balita ay maaari mong ilagay ang mga pangunahing kaalaman ng isang sistema ng pamamahala ng dokumento sa lugar na walang pagbili ng anumang mga espesyal na software o pagpunta sa pamamagitan ng pakyawan imaging dokumento.
Ang sistema ay hindi kailangang kumplikado; kailangan mo lamang mag-invest ng ilang oras sa pagpaplano at pagpapatupad nito.
Paano lumikha ng isang sistema ng pamamahala ng dokumento
Ang pag-set up ng isang sistema ng pamamahala ng dokumento ay nagsasangkot ng tatlong hakbang;
- paglikha ng isang plano sa pamamahala ng dokumento,
- pagpapatupad ng plano sa pamamahala ng dokumento,
- at pagsunod.
Ang unang hakbang, ang paglikha ng plano, ay nagsasangkot sa pagsagot sa apat na tanong na ito:
Ano ang mga patakaran para sa paglikha ng mga dokumento?
Mga invoice , mga titik sa paalala sa pagbabayad, mga brosyur sa pagbebenta, email, mga sheet ng balanse , mga spreadsheet, mga ulat - Ang lahat ng mga negosyo ay lumikha ng iba't ibang mga dokumento sa kurso ng paggawa at pagsubaybay sa negosyo. At upang mapanatili ang mga bagay na inorganisa, kailangan ng lahat ng mga negosyo na magtatag ng mga panuntunan para sa paglikha ng mga dokumento.
Halimbawa, may mga in-house na template para sa ilan sa iyong karaniwang mga dokumento sa negosyo, tulad ng mga titik at mga invoice, at saan sila matatagpuan?
Mayroon bang gabay sa estilo sa bahay na kailangang sundin?
Dapat ba ang mga bagong dokumento na napetsahan at / o oras-naselyohan?
Anong mga pamamaraan ang dapat sundin para sa pagbabahagi o pagsusuri ng mga dokumento?
Para sa ilang maliliit na negosyo, ang tanging punto tungkol sa paglikha ng dokumento na mahalaga ay kung saan matatagpuan ang mga template para sa iba't ibang mga dokumento ng negosyo at kung paano gamitin ang mga ito. Ngunit kung ang paglikha ng dokumento sa loob ng iyong negosyo ay nagsasangkot sa iba't ibang tao na nakikipagtulungan sa, pagrepaso o pag-update ng mga dokumento, kakailanganin mong gumugol ng ilang oras na pagpapasya kung paano dapat gawin ang mga bagay na ito upang matiyak ang kahusayan at pagkakapare-pareho.
Paano kami mag-iimbak ng mga dokumento?
Mayroong dalawang aspeto sa tanong na ito.
Ang una ay nagsasangkot sa pisikal na aspeto ng imbakan. Kahit na ang iyong maliit na negosyo ay nagtatabi ng mga dokumento sa pag-file ng mga cabinet, may mga gastos na nauugnay sa imbakan; hindi lamang ang gastos ng mga kabinet ng paghaharap mismo, ngunit ang halaga ng oras kapag ikaw at / o ang iyong mga empleyado ay nag-file ng mga dokumento o pumunta upang kunin ang mga ito. Sa katunayan, ang pinakamalaking gastos na nauugnay sa imbakan, para sa karamihan sa maliliit na negosyo, ay malamang na ang gastos sa oras na nasayang kapag ang mga tao ay naghahanap ng mga dokumento.
Ang ikalawang aspeto ng pagtatago ng mga dokumento ay pangsamahang; paano mai-file ang mga dokumento? Ang susi sa pag-file ng mga dokumento ay upang sundin ang mga mahusay na pamamahala ng mga kasanayan sa file.
Kailangan mo ring malaman kung paano mo i-archive ang mga dokumento. Paano mo mahawakan ang mga file na wala sa petsa o handa na lamang na mailipat sa back burner sa iyong sistema ng pamamahala ng dokumento?
Sa malapit sa simula ng bawat taon, halimbawa, pumunta ako sa iba't ibang mga file na may kaugnayan sa trabaho sa aking computer, tinatanggal ang mga hindi na kasalukuyang, at lumikha ng mga bagong folder na may label na taon at / o paksa, na gumagalaw ng mga file kung kinakailangan.
Ang parehong ay maaaring gawin sa mga file na papel; hindi mahirap alisin ang lumang (er) na mga dokumento mula sa isang folder ng file at label at lumikha ng bago sa "Lumang" sa pamagat. Nag-aalok ang ilang software ng awtomatikong mga pagpipilian sa pag-archive. Halimbawa, ang Microsoft Outlook ay nagbibigay-daan sa iyong i-archive ang lumang email.
Paano mapapasimple ang pagkuha ng mga dokumento?
Ang tanong na ito ay ang puso ng iyong sistema ng pamamahala ng dokumento. Sa isang survey na isinagawa ng Leger Marketing para sa Xerox Canada, ang mga may-ari ng SMB ng Canada at mga tagapamahala sa karaniwan ay nagsabi na nagkakahalaga ito ng $ 2,152 sa isang taon upang pamahalaan at mag-imbak ng mga dokumento at halos isang oras bawat araw upang maghanap ng mga dokumentong ito (globeandmail.com).
Sa sandaling muli, ang mga gawi ng mahusay na pag-file ay maaaring matagal upang matugunan ang problema. Ang pag-browse sa mga artikulo ng Pamamahala ng Data sa site na ito ay makapagsimula ka. Kung gagawin mo ang mga bagay tulad ng patuloy na pagsunod sa mahigpit na mga kombensyong pagbibigay ng pangalan, halimbawa, ang mga dokumento ay magiging mas madali upang mahanap.
At kung ikaw ay isang solong proprietor na gumagawa ng solo o may-ari ng negosyo na may mga empleyado , inirerekumenda ko ang paglikha ng Listahan ng Mga Lokasyon ng File , na magpapaalala sa mga gumagamit kung saan pumunta ang mga partikular na uri ng mga file - at kung saan makakahanap ng mga partikular na dokumento. Kung ang iyong negosyo ay tulad ng karamihan, tandaan na isama kung o hindi ang file ay magiging sa iyong computer system, isang in-house server, sa cloud , o kung sa papel na form na isinampa sa isang pisikal na lokasyon tulad ng isang kabinet ng pag-file. Halimbawa, ipagpalagay na gumagamit ka ng mga larawan, video o kahit mga larawan sa papel sa aking negosyo. Ang isang entry sa iyong Listahan ng Mga Lokasyon ng File ay maaaring:
Digital na mga imahe / video: computer (o server) - drive E: / mga larawan - file sa naaangkop na folder ng paksa
Mga larawan ng papel: pag-file ng cabinet 3 - Mga Larawan - alpha ayon sa paksa
Ang ibinahaging network o cloud drive ay dapat na may tatak ayon sa mga nilalaman na dapat mag-file ng mga drawer ng cabinet.
Paano namin mapapanatiling ligtas ang aming mga dokumento?
Ang unang linya ng depensa para sa seguridad ng dokumento ay pisikal na sinisiguro ang mga lugar ng negosyo mismo. Kailangan ng lahat ng mga negosyo na magkaroon ng mga sistema ng seguridad, tulad ng mga sistema ng alarma, na naka-install - kahit na mga home-based na negosyo .
Maaaring kailanganin o nais ng mga negosyo na mamuhunan sa iba pang mga aparatong panseguridad, tulad ng mga window bar / grill, mga security camera at / o mga serbisyo sa patrol. Maaari mong gugulin ang lahat ng oras na gusto mong lumikha ng mga password at pag-encrypt ng mga file sa isang pagtatangkang protektahan ang iyong mga elektronikong file, ngunit hindi mahalaga kung ang isang tao ay maaaring maglakbay lamang at nakawin ang iyong computer at kasamang hard drive.
Ang lahat ng mga cabining ng pag-file ay dapat na lockable at pinananatiling naka-lock pagkatapos ng mga oras ng negosyo (at naka-lock sa oras ng tanghalian kung walang maaasahan ay malapit na).
Ang mga pamamaraan ng pangkalahatang seguridad para sa elektronikong mga dokumento ay may kaugnayan sa pag-back up ng mga dokumento nang regular at pagpapanatili ng mga backup na dokumento sa ibang lugar maliban sa parehong hard drive kung saan matatagpuan ang mga orihinal na dokumento. Ang off-site ay pinakamahusay na upang bantayan laban sa pagkakaroon ng data ng iyong negosyo wiped out sa pamamagitan ng natural na kalamidad - isa pang dahilan kung bakit ang ulap ay mainam para sa negosyo .
Ang maliliit na negosyo na may kasamang mga kasamahan o empleyado na nagbabahagi ng parehong network ng computer ay maaari ring mapigilan ang pag-access ng ilang mga gumagamit upang maaari lamang nilang gamitin o makita ang ilan sa mga mapagkukunan ng network. Halimbawa, maaari kang magkaroon ng isang direktoryo ng network o cloud share na pinangalanang "Accounting" na may access na limitado sa pamamahala lamang Kahit na pinahihintulutan ang isang user na ma-access ang isang mapagkukunan, tulad ng isang application, ang mga partikular na dokumento ay maaaring protektado ng password. Ang mga nilalaman ng mga dokumento ay maaari ding naka-encrypt, na ginagawang naa-access lamang sa mga taong may kinakailangang key ng pag-encrypt.
Ang pagnanakaw ng empleyado ay isa pang banta sa seguridad ng data. Ang mga maliliit na negosyo na may mga empleyado ay dapat gumawa ng résumé fact checking at pagkuha ng mga tseke sa background sa mga empleyado ng isang bagay ng patakaran.
Pagpapatupad ng Iyong Sistema sa Pamamahala ng Dokumento
Sa sandaling nalikha mo ang iyong plano sa pamamahala ng dokumento sa pamamagitan ng pagsagot sa mga tanong sa itaas, handa ka nang ipatupad ito, siguraduhing alam ng lahat ng iyong kawani ang mga detalye ng sistema ng pamamahala ng dokumento ng iyong negosyo at sumusunod sa mga naaangkop na pamamaraan kapag lumilikha, nag-iimbak at nakakuha ng mga dokumento.
Dapat mo ring tiyakin na ang lahat na nag-access at gumagamit ng mga dokumento sa loob ng iyong organisasyon ay sumusunod sa, paggawa ng mga bagay tulad ng pagbibigay ng pangalan at pag-iimbak ng mga dokumento nang naaangkop. Spot check sa isang regular na batayan upang masubukan kung ang mga partikular na file ay madaling mapuntahan at upang bantayan laban sa pag-abuso.
Maaari kang mag-set up ng isang sistema ng pamamahala ng dokumento sa isang araw ngunit patuloy na ipapatupad ito sa paglipas ng panahon ay ang susi sa tagumpay nito. Ang mga gantimpala ay napakalaking - nakakahanap ng kung ano ang nais mong mahanap kapag nais mo ito at kapayapaan ng isip.