5 mga paraan upang mabawasan ang oras na ginagastos mo sa pag-file
Subalit sa kasamaang-palad, napopoot o hindi, kapag nagpapatakbo ka ng isang maliit na negosyo, ang pag-file ay kailangang gawin, o sa lalong madaling panahon makikita mo ang iyong desk na bumagsak sa ilalim ng bigat ng lahat ng papel na nagpapanatili ng pagtatambak. Ano ang isang hating ng pag-file na gagawin?
Mayroong dalawang mga diskarte sa problema na maaaring makatulong.
Maaari mong subukan na gawin ang iyong oras ng pag-file bilang maikling hangga't maaari (isang paraan na halos ginampanan ko sa paglipas ng mga taon ng pagpapatakbo ng isang opisina) o gawin ang iyong oras ng pag-file ng mas maraming kasiya-siya hangga't maaari (isang bagay na sinusubukan ko upang magawa). Tingnan natin ang mga tip para sa pagputol ng dami ng oras na talagang gumastos ka ng pag-file muna.
Gupitin at i-recycle kapag posible
Ang unang tanong tungkol sa anumang piraso ng papel na nakapako sa iyong naghihintay na isampa ay, "Ang dokumentong ito ay kailangang isampa?"
Ang maraming mga dokumento na nanggagaling sa koreo ay maaaring direktang pumunta sa shredder. Ano ang punto sa pag-file ng mga ad o mga sulat ng impormasyon mula sa ibang mga kumpanya, halimbawa? Kapag nakikipag-usap ka sa koreo, basahin ang isang piraso ng mail nang isang beses, magpasya kung kakailanganin mo ito sa isang taon mula ngayon at mag-file o gupitin ito nang naaayon.
Malamang na mahusay ka ring nag-file ng maraming mga hard copy ng mga dokumento na hindi mo kailangang mag-filing - at hindi dapat maging imprenta sa unang lugar.
Hindi na kailangang mag-file ng mga kopya ng papel ng mga invoice o mga titik, halimbawa, kung ang iyong mga elektronikong file ay nakaayos at sinusunod mo ang mga tamang backup na pamamaraan .
Kaya kapag tinalikdan mo ang pagtipun-tipon ng pag-file, gupitin ang "papel na maaari mong mabuhay nang wala".
Gumamit ng isang sistema ng paghaharap na ginagawang mas madali ang mga gawain sa ibang opisina, hindi mas mahirap.
Karamihan sa mga papel na kailangan kong mag-file ay may kaugnayan sa proseso ng paggawa ng negosyo - at ang mga dokumentong ito ay kailangang maipasok sa sistema ng accounting bago ang anumang bagay ay tapos na sa kanila.
Kaya sa halip na kunin ang resibo para sa printer toner cartridge at i-file ito sa ilalim ng "P" sa aking pangunahing sistema ng pag-file, isampa ko ito sa aking "unang" sistema ng pag-file, isang serye ng mga folder na may label na buwan at taon.
Halimbawa, kung binili ko ang toner cartridge noong Setyembre 2017, iyon ang file na ito, kasama ang lahat ng iba pang mga bill, resibo at iba pang mga dokumento ng negosyo na naganap sa loob ng buwan na iyon. Pagkatapos ito ay isang simpleng bagay upang gumana sa pamamagitan ng folder sa dulo ng buwan at gawin ang lahat ng mga entry sa accounting na kailangang gawin (o kung hindi mo ginagawa ito sa iyong sarili, upang ibigay ang buwanang folder sa iyong accountant o bookkeeper) .
Tandaan na nagpapatakbo kami ng isang negosyo sa serbisyo , hindi isang negosyo sa tingian, kaya nakaupo at nagtatrabaho sa mga account minsan isang buwan ay gumagana para sa akin. Kailangan mong baguhin ang buwanang ideya ng folder nang naaayon kung kailangan mong dalhin ang iyong mga account nang mas madalas.
Mag-isip bago ka mag-file
Ano ang mangyayari pagkatapos na magamit ko ang buwanang folder upang gawin ang accounting? Ang mga dokumento ay kailangang ilipat sa "main" na sistema ng pag-file . Ngunit sa halip na i-file lamang ang bawat dokumento nang isa-isa depende sa pamagat nito, nagsusulat ako nang lohikal ayon sa pangkat, isang proseso ng paghaharap ay mas mabilis akong nakikita.
Isa pang pagtingin sa halimbawa ng printer toner cartridge.
Sa halip na mag-file ng resibo na ito sa ilalim ng "P" para sa printer toner cartridge, nais kong isumite ang isang ito sa ilalim ng Office Supplies - Resibo, sa parehong lugar na nais kong mag-file ng mga dokumento tulad ng isang resibo para sa isang koleksyon ng mga post-it notes o isang resibo para sa printer papel. Ito ay hindi lamang gumagawa ng pag-file nang mas mabilis ngunit ginagawang mas madaling mahanap ang mga dokumento pagkatapos.
Gumamit ng mga buong salita at parirala sa mga label ng folder ng iyong file, hindi lamang mga titik
Walang panuntunan na nagsasabing ikaw ay limitado lamang sa mga solong titik kapag lumilikha ng mga dibisyon ng iyong sistema ng pag-file. At kung gagawin mo, ginagawa mo ang iyong pag-file na hindi kinakailangan na mabagal at kumplikado. Ipasadya ang iyong sistema ng pag-file upang makinabang ka sa pag-file ng isang grupo at hanapin ang tamang lokasyon upang mas mabilis na maglagay ng isang dokumento.
Halimbawa, sa halip na magkaroon lamang ng isang seksyon ng aking sistema ng pag-file na may label na "C", mayroon din akong isang seksyon na may label na "Client File".
Ang mga file sa loob ng "Mga File ng Client" ay nakaayos ayon sa alpabeto. Ang kagandahan ng pagpapasadya ng iyong sistema ng pag-file sa ganitong paraan ay maaari itong palaging magiging subdivided at organisado kung kailangan mo. Kaya ang isang pangunahing client ay maaaring magkaroon ng isang divider ng file system na may label na sa kanyang pangalan sa loob ng seksyong "Client Files" upang maghanap ng mga dokumento na may kaugnayan sa kanyang mas madali.
Sa halimbawang ito, kung gayon, ang mga label sa system ng pag-file ay magbabasa ng "B", "C", "Client Files", "D" ... Tingnan kung gaano mas madali ang iyong pag-file ay magiging?
Isa pang tip sa pag-file upang pabilisin ang iyong pag-file: Huwag kalimutang ipasadya ang alpabeto, masyadong. Sa halip na may seksyon na "M", lagyan ng label ang isang "Mc".
Panatilihing malapit at maginhawa ang iyong "unang" sistema ng pag-file
Ang iba pang mahusay na bagay tungkol sa paggamit ng isang dalawang-stage na sistema ng pag-file tulad ng aking na inilarawan sa itaas ay magiging mas madali upang panatilihin ang unang yugto ng iyong sistema ng pag-file (ang buwanang mga folder) pisikal na malapit sa iyong workspace . Mas gusto mong mag-file ng mga papel kaagad sa halip na pahintulutan silang mag-pile up kung mayroon kang isang malapit, organisadong lugar upang ma-file ang mga ito.
Kaya ilagay ang buwanang folder ng iyong huling, kasalukuyan, at susunod na buwan sa isang tray o gumamit ng isang file na concertina at ilagay ito sa loob ng haba ng braso sa iyong workspace. Ang karamihan ng iyong sistema ng pag-file (ang "pangunahing" sistema ng pag-file, tulad ng aming tinatawag na ito sa itaas, ay maaaring nasa kabuuan ng kuwarto o kahit na sa isang iba't ibang silid na buo, ngunit para sa mga interes ng pag- save ng oras , hindi ka dapat umakyat sa gawin ang iyong unang yugto ng pag-file.
Paano Gumawa ng Kasayahan sa Pag-file
Ang mga tip sa pag-file na ibinigay ko sa iyo sa ngayon ay dapat makatulong sa iyo na mabawasan ang oras na iyong ginugugol sa pag-file at maiwasan ang freeze ng utak. Ngunit ano ang tungkol sa paggawa ng iyong oras ng pag-file mas masaya?
Sa totoo lang, ang tanging estratehiya na nakuha ko rito ay ang direktang suhol, na ginagantimpalaan ang sarili ko ng isang cookie kung maghahanda ako para sa isang tiyak na tagal ng panahon. Ito ay gagana ngunit maaaring humantong sa paglalagay ng maraming mga pounds kung marami kang pag-file na gawin.
O maaari kang kumuha ng mas artistikong diskarte, gamit ang lahat ng iba't ibang kulay para sa iyong mga folder ng file at gamit ang mga di-pangkaraniwang mga font o kaligrapya para sa mga label. Kung ito man ay ginagawang mas masaya ang iyong pag-file, tiyak na gagawin itong mas kaakit-akit.
At sino ang nakakaalam? Marahil na ang katotohanan na ang iyong pag-file ay mas mabilis na ngayon na ito ay organisado upang gawin itong mas masaya na gawin.