Master ang iyong System ng Pag-file!
Ang pagkuha ng oras upang ayusin ang iyong sistema ng paghaharap ay mahalaga. Habang gustung-gusto ng lahat na magkaroon ng isang paperless office , ang katotohanan ay ang maraming mga maliliit na negosyo ay mayroon pa ring pangangailangan na mag-imbak ng mga dokumento ng papel tulad ng mga invoice , mga resibo , atbp at madaling mabawi ang mga ito kapag kinakailangan.
Ang pag-file ng mga resibo ng maayos ay lalong mahalaga; ang isang hindi umiiral o makalat na sistema ng pag-file ay maaaring magdagdag ng mga araw ng sobrang pagsisikap sa oras ng buwis sa kita dahil ayaw mong mawalan ng mga pagbabawas sa buwis dahil sa nawawalang mga resibo.
At kung ang iyong negosyo ay napapailalim sa isang pag- audit at hindi ka makakagawa ng mga kinakailangang dokumento sa suporta ng iyong mga gastos ang iyong mga pag-aangkin ay malamang na tinanggihan at ang iyong tax return ay muling tasahin .
Bilang isang maliit na may-ari ng negosyo , kailangan mong magawang gumana sa iyong desk nang mabilis at madali . Kahit na ang pag-set up ng isang sistema ng pag-file ng papel ay mahirap na tunog, ito ay isang relatibong madaling gawain na maaaring gawing mas madali sa pamamagitan ng ilang mga tip sa pag-file at mga trick.
Paano Ayusin ang Iyong Pag-file ng System
(1) Umupo sa iyong mesa para sa ilang minuto at malaman kung saan ka nang katutubo na maghanap ng mga bagay.
Mayroon akong drawer sa kanan ng aking workstation. Kapag ako unang nag-set up ng aking sistema ng paghaharap, wala akong anumang bagay dito. Kapag naghahanap ako ng mga pens, paperclips o stapler, ito ang unang lugar na gusto kong makita, kahit na alam kong walang laman. Kaya natural ko ilagay ang panulat, paperclips at stapler sa kahon na iyon. Para sa akin, ito ang natural na tahanan para sa mga bagay na iyon.
Ang bawat isa ay may diskarte na ito at kung ano ang gumagana para sa isang tao ay maaaring hindi gumana para sa iba. Maglaan ng ilang minuto upang umupo sa iyong pangunahing workspace at maabot ang mga kagamitan, supplies at mga file. Iyon ay makakatulong sa iyo na maitatag ang perpektong lugar para sa pag-file ng mga item para sa iyo nang personal.
(2) Ngayon na alam mo kung saan ikaw ay natural na humahanap ng impormasyon, dapat mong matukoy kung ang isang alpabetikong, numerical o subject filing system ay pinakamainam para sa iyo.
Paano mo ayusin ang iyong mga gawaing papel sa mga kategorya ng pag-file (ie gastos, pinansya, marketing )?
Paano mo mahanap ang mga kaugnay na papeles sa negosyo tulad ng mga pahayag ng bangko, mga bill ng utility, mga resibo ng gastos sa opisina, mga tala ng mileage ng sasakyan , atbp? Paano ang tungkol sa impormasyon ng customer - naghanap ka ba ng mga bagay ayon sa pangalan ng kliyente? Sa pamamagitan ng reference number? Ito ay isang kritikal na hakbang, dahil matutukoy nito kung paano mo ilalagay ang iyong sistema ng paghaharap. Sa sandaling natukoy mo kung anong mga kategorya ang gagamitin mo, magpasya kung kailangan mong pumunta sa karagdagang at lumikha ng mga subcategory. Gawin ito bago ka bumili ng kahit ano para sa iyong sistema ng pag-file.
(3) Susunod, halos tinutukoy ang iyong mga pangangailangan sa imbakan.
Mayroon ka bang isang malaking bilang ng mga file na na-access mo sa isang pang-araw-araw na batayan? Naa-access mo lang ba ang iyong mga file kada linggo? Ang mga sagot ay tutukoy kung kailangan mo ng isang may-ari ng desktop file, isang dalawang aparador ng kahon ng drawer na malapit sa iyong desk o isang apat na kahon sa pag-file ng lateral filing sa buong silid.
Piliin nang mabuti. Payagan ang paglago kapag tumitingin sa mga cabinet ng pag-file - bumili ng isang bagay upang mapaunlakan nang dalawang beses ang mga file na sa tingin mo ay mayroon ka na ngayon. Ito ay limitahan ang dami ng beses na kailangan mong mag-resort at muling ayusin ang iyong sistema ng pag-file.
(4) Mamuhunan sa isang mahusay na sistema ng pag-label para sa kalinawan at madaling pag-access.
Ang pagiging mabasa ang mga label ng file ay halata, ngunit ang kalinawan sa pag-label ay magliligtas sa iyo ng mas maraming oras sa pag -file kaysa sa maaari mong isipin.
Karamihan sa mga kumpanya na gumagawa ng mga label ay nagbibigay ng mga template na isinasama sa pinaka-popular na word processing software. Maaari mong isaalang-alang ang isa sa mga maliliit na sistema ng paggawa ng label na maaari ring i-print ang mga indibidwal na mga label ng mga mailing. Ang mga bagay na nagsasagawa ng double duty ay karaniwang isang matalinong pamumuhunan.
(5) Ngayon ay handa ka nang bumili ng mga folder ng file.
Ang pinakamahusay na pamumuhunan ay ang pagbili ng mga nakabitin na nakabitin na mga folder (siguraduhing ang mga tab na plastic label ay kasama) at plain manila file folder. Ang mga nakabitin na kulay na mga folder ay pinakamainam sa dalawang dahilan:
- madali silang magagamit
- ginagawang madali nilang makilala ang mga kategorya
Halimbawa, kung inilagay mo ang lahat ng iyong mga kliente ng client sa dilaw na nakabitin na mga folder, pinansyal na impormasyon sa mga asul na folder at anumang bagay na may kaugnayan sa pagmemerkado sa mga pulang folder, madali mong makita ang halos kung saan dapat kang maghanap para sa isang partikular na file.
Simple Ay Pinakamahusay
Nalalapat ang prinsipyo ng KISS sa pag-set up ng isang sistema ng paghaharap na madaling gamitin at madaling lumaki. Panatilihin itong Simpleng Puso! Ang malawak na mga kategorya ng paksa ay magbibigay-daan sa iyo upang madaling magdagdag ng mga bagong file habang lumalaki ka, at aalisin ang pangangailangan upang mag-upgrade o muling ayusin ang iyong sistema ng pag-file sa isang regular na batayan.
Ang pagpapanatiling simpleng ito ay magpapadali rin upang isama ang iyong papel at mga digital na file bilang bahagi ng iyong pangkalahatang sistema ng pamamahala ng dokumento .
Pumunta Paperless Kung Saan Posibleng
Kung sinusubukan mong luntian ang iyong negosyo at gawin ang shift sa isang "Paperless Office" maaari mong i-scan ang mga resibo ng gastos at iimbak ang mga ito sa iyong iba pang mga digital na impormasyon sa accounting. Ang ilan sa mga mas bagong Cloud-based accounting software ng mga aplikasyon ay mapadali ito sa pamamagitan ng pagkakaroon ng mga mobile na apps na nagpapahintulot sa iyo na kumuha ng isang snap ng mobile phone ng isang resibo ng gastos at i-record ito sa mabilisang (tingnan ang Pinakamahusay na Accounting Software para sa Canadian Small Businesses ).
Tandaan na ang mga kopya ng papel o mga digital na larawan ng mga resibo ng gastos ay karaniwang katanggap-tanggap sa Agency ng Kita ng Canada (CRA) kung ito ay maliwanag na nababasa. Kung hindi, maaaring hiniling ng CRA na makita ang mga orihinal na dokumento ng papel sa panahon ng isang pag-audit o karaniwang kahilingan para sa dokumentasyon, kaya ang mga orihinal ay dapat palaging malinis para sa itinakdang oras. (Tingnan Gaano katagal ko kailangang panatilihin ang aking mga talaan ng negosyo? Para sa karagdagang impormasyon.)