Isang Pagtingin sa mga Kahinaan at Kahinaan ng isang Papelless Office
Narito ang isang pagtingin sa mga kalamangan at kahinaan ng isang walang papel na tanggapan upang makatulong sa iyo na magpasya kung ang paperless ay isang matalinong desisyon para sa iyong maliit na negosyo.
Ang mga kalamangan ng isang Paperless Office
1. Environmentally Friendly - Ayon sa The Daily Green , ang mga papel ay naglalaman ng 25% ng basura ng landfill, at kung ang Estados Unidos ay gupitin ang paggamit ng papel ng opisina sa pamamagitan lamang ng 10% ay maiiwasan ang paglabas ng 1.6 milyong tonelada ng greenhouse gases. At para lamang sa papel, hindi isinasaalang-alang ang produksyon at pagtatapon ng mga cartridge ng tinta at ang lakas na ginagamit ng mga printer. Ang walang papel ay isang nakakamalay na desisyon sa kapaligiran.
2. Epektibong Gastos - Tulad ng mga benepisyo ng isang paperless office para sa kapaligiran, mayroon ding mga benepisyo para sa maliit na badyet ng negosyo. Isipin kung magkano ang ginagastos mo bawat buwan sa papel, tinta, selyo at iba pang mga kagamitan na sumusuporta sa isang papel-mabigat na tanggapan. Pagkatapos, isaalang-alang ang espasyo na kinakailangan upang iimbak ang lahat ng iyong mga pisikal na supply at aktwal na mga dokumento. Maaari itong maging magastos. Sa paglipas ng panahon, ang pagpunta sa walang papel ay maaaring magresulta sa malaking savings para sa iyong maliit na negosyo.
3. Madaling Access - Ang pagiging paperless ay nangangahulugan na ang lahat ng iyong mahalagang mga dokumento ay na-digitize. Maaari mong i-back up ang mga ito sa Cloud o i-access ang mga ito sa pamamagitan ng isang remote application desktop, nagbibigay sa iyo ng kakayahang magtrabaho mula sa isang mobile na opisina , o kahit saan para sa bagay na iyon, at manatiling produktibo.
4. Organisasyon ng File - Kung nasasayang mo na ang oras sa pag-shuffling sa pamamagitan ng isang disorganized na file ng cabinet o stack ng papel upang makita kung ano ang iyong hinahanap, alam mo kung paano masalimuot na mga dokumento papel ay maaaring upang pamahalaan.
Kapag lumikha ka ng isang paperless office, lumikha ka ng isang digital na sistema ng file na mas madali upang ayusin, maghanap at mag-tweak sa paglipas ng panahon. Ginagawa nito kung ano ang isang beses isang masakit na proseso ng paghahanap ng isang dokumento kasing dali ng pagsasagawa ng paghahanap.
Ang Kahinaan ng Isang Papelless Office
1. System Failure - Digital ay maaaring mabilis na access, ngunit ito rin ay nangangahulugan ng mabilis na pagkawala. Isaalang-alang kung ano ang mangyayari sa lahat ng iyong mga dokumento sa negosyo na naka-save nang lokal sa iyong computer kung nag-crash ang iyong system. Maaari mong mawala ang lahat. Mahalaga para sa bawat maliit na negosyo, at lalo na ang mga walang papel, upang magkaroon ng isang sistema para sa pag-back up at pagprotekta sa data off-site.
2. Seguridad - Ang mga digital na file ay hindi mapoprotektahan ng isang lock sa isang cabinet file o pinto ng opisina, kaya ang seguridad ng mga dokumento at sensitibong impormasyon ay isang malubhang pag-aalala sa mga opisina ng walang papel. Kasama sa mga solusyon ang pag-encrypt, lokal na mga server at pinaghihigpitan ng access, lahat na may sariling mga gastos at benepisyo. Dagdag pa, mahalaga na isaalang-alang ang likas na katangian ng ilang mga negosyo at ang pagiging sensitibo ng mga materyales na pinangangasiwaan sa isang pang-araw-araw na batayan (sa tingin ng iyong accountant) ay hindi lang pinahahalagahan ang kanilang mga sarili sa pagpunta sa walang papel.
3. I-revamp Processes - Bahagi ng paglipat sa isang paperless office ay nagsasangkot sa pagrepaso sa lahat ng iyong kasalukuyang mga proseso ng operasyon at paghahanap ng sapat na mga alternatibo.
Halimbawa, maaaring kailanganin mong simulan ang paggamit ng isang serbisyo sa elektronikong lagda, mga online na pag-i-invoice at mga serbisyo sa pagbabayad , at iba pang mga application na pinapalitan ang pangangailangan para sa mga pisikal na dokumento. Ang lahat ng iyong kawani ay kailangan ring sanayin sa bagong sistema sa sandaling ito ay nasa lugar.
4. Time Intensive - Ang papunta sa paperless ay hindi isang proseso ng magdamag; maraming mga bagay na dapat isaalang-alang. Kailangan ng oras upang isaalang-alang ang lahat ng mga implikasyon ng pag-alis sa mundo ng papel sa likod, at tulad ng matagal upang ipatupad ang lahat ng mga pagbabago sa iyong mga pagpapatakbo na sumusuporta sa pagiging paperless.
Ang desisyon na maging paperless ay isa na nag-iiba mula sa negosyo patungo sa negosyo, at tiyak na hindi ito isang unibersal na desisyon na tama para sa bawat kumpanya. Ang pinakamahalagang bahagi ng paggawa ng desisyon na maging paperless ay ang paggawa ng iyong pananaliksik upang makapagpasiya kung ang mga benepisyo ay mas malaki kaysa sa mga hamon.
Pagkatapos, lumikha ng isang sistematikong proseso na hindi lamang kayang bayaran ang mga benepisyo ng pagiging walang papel, kundi pati na rin makatulong na mapabuti ang iyong pagiging produktibo sa parehong oras.