Mga Tip sa Pamamahala ng File para sa Mga Digital na File
Bilang karagdagan sa pag- iimbak ng mga dokumento nang lokal sa mga desktop, laptop o mga aparatong mobile, higit pa at higit pang mga negosyo ang gumagamit ng ulap para sa mga pangunahing mga aplikasyon ng negosyo at imbakan ng file. (Tingnan ang Bakit ang Cloud Computing ay Tamang-tama para sa Maliit na Negosyo at 5 Disadvantages ng Cloud Computing. )
Ang karagdagang paglutas ng isyu sa imbakan ay ang pangangailangan para sa maraming mga negosyo na magbahagi ng mga dokumento sa pagitan ng mga empleyado .
Sa loob ng isang opisina na ito ay kadalasang natapos sa pamamagitan ng paggamit ng isang file server o naka-attach na imbakan aparato (NAS) ng network. Kung kinakailangan ang nakabahaging pag-access sa mobile, maaaring maimbak ang mga dokumento sa cloud at ibabahagi sa pamamagitan ng pagtatalaga ng mga pahintulot sa pag-access. Ang resulta ng lahat ng ito ay maaaring maging isang bangungot sa pamamahala ng file na may ilan sa mga dokumento ng isang tao na nakaimbak sa ulap at ilang lokal, at kahit indibidwal na mga dokumento na nakaimbak lamang sa isang lugar o sa iba pa.
Ang Organisasyon ay ang Key sa Electronic File Management
Hangga't ang mga dokumento ay naka-imbak na ito ay mahalaga upang panatilihin ang mga ito organisado at up-to-date. Ang layunin ng pamamahala ng elektronikong file ay upang matiyak na maaari mong makita ang iyong hinahanap, kahit na hinahanap mo ito taon pagkatapos ng paglikha nito.
Karamihan sa mga business folks ay sa isang pagkakataon o sa iba pa ay nasa nakakahiya na posisyon ng pagkakaroon ng isang customer na tawag at hindi mabilis na mahanap ang mga kaugnay na invoice o iba pang mga mahalagang mga dokumento ng customer.
Ang parehong nakakainis ay pag-aalsa sa paligid sa katapusan ng taon na nagsisikap na makahanap ng mga dokumento na may kaugnayan sa mga account ng kumpanya para sa accountant o mas masahol pa, ang taxman .
Ang wastong organisasyon ng mga digital na dokumento ay lalong kritikal sa isang nakabahaging kapaligiran - kung ang isang empleyado ay wala (pansamantala o permanente!) Dapat mong madaling mahanap ang anumang mga dokumento na nilikha o pinamamahalaan ng taong iyon.
(Tandaan na ang mga potensyal na pagkawala ng mga isyu ng data sa mga hindi nasisiyahan, ang mga umaalis na empleyado ay isa pang dahilan upang protektahan ang data ng iyong negosyo. Tingnan ang 6 Mga Panuntunan ng Proteksyon ng Data ng Negosyo ).
Ang mga tip sa pamamahala ng file na ito ay makakatulong sa iyong mapupuntahan ang iyong mga file:
1. Gamitin ang default na folder ng pag-install para sa mga file ng programa.
Gamitin ang mga default na lokasyon ng file kapag nag-install ng mga program ng application. Sa ilalim ng Windows, sa pamamagitan ng mga file ng programa ng application ng kombensyon ay naninirahan sa ilalim ng (Drive Letter:) -> Program Files direktoryo. Ang pag-install ng mga application sa ibang lugar ay nakakalito at hindi kailangan.
2. Isang lugar para sa lahat ng mga dokumento.
Ilagay ang lahat ng mga dokumento sa ilalim ng isang folder na "root". Para sa isang solong gumagamit sa isang kapaligiran sa Windows ang default na lokasyon ay ang folder na My Documents.
Sa isang kapaligiran sa pagbabahagi ng file subukan na gawin ang parehong. Gumawa ng isang folder na root (tinatawag na "Mga Ibinahagi na Dokumento" halimbawa) at iimbak ang lahat ng mga dokumento sa mga sub folder sa loob ng root folder. Ang pagkakaroon ng isang lokasyon para sa lahat ng elektronikong mga dokumento ay ginagawang mas madali upang mahanap ang mga bagay at upang magpatakbo ng mga backup at archive.
3. Lumikha ng mga folder sa isang lohikal na hierarchy.
Ito ang mga drawer ng cabinet ng iyong computer, kaya magsalita. Gumamit ng simpleng wika upang pangalanan ang iyong mga folder; hindi mo nais na tumitingin sa listahan ng mga folder na ito sa hinaharap at nagtataka kung ano ang "TFK" o anumang iba pang mga kagiliw-giliw na pagdadaglat na iyong naimbento.
4. Mga mapanghang nape sa loob ng mga folder.
Lumikha ng iba pang mga folder sa loob ng mga pangunahing folder na ito kung kinakailangan. Halimbawa, ang isang folder na tinatawag na " Invoice " ay maaaring maglaman ng mga folder na tinatawag na "2018", "2017" at "2016". Ang isang folder na pinangalanan para sa isang client ay maaaring isama ang mga folder na "data ng customer" at "liham". Ang layunin ay upang magkaroon ng bawat file sa isang folder sa halip na pagkakaroon ng isang grupo ng mga file na ulila na nakalista.
Gayunpaman, huwag gumawa ng mga kumplikadong, malalim na layered na istruktura ng folder. Hangga't posibleng gamitin ang mga pangalan ng naglalarawang mga pangalan ng file.
5. Sundin ang mga file na mga convention na pagbibigay ng pangalan.
Ang ilang mga operating system (tulad ng Unix) ay hindi pinapayagan ang mga puwang sa mga pangalan ng file o folder, kaya maiwasan ito kung ang iyong computing na kapaligiran ay magkakahalo. Sa halip gamitin ang mga underscore bilang isang delimiter (eg Doe_John_Proposal.doc.) Iba pang mga character tulad ng /? <> \: * | "^ ay ipinagbabawal din sa mga pangalan ng file o folder sa ilalim ng Windows.
Gumamit ng mapaglarawan na mga pangalan ng file para sa madaling pagkakakilanlan at pagsasauli ngunit huwag pumunta sa dagat - Ang mga pangalan ng file / path ay may mga limitasyon sa haba na nag-iiba sa pagitan ng mga operating system. Sa ilalim ng Windows ang maximum na buong haba ng landas para sa isang file (hal. Ang drive letter + pangalan ng folder + pangalan ng file) ay 260 mga character. Gumamit ng karaniwang mga pagdadaglat hangga't maaari, tulad ng Jan para sa Enero o Corp for Corporation.
6. Maging tiyak.
Magbigay ng mga elektronikong file na lohikal, tiyak na mga pangalan at isama ang mga petsa sa mga pangalan ng file kung maaari. Ang layunin kapag ang pagbibigay ng pangalan ng mga file ay upang masabi kung ano ang file ay tungkol sa nang hindi upang buksan ito at tumingin. Kaya kung ang dokumento ay isang sulat sa isang customer na nagpapaalala sa kanya na ang pagbabayad ay overdue, tumawag ito ng isang bagay tulad ng "overdue_20180115"; sa halip na isang bagay tulad ng "sulat". Paano mo malalaman kung sino ang sulat upang hindi ito bubuksan?
Kung nagbabahagi ka ng mga file sa pamamagitan ng email o mga portable device maaari mong maisama ang pangalan ng file na mas tiyak na impormasyon, dahil ang impormasyon ng folder ay hindi kasama sa nakabahaging file. Halimbawa, kung ang iyong dokumento ay nasa My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc at ang file ay ibinahagi o na-email ang lahat ng tatanggap ay makikita ang Doe_John_20170416.doc at hindi maaaring sabihin na ang file ay isang customer invoice nang hindi binubuksan ito.
7. Mag-file habang pupunta ka.
Ang pinakamainam na oras upang mag- file ng isang dokumento ay kapag ikaw ay unang lumikha nito. Kaya kumuha ng ugali ng paggamit ng "I-save Bilang" dialog box upang ma-file ang iyong dokumento pati na rin ang pangalan nito, paglalagay nito sa tamang lugar sa unang lugar.
8. Iutos ang iyong mga file para sa iyong kaginhawahan.
Kung mayroong mga folder o mga file na ginagamit mo ng maraming, pilitin ang mga ito sa tuktok ng listahan ng file sa pamamagitan ng pagpapalit sa kanila ng isang! o isang AA sa simula ng pangalan ng file.
9. Palayasin ang iyong mga file nang regular.
Minsan kung ano ang lumang ay halata tulad ng sa halimbawa ng folder na may pangalang "Invoices" sa itaas. Kung hindi, panatilihing uncluttered ang iyong mga folder sa pamamagitan ng pag-clear sa mga lumang file.
Huwag tanggalin ang mga kaugnay na mga file ng negosyo maliban kung ikaw ay tiyak na tiyak na hindi mo na kailangan ang file muli. Sa halip, sa iyong pangunahing koleksyon ng mga folder sa ilalim ng iyong root folder, lumikha ng isang folder na tinatawag na "Lumang" o "Hindi aktibo" at ilipat ang mga lumang file sa ito kapag nakatagpo ka sa kanila.
( Gaano Katagal Dapat Mong Panatilihin ang Mga Rekord ng Negosyo para sa CRA o IRS? Nagpapaliwanag kung gaano katagal dapat mong panatilihin ang mga talaan ng negosyo upang matugunan ang iyong mga obligasyon sa buwis.)
10. I-back up ang iyong mga file nang regular.
Kung kinopya mo ang iyong mga file papunta sa isa pang drive o papunta sa tape, mahalaga na i-set up at sundin ang isang regular na back up na pamumuhay. Tingnan ang 3 Mga Hakbang sa isang Matagumpay na Backup System .
Ang Mahusay na Pamamahala ng File ay Nakakahanap ng Kung Ano ang Gusto mo Madali
Ang pamamahala ng mga elektronikong dokumento ay dapat na bahagi ng isang pangkalahatang diskarte sa pamamahala ng dokumento para sa iyong negosyo. Ang isang wastong plano sa pamamahala ng dokumento ay dapat isama ang lahat ng aspeto ng paghawak ng mga dokumento, kabilang ang imbakan, retrieval, backup, at seguridad.
Ang pag-andar sa paghahanap ay isang kahanga-hangang bagay ngunit hindi ito tutugma sa kadalian ng pagiging direkta sa isang folder o file. Kung susundin mo ang mga tip sa pamamahala ng file na tuloy-tuloy, kahit na hindi mo alam kung saan may isang bagay, alam mo kung saan ito dapat - isang malaking kalamangan pagdating sa paghahanap ng iyong hinahanap. Ang mga mahusay na pamamahala ng mga kasanayan sa file ay i-save ang iyong oras ng negosyo at pera .