Mga Hakbang sa Paghahanap ng Perpektong Kaganapan sa Lugar
Sa pag-aakala na nakilala mo na ang uri ng kaganapan na iyong pinaplano at ang layunin nito, maraming iba pang mga kadahilanan ang dapat isaalang-alang habang ikaw ay nagsisimula sa proseso ng pagpili ng lugar mismo.
Ang mga sumusunod na roadmap na ito ay makakatulong sa gabay sa iyo sa pamamagitan ng mga hakbang sa pagpili ng perpektong puwang ng kaganapan.
Kilalanin ang Iyong Target na Madla at Alamin ang Iyong Listahan ng Bisita
Kapag nagpaplano ang lugar para sa isang kaganapan, ang isa sa mga pinakamahalagang piraso ng impormasyon na dapat mong malaman ay kung sino ang magiging iyong mga bisita at kung gaano karaming inaasahan mong dumalo. Habang ang uri ng kaganapan ay tiyak na ipagbigay-alam ang pagpili ng lugar, ang isa sa pinakamalaking limitasyon ng mga kadahilanan para sa isang lugar ng kaganapan ay ang kapasidad nito. Tiyaking alam mo ang hindi bababa sa tumpak na pagtantya (maaaring ito ay isang range) ng bilang ng mga bisita dahil ito ay kagyat na limitahan ang iyong mga pagpipilian sa venue. Dapat mo ring isaalang-alang ang iyong madla. Tiyaking ang lugar ay sumasalamin hindi lamang ang pangyayari mismo kundi ang mga kagustuhan at inaasahan ng mga bisita.
Kilalanin ang Mga Petsa ng Kaganapan
Suriin ang iyong kalendaryo dahil ang timing ay makakaimpluwensya sa maraming mga desisyon, kabilang ang iyong lugar ng pagpili. Pagkatapos ng iyong listahan ng bisita, ang petsa ng iyong kaganapan ay ang magiging susunod na limitasyon.
Depende sa kung anong uri ng kaganapan ang iyong pinaplano, maaari mong makita na dapat kang maging kakayahang umangkop sa iyong petsa ng kaganapan upang makuha ang lugar na gusto mo o kakailanganin mong maging kakayahang umangkop sa iyong venue choice upang makuha ang petsa na gusto mo. Dapat mong simulan ang pagpaplano ng lugar na alam kung saan ka o ang kliyente ay may kakayahang umangkop.
Narito ang ilang mga katanungan upang isaalang-alang:
- Kailan ang iyong mga bisita ay malamang na magagamit upang dumalo batay sa kanilang mga iskedyul?
- Anong mga lugar ang may angkop at magagamit na espasyo para sa mga panahong iyon?
- Kailan ang pinakamahusay na oras para sa iyong koponan sa pamamahala upang i-hold ang kaganapan?
Kalkulahin ang Iyong Badyet
Sa isang open-ended na badyet, maaaring planuhin ng sinuman ang isang mahusay na kaganapan at magkaroon ng isang walang katapusang pagpili ng mga pagpipilian sa venue. Ngunit higit sa malamang, ang iyong mga mapagkukunan sa pananalapi ay limitado at dapat mong malaman mula sa simula ng kung ano ang iyong mga limitasyon sa pananalapi - kahit na ang iyong badyet sa kaganapan ay simple ang pagtatantya o hanay ng ballpark. Ang isang kaganapan tagaplano ay maaaring palaging plano ng isang mahusay na kaganapan sa loob ng isang makatwirang badyet.
- Ang mga lugar ba ay nasa loob ng iyong mga parameter ng badyet para sa gastos sa espasyo, teknikal at pagtutustos?
- Nakipag-negotiate ka ba ng isang kanais-nais na rate para sa mga serbisyo at nagpakita ng halaga ng iyong papel?
- Pinayagan mo ba ang kakayahang umangkop sa iyong badyet kung ang mga gastos sa item sa linya ay lumampas sa plano?
Saklaw ng Iba't Ibang Lokasyon
Kapag ang mga numero ng listahan ng bisita at mga posibleng petsa ng kaganapan ay mapapansin, mahalaga na kilalanin ang mga lokasyon kung saan ang kaganapan ay maaaring gaganapin. Ang mga hotel at mga kaganapan o mga conference center ay ilan sa mga pinakasikat na puwang ng kaganapan para sa mga corporate event at kasal reception, ngunit hindi sila ang mga opsyon lamang.
Ito ay isang oras upang maging malikhain sa iyong pag-iisip. Isaalang-alang ang mga sumusunod:
- Batay sa tema ng iyong pagpupulong, anong tatlong pinakamainam na lokasyon ang napupunta sa isip?
- Saan gusto ng iyong mga bisita na dumalo sa pulong na ito?
- Ano ang magiging pinaka-maginhawa para sa iyong mga bisita?
- Bukod sa isang hotel, anong hindi inaasahang mga lokasyon ang maaaring madagdagan ang rate ng RSVP?
Hanapin ang Kanan Uri ng Kaganapan ng Kaganapan
Ang lugar na iyong pinili ay dapat magkaroon ng naaangkop na puwang para sa uri ng kaganapan na iyong pinaplano. Ang iyong kaganapan ay nangangailangan ng dance floor? Kailangan mo ba ng PA system? Kumusta naman ang podium ng isang speaker o isang projector screen? Anong uri ng pag-setup ng talahanayan ang kailangan mo? Bilang karagdagan sa pagsasaalang-alang sa mga uri ng mga katanungan, narito ang ilan sa mga nangungunang mga katanungan sa pagpaplano ng lugar upang tanungin ang iyong sarili:
- Ang lugar ng kaganapan ay nakakatugon sa mga espesyal na pamantayan ng iyong programa o kaganapan?
- Maaari bang mapaunlakan ng lugar ang iyong produksyon, entertainment, A / V, tunog, at iba pang mga teknikal na pangangailangan?
- Ang kondisyon ba ng pasilidad ay sumasalamin sa mataas na pamantayan ng iyong organisasyon?
Isaalang-alang ang Mga Serbisyo sa Lugar at Mga Paghihigpit
Bilang karagdagan sa paghahanap ng tamang uri ng espasyo ng kaganapan, gugustuhin mong tingnan ang mga uri ng iba pang mga serbisyo na inaalok ng lugar at ipasiya ang kanilang halaga sa iyong kaganapan. Ang ilang mga venue ay magkakaroon din ng isang ginustong listahan ng vendor kung saan dapat kang magtrabaho upang makahanap ng mga vendor o mga supplier para sa iba pang mga serbisyo. Ang iba pang mga lugar ay may mga paghihigpit sa palamuti o iba pang aspeto sa kaganapan mismo. Ang ilang mga katanungan na itanong ay kinabibilangan ng:
- Nag-aalok ba ang lugar na ito ng mahusay na paradahan o valet?
- Nag-aalok ba ang lugar na ito ng seguridad?
- Nag-aalok ba ang venue na ito ng karagdagang mga serbisyo tulad ng catering, floral arrangement, linen at table rentals, atbp?
- Ang lugar ba ay may setup at malinis na crew?
- Nagtatakda ba ang lugar na ito kung ano ang iba pang mga vendor na iyong pinagtatrabahuhan?
- Ang lugar na ito ba ay may mga minimum na pagkain at inumin?
Isaalang-alang ang Lugar Reputasyon
Ang reputasyon ng lugar para sa serbisyo ay kritikal. Ito ay madalas na ang pagkakaiba sa pagitan ng pagkakaroon ng isang mahusay na kaganapan at paggawa ng isang mahusay na kaganapan. Ang paraan ng isang lugar na namamahala sa mga pasilidad, kawani, at kliyente ay palaging maalaala. Upang makakuha ng kahulugan para sa halaga ng reputasyon ng lugar, isaalang-alang ang mga tanong na ito:
- Ano ang panunungkulan ng manager ng pagpupulong, catering manager, o executive chef?
- Makakagamot ba ang pamamahala sa iyo ng isang VIP client o tulad ng isa sa maraming mga programa?
- Magkano ang kakayahang umangkop ay ang lugar na gustong pahabain sa iyo?
- Mayroon ba silang mga testimonial o review na magagamit?
- Nag-aalok ba ang venue ng mga larawan mula sa mga pangyayari katulad ng sa iyo?
Mag-iskedyul ng Pagbisita sa Venue
Maliban kung maiwasan ito ng logistik at oras, ang bawat tagaplano ng kaganapan ay dapat magsagawa ng isang inspeksyon sa site bago makontrata ang anumang lugar. Ang mga larawan ay maaaring maging lubhang kapaki-pakinabang, ngunit maraming mga aspeto na maaaring suriin lamang sa tao. Humingi ng paglilibot sa lugar kasama ang lahat ng bagay mula sa parking papunta sa pasukan at ang puwang ng kaganapan sa mga banyo. Magagalak ka na!
Isama ang Mga Kagustuhan ng Client
Sa pagtatapos ng araw, ang mga tagaplano ng kaganapan ay dapat ipakita ang kanilang mga rekomendasyon sa lugar sa kanilang kliyente (maging isang panloob na kliyente tulad ng mga tagapangasiwa o pamamahala ng kumpanya o isang panlabas na kliyente) at kumuha ng mga pag-apruba. Ang tanging tanong na tanungin ang iyong sarili tungkol sa kliyente sa panahon ng yugto ng pagpaplano ng lugar ay ang aprubado ng kliyente ng aking (mga) rekomendasyon? Upang masagot ang tanong na may ilang kumpiyansa, dapat mong tiyakin na nauunawaan mo ang mga inaasahan at kagustuhan ng kliyente mula sa simula.