Ang Opisina ng Espesyal na Kaganapan ng Alkalde sa Chicago at ang Illinois Restaurant Association ay nagtutulungan upang magplano at magsagawa ng taunang pagdiriwang ng pagkain .
Pagpaplano ng isang Pagkain ng Pagkain Festival
Kung ang isang malaking pagdiriwang ng pagkain tulad ng Taste of Chicago o isang mas maliit na bersyon ng parehong, pagpaplano ng mga festival ng komunidad ay isang malaking responsibilidad para sa mga tagaplano ng lokal na pamahalaan at munisipyo. Naghahain ang Taste of Chicago bilang isang mahusay na pag-aaral ng kaso para sa anumang komunidad na isinasaalang-alang ang isang katulad na programa. Ang mga pangunahing lugar sa pag-andar ng anumang pagdiriwang ng pagkain sa komunidad ay kasama ang mga sumusunod:
- Mga Operasyon
- Mga Vendor ng Pagkain
- Programming
- Sponsorship
- Marketing / Public Relations
- Pamamahala ng Accounting / Kontrata
Magtangkilik kami ng mas malalim sa bawat lugar, ngunit una, makagawa ng pakiramdam para sa takdang panahon at pangkalahatang pamamahala ng naturang kaganapan gamit ang aktwal na pagpaplano ng Taste ng Chicago.
Timeline sa Pagpaplano ng Pagkain sa Pagkain ng Komunidad
Para sa sinuman na lumalapit sa ganitong uri ng kaganapan sa unang pagkakataon o sa mga isinasaalang-alang ng pagpapalawak sa isang umiiral na pagdiriwang, mahalaga na magsimula ng pagpaplano ng hindi bababa sa isang taon bago ang iyong kaganapan.
Para sa isang nasasalat na halimbawa, ang Opisina ng Mga Espesyal na Kaganapan ng Alkalde ay sumusunod sa sumusunod na magaspang na iskedyul para sa Taste of Chicago bawat taon:
- 12 Buwan : Kilalanin ang lokasyon, petsa, at magaspang na sketch ng mapa ng pagdiriwang. Isama ang mga may kaugnayan sa mga ahensya ng lungsod sa bawat hakbang
- 9 Buwan : I-update ang mapa ng pagdiriwang at simulan ang functional na mga RFP na lugar
- 6 Buwan : Kumpirmahin ang mga vendor, sponsor, programming, at mga supplier
- 4 na Buwan : I-finalize ang entertainment at muling kumpirmahin ang functional area
- 3 Buwan : Gumawa ng mga materyales sa marketing ng piyesta
- 1 Linggo : Pamahalaan ang mga pag-load ng operasyon
- 1 Araw : Pamahalaan ang pag-load ng vendor
- Kaganapan Konklusyon : Pamahalaan ang mga pag-load ng operasyon
- 1 Linggo Pagkatapos : I-hold ang pagpupulong at gumawa ng mga rekomendasyon
Pangkalahatang Pamamahala ng Pangkat ng Komunidad
Bilang isang ahensya ng gobyerno, ang Opisina ng Mga Espesyal na Kaganapan ng Alkalde ay namamahala sa Taste ng Chicago at isang mahabang listahan ng iba pang mga kaganapan kasama ang lawa ng Chicago, mga kapistahan sa kapitbahayan, at iba pang mga lugar. Ang Taste ay natatangi sa Chicago dahil ito ay isang libreng kaganapan, ngunit ang kita mula sa Taste nagbabayad para sa karamihan ng lahat ng iba pang mga kaganapan na pinamamahalaan ng opisina.
Sa karanasan sa pagdiriwang ng pagdiriwang ng pagkain na itinatag noong 1980, karamihan sa mga gumaganang koponan sa Opisina ng Mga Espesyal na Kaganapan at Mga Restaurant ng Alkalde ng Alkalde ay lubos na nakaranas sa kanilang mga lugar. Pinahihintulutan nito ang pangkalahatang tagapangasiwa para sa Taste of Chicago na tumuon sa pagpaplano at pagsasagawa ng pagsisikap ng lahat ng partido na kasangkot at panatilihin ang kaganapan sa track.
Bilang karagdagan sa mga miyembro ng opisina, ang general manager ay gumagana sa hindi bababa sa 20 iba't ibang mga tanggapan ng lungsod at mga ahensya, kabilang ang (ngunit hindi limitado sa) ang mga sumusunod:
- Police Department
- Kagawaran ng Bumbero
- Kagawaran ng Kalusugan
- Mga Kalye at Kalinisan
- Park District
- Opisina ng Komunikasyon sa Pamamahala ng Emergency
Ang isa pang mahahalagang bahagi ng lugar na ginagampanan ng Opisina ng mga Espesyal na Kaganapan ng Alkalde ay ang accounting / contract management. Ang pagiging isang kaganapan sa pamahalaan, ito ay lubos na nakabalangkas na proseso ng pagkuha at lahat ng mga kasunduan ay dapat sumunod sa mga alituntunin ng lungsod.
Sa isang timeline ng pagpaplano ng kaganapan sa lugar at ang pangkalahatang pamamahala ng kaganapan ay nakuha, maaari na nating tingnan ang bawat pangunahing lugar ng kaganapan.
Ang pagkakaroon ng ipinakilala sa kasaysayan ng Taste ng Chicago kaganapan at paggamit ng pagpaplano at pagpapatupad nito bilang isang pag-aaral ng kaso, handa kami upang humukay ng isang maliit na mas malalim sa bawat isa sa mga pangunahing lugar ng pagganap ng kaganapan.
Mga Operasyon
Ang lugar ng pagpapatakbo ang responsable para sa paghahanda ng site, yugto at produksyon, suporta sa kaganapan, seguridad, at iba pa.
Ang mga operasyon ay nangangailangan ng maraming mga pulong sa pre-kaganapan, at ang koponan ng mga operasyon ay malapit na nakatali sa layout ng mapa ng kaganapan.
Ito ay gumagawa ng isang malaking pagkakaiba upang kasangkot ang lahat ng mga ahensya ng lungsod maaga sa proseso, ayon sa mga operasyon manager para sa Taste ng Chicago. Pinamamahalaan ng koponan ng mga operasyon ang mga proseso para sa mga sumusunod:
- Pag-load ng pre-event (setup)
- Operasyon sa panahon ng kaganapan
- Post-event load-out (luha down)
Kasama sa mga prosesong ito ang pagsasara ng kalye, pagtatayo ng mga tolda, mga operator ng forklift, mga karpintero, mga elektroniko, mga kagamitan sa pagpapanatili at kawani, seguridad, logistik para sa mga supplier ng trak, mga trailer ng pamamahala, at iba pa. Isaalang-alang kung anong koponan ng iyong operasyon ang hawakan ang kanilang mga sarili at kung ano ang kanilang kontrata para sa iyong kaganapan. Anong iba pang mga ahensya ang kailangan ng iyong koponan upang magtrabaho kasama? Makipag-ugnay sa kanila sa lalong madaling panahon.
Mga Restaurant / Vendor
Dahil sa pagiging kumplikado at sukat ng mga festival sa pagkain tulad ng Taste of Chicago, ang Illinois Restaurant Association ay nangunguna sa pamamahala ng mga vendor ng pagkain na lumahok sa taunang kaganapan. Para sa 2015 Taste of Chicago, ang kaganapan ay nakipagsosyo sa 60 + na vendor ng pagkain, kasama ang 19+ na bagong restaurant na kumakatawan sa maraming mga kapitbahayan sa Chicago. Siyempre, sa Chicago, ang ilang mga item ay palaging makikita sa mga vendor ng pagkain na pinili para sa kaganapan, kabilang ang pizza, mga buto-buto, ice cream, at cheesecake. Ang iyong pagdiriwang ng pagkain sa komunidad ay malamang na magkaroon din ng mga tradisyunal na pagkain nito.
Ito ay isang coveted lugar na pinili bilang isang vendor ng restaurant na nakikilahok sa partikular na pagdiriwang ng pagkain at pamantayan na nangangailangan na ang mga kalahok ay mga lokal na restaurant na sumasalamin sa mga kapitbahayan ng Chicago. Bukod pa rito, dapat nilang mahawakan ang lakas ng tunog at magkaroon ng ganap na malinis na kalagayan sa lungsod. Ang mga dumadaloy na restawran ay sumailalim sa mga sumusunod na kurso at tseke:
- Kumpletuhin ang Course Certificate ng Kalinisan sa Tag-init ng Illinois Restaurant Association
- Ang Chicago Department of Public Health ay bumisita sa booth nang tatlong beses araw-araw
- Pamahalaan ang daloy ng imbentaryo sa pagitan ng kanilang mga booth at mga palamigan na trak
Pagdating sa iyong kaganapan sa komunidad, pag-isipan kung anong pamantayan ang maaaring kailanganin mo sa mga kalahok na pagkain vendor at kung gaano karaming nais mong magkaroon. Ang unang taon ay maaaring maging matigas, ngunit sa tagumpay ng bawat taon, malamang na masusumpungan mo na mayroon kang mas at mas nais na kalahok.
Programming
Ang Taste ng Chicago ay pangkalahatang kaganapan sa komunidad. Ito ay nangangahulugan na habang ang "pagkain" ay kung ano ang kumukuha ng mga pulutong, ito ang iba pang mga gawain na nagpapanatili sa mga tao doon. Sa paglipas ng mga taon, isinama ng pangkat ng programming ang marami sa mga sumusunod na elemento sa pangkalahatang programa:
- Libreng konsyerto sa maraming yugto (pambansa at lokal na mga entertainer)
- Mga demonstrasyon sa pagluluto ng pagluluto na may mga nangungunang chef at cookbook author
- Ang pamilyang pamilyang kasama ang yugto ng mga bata
- Tahanan ng kapaligiran para sa "green" na edukasyon
- Sports pavilion with fitness tips
- International pavilion (shopping)
- 2-milya lakad
- Mga supplier ng pagkain
- Budweiser Clydesdales at kanilang mga kasama sa Dalmatian
- Amusement rides
- Programa ng paputok
- Pagbukas ng seremonya
Isaalang-alang kung ano ang iba pang mga programa at aktibidad na maaari mong isama sa iyong pagdiriwang ng pagkain.
Sponsorship
Ang Taste ng Chicago ay nagsasangkot ng maraming mga kategorya para sa mga sponsorship , na isang pangunahing pinagkukunan ng pagpopondo at in-kind na suporta. Ang mga corporate marketer at corporate event planner ay may posibilidad na lumahok sa mga kaganapan sa komunidad tulad ng Taste upang mapalakas ang kanilang tatak at makakuha ng pagkakalantad.
Ang pagkamagiliw ay isang sangkap na kinabibilangan ng ilan sa mga sponsors sa kanilang mga pakete, na nagpapahintulot sa mga sponsor na makatanggap ng kanais-nais na pag-access sa ilang mga seating area at pribadong mga tolda upang i-host ang kanilang sariling mga kaganapan sa client.
Ang mga uri ng sponsor sa Taste ay kasama ang mga sumusunod:
- Mga komunikasyon sa cellular
- Grocery store chain
- Mga kumpanya ng inumin
- Mga tindahan at bangko
- Airline at hotel
- Media
- Mga Automaker
- Mga supplier ng pagkain
- Mga Restaurant
- Mga organisasyon sa pangangalaga sa kalusugan at pangangalaga ng kalusugan
- City Park District at Public Transportation
Isaalang-alang kung anong mga lokal na sponsors sa korporasyon ang maaaring interesado sa pagpopondo sa iyong kaganapan sa komunidad, at pag-isipan kung anong mga uri ng mga pakete at perks ang maaari mong ibigay sa mga sponsor.
Marketing / Public Relations
Ang mga marketer na nagtatrabaho sa Taste of Chicago ay nasa isang nakakainggit na posisyon dahil ito ang uri ng kaganapan na awtomatikong nakakakuha ng pansin ng media sa Chicago at sa ibang lugar. Mas mabuti pa, tinutulungan din ng mga sponsor ng media na itaguyod ang Taste. Nangangahulugan iyon na ang Opisina ng mga Espesyal na Kaganapan ng Mayor ay hindi kailangang gumastos ng masyadong maraming sa mga tradisyunal na anyo ng advertising upang maikalat ang salita at itaguyod ang kaganapan .
Itinataguyod ng mga marketer ang kaganapan sa pamamagitan ng pagsulat ng mga dedikadong press release sa bawat lugar ng kaganapan, pagpapanatili ng website ng kaganapan, at paggawa ng brochure ng kaganapan. Ang mga item na ito ay nangangailangan ng pagtatrabaho nang malapit sa lahat ng iba pang mga functional na lugar upang idokumento ang pag-iiskedyul at pagbabago ng nilalaman habang nangyayari ito.
Sa simula, maaari itong maging mahirap para sa mga pista ng pagkain sa komunidad upang makuha ang uri ng pagkakalantad na malaki at kilalang mga pangyayari tulad ng Taste ng Chicago. Ngunit isaalang-alang kung anong media outlet ang maaari mong maabot para sa libreng pindutin at simulan ang pagpaplano para sa mga materyales sa marketing ang iyong koponan sa marketing ay hawakan tulad ng isang website, flyer, at mga polyeto.