Magpasya: Kahilingan para sa Panukala o Kahilingan para sa Sipi
Kahilingan para sa Panukala (RFP)
Ang isang RFP ay ginagamit para sa mga serbisyo o komplikadong mga produkto kung saan ang kalidad, serbisyo o ang engineered panghuling produkto ay naiiba mula sa bawat vendor na tumutugon.
Hiling para sa Sipi (RFQ)
Ang isang RFQ ay ginagamit para sa mga kalakal, mga simpleng serbisyo o direkta / di-komplikadong mga bahagi na may maliit o walang silid para sa pagkita ng produkto o serbisyo sa pagitan ng pagtugon sa mga nagtitinda. Maaaring kabilang sa mga punto sa pakikipagkasundo ang mga iskedyul ng paghahatid, mga opsyon sa packaging, atbp
Mga Layunin ng isang RFP o RFQ
- Kumuha ng mga detalyadong panukala upang masuri ang tugon ng bawat vendor upang ang pinakamahusay na interes ng iyong kumpanya ay matugunan sa lahat ng larangan
- Gamitin ang mapagkumpitensya na katangian ng proseso ng pagpili ng vendor upang makipag-ayos ang pinakamabuting posibleng pakikitungo
- Tiyakin na ang mga interes ng lahat ng mga stakeholder sa loob ng iyong kumpanya ay matugunan at naabot ang isang pinagkasunduan
- Inilalagay ang iyong kumpanya sa kontrol ng buong proseso ng pagpili ng vendor at nagtatakda ng mga panuntunan sa pagpili sa harap
- Nagsisimula sa pagbuo ng pakikipagsosyo sa pagitan mo at ng vendor mula mismo sa simula
Mga Seksyon ng Kahilingan para sa Panukala o Kahilingan para sa Sipi
Ang RFP o RFQ ay dapat maglaman ng mga sumusunod na seksyon. Tandaan, na ang bawat dokumento ay magkakaiba depende sa uri ng kumpanya at produkto na iyong hinahanap.
Ipasadya ang bawat seksyon para sa iyong mga indibidwal na pangangailangan.
- Mga Detalye ng Pagsusumite
Mga deadline, mailing address ng iyong kumpanya, contact person para sa mga tanong at paglilinaw - Panimula at Buod ng Ehekutibo
Isulat ang bahaging ito pagkatapos na matapos ang buong dokumento. Ginagamit ito upang magbigay ng mga prospective na vendor na may maikling pangkalahatang-ideya ng iyong kumpanya at mga kinakailangan para sa iyong produkto o serbisyo. - Pangkalahatang-ideya ng Negosyo at Background
Bigyan ang isang maikling pangkalahatang ideya ng iyong negosyo, mga produkto at sektor ng merkado na iyong pinupuntahan. Matutulungan nito ang iyong mga prospective na vendor na maunawaan kung ano ang mga pangangailangan ng negosyo na sinusubukan mong punan ang proseso ng pagpili ng vendor. Gayundin, magbigay ng mahalagang impormasyon sa background na makikinabang sa vendor kapag tumutugon. - Detalyadong Pagtutukoy
Ito ang dapat na pinakamahabang bahagi ng dokumento. Para sa isang RFP, ito ay naglalaman ng mga sukat ng kwalitat at mga kinakailangan na maghimok sa desisyon ng pagpili ng vendor. Para sa isang RFQ ang seksyon na ito ay dapat magbigay ng mga panukalang dami na iyong hinahanap sa tugon ng nagbebenta. Halimbawa ng pamantayan ay kinabibilangan ng:- Mga guhit ng produkto
- Mga tolerasyon sa engineering
- Mga antas ng serbisyo
- Nagtataka
- Deliverables & Timeline
- Mga Pangangailangan sa Teknikal o Negosyo
- Pag-andar ng software
- Mga kinakailangan sa hardware
- Mga Pagpapalagay at mga Limitasyon
Ang anumang mga pagpapalagay at / o mga hadlang na kailangang malaman ng mga prospective na vendor ay dapat na nakalista dito. Ang kabiguan na maging tahasan at maaga sa vendor ay magbubukas ng pinto sa pag-renegotiation ng kasunduan sa susunod na petsa at magpapatakbo ng posibilidad na masaktan ang kaugnayan mo sa iyong vendor. Kasama sa mga posibleng paksa ang mga gastusin sa paglalakbay, mga gastos sa pag-upgrade / pagbabago, mga karapatan sa paglilisensya, atbp. - Mga Tuntunin at Kundisyon
Ang anumang mga tuntunin at kundisyon ng kontrata ay dapat na nakalista upang ang vendor ay makagawa ng patas at tapat na tugon. Ang mga ito ay maaaring kabilang ang mga opsyon sa pagpopondo, haba ng kontrata, mga pagpipilian sa pag-renew, mga garantiya, mga parusa sa paghahatid, mga antas ng serbisyo, atbp. - Pamantayan sa Pinili
Ang pangwakas na seksyon ay dapat na isang pangkalahatang-ideya ng pamantayan sa pagpili na iyong gagamitin upang gawin ang iyong desisyon. Mas gusto ng ilang kumpanya na panatilihing lihim ang impormasyon na ito; samantalang ang ibang mga kumpanya ay naniniwala na ito ay makakatulong sa mga prospective na tagapagtutok na tumuon sa kung ano ang mahalaga sa iyong kumpanya.
Ipamahagi ang RFP / RFQ sa Napiling Mga Vendor
Sa wakas, gumawa ng isang cover letter at magpadala ng dalawang kopya ng iyong RFP o RFQ sa bawat isa sa mga vendor na iyong pinili mula sa iyong proseso ng paghahanap. Siguraduhin na ang naaangkop na impormasyon ng contact ay kasama upang magbigay ng tulong sa anumang vendor na nangangailangan nito.