Higit sa lahat, kinakailangan upang magbigay ng impormasyon tungkol sa kung paano makipag-ugnay sa isang tao sa negosyo habang malayo.
Magiging napakabigat para sa isang kostumer na iwanan at hindi alam kung paano makipag-ugnay sa iyo. Hindi mahalaga kung ang iyong posisyon ay nasa mga benta, serbisyo o kahit pagbuo ng produkto. Ang lahat ng mga tawag sa customer ay mahalaga at kailangang maengganyo sa isang propesyonal na paraan.
Ang nilalaman ng email na nag-aalerto sa mga kostumer at kasamahan na sinusubukan mong makipag-usap sa iyo sa pamamagitan ng email ay dapat na pare-pareho sa nilalaman ng mensahe ng boses na magbati sa mga tumatawag. Kung gumagamit ka ng Outlook 2010 at nakakonekta sa pamamagitan ng isang server ng Microsoft Exchange, mag-click muna sa tab na File, pagkatapos ay i-click ang icon na Awtomatikong Tugon.
Pagkatapos ay magsisimula ito sa proseso ng paglikha ng isang pansamantalang email na ipinadala sa lahat na nagpadala ng isang email habang wala ka sa opisina. Ipinapadala ang awtomatikong sagot dahil pinagana mo ang pansamantalang mensahe na ito. Ang isang hakbang-hakbang na listahan ng mga tagubilin para sa paglikha ng email na ito ay maaaring matingnan dito: Out of Office email para sa Outlook Exchange
Kung hindi ka nakakonekta sa pamamagitan ng isang server ng Microsoft Exchange, ang proseso ay bahagyang naiiba dahil walang icon na "Mga Awtomatikong Tugon" sa mga ganitong uri ng mga email account. Isang gabay sa bawat hakbang sa paglikha ng ganitong uri ng email para sa mga hindi gumagamit ng Exchange ay maaaring matingnan dito: Out of Office para sa lahat ng iba pa
Ang susunod na hakbang ay upang likhain ang nilalaman ng email na ipapadala sa lahat na nagpapadala sa iyo ng mga email habang ikaw ay malayo sa opisina. Ang email na ito ay dapat ihatid kung gaano katagal kayo ay nasa labas ng opisina, kung paano kayo maabot sa panahon ng inyong kawalan (kung angkop) at kung sino sa negosyo ang makipag-ugnay sa halip sa iyo kung hindi mo nais na maabot sa panahon ng iyong oras ang layo mula sa opisina.
Halimbawa:
Kamusta,
Salamat sa email mo. Ako ay kasalukuyang nasa labas ng opisina at babalik sa Lunes, Disyembre 1. Magkakaroon ako ng limitadong pag-access sa email sa panahong ito, kaya ang aking tugon ay maaaring bahagyang maantala. Kung kailangan mo ng agarang tulong, mangyaring magpadala ng email sa aking katulong, si Barbara Colson. Ang kanyang email address ay bcolson@xyz.com.
Maligayang Piyesta Opisyal!
Shahira
Nag-aalok ang Microsoft ng mga template at iba pang mga halimbawa na makikita dito: Mga template ng Office at mga halimbawa. Huwag kalimutang i-off ang pansamantalang mensaheng ito kapag bumabalik ka sa opisina, kung hindi man, sinuman na nag-email sa iyo pagkatapos mong bumalik sa opisina ay patuloy na makatanggap ng parehong mensahe na ito.
Ngayon na ginawa mo ang papalabas na e-mail, ang paglikha ng isang katulad, pare-parehong papalabas na mensahe ng boses na nagpapakilala sa lahat ng iyong mga tumatawag ay madali. Gamitin ang parehong mga salita mula sa email, reference kung sino ang dapat makipag-ugnay sa iyong kawalan at estado kapag ikaw ay bumalik.
Para sa mensahe ng boses, kinakailangan upang ibigay ang numero ng telepono ng tao, sa halip ng kanilang email address.
Halimbawa:
Kamusta,
Naabot mo ang desk ng Shahira Raineri. Pakinggan ang buong mensahe na ito. Ako ay pupunta sa opisina hanggang Lunes, Enero 5. Kung kailangan mo ng agarang tulong, mangyaring tawagan ang aking assistant na si Barb Colson. Ang numero ng kanyang telepono ay 212-555-xxxx.
Inaasahan ko ang pakikipag-usap sa iyo kapag bumalik ako. Salamat.