Ang Organisasyon ay Susi sa Isang Matagumpay na Kumperensya
Ang pagpaplano ng kumperensya ay iba mula sa iba pang mga uri ng pagpaplano ng kaganapan at kabilang ang mga karagdagang hakbang.
Ang mga kumperensiya ay may posibilidad na maging malalaking sukat na mga pangyayari na kadalasang tumatagal ng isang taon o higit pa upang magplano. Ang iyong listahan ng gagawin ay maaaring magsama ng pagpili ng lugar, pagpareserba ng mga hotel room, pag-set up ng pagpaparehistro sa online, pag-secure ng mga nagsasalita, pag-aayos ng mga suite ng mga hospitality, pagho-host ng isang hall ng eksibit, pag-iiskedyul ng mga pagpupulong, paghawak ng pagkain at inumin at iba pa. Ang paghahanda ng isang mahusay na organisadong gabay sa pagpaplano ng pagpupulong na naglalarawan ng mga hakbang ay dapat na magkaroon para sa anumang matagumpay na tagaplano ng kumperensya.
Ang mga sumusunod na hakbang ay tutulong sa iyo na maghanda ng isang gabay sa pagpaplano ng pagpupulong na maglilingkod bilang isang plano para sa pagpaplano ng anumang pagpupulong. I-customize at baguhin ang gabay batay sa kaganapan na iyong pinaplano at panatilihing malapit ito sa kamay. Kapag handa at maayos na ginamit, ito ay lalong madaling panahon ay magiging iyong pinakamahalagang tool sa pagpaplano ng pagpupulong.
Magsimula Sa Mga Pangunahing Kaalaman
Ang unang bahagi ng iyong gabay sa pagpaplano ng pagpupulong ay dapat isama ang mga pangunahing kaalaman tungkol sa kumperensya:
- Petsa ng kaganapan at oras
- Lugar ng kaganapan (kung kilala)
- Layunin ng kaganapan
Isama ang iba pang mga kilalang elemento, tulad ng mga kahaliling petsa o bilang ng mga dadalo.
Ano ang Plano?
Bago makarating sa pagpaplano ng iba't ibang mga elemento ng isang pagpupulong, kailangan mong malaman kung ano ang mga iba't ibang elemento at kung saan sila magkasya sa pangkalahatang pamamaraan ng iyong kaganapan.
Kaya kumuha ng pen at pad o umupo sa harap ng computer at simulang isulat ang lahat ng bagay na naaalaala. Huwag mag-alala tungkol sa listahan ng mga bagay sa pagkakasunud-sunod ng kahalagahan o sa anumang uri ng sunud-sunod na pagkakasunud-sunod. Darating iyon mamaya. Sa ngayon, ikaw ay mahalagang gumawa ng isang napakahabang pa simpleng bersyon ng iyong to-do-list, na kung saan ay nasira sa iba't ibang mga stand-alone na mga sangkap na hawakan nang paisa-isa sa panahon ng proseso ng pagpaplano.
Maaaring ilista ng seksyon na ito ang anuman sa mga sumusunod:
- Pagpili ng lugar
- Pagpili ng hotel
- Lugar ng pagpupulong
- Mga suite ng pagkamagiliw
- Conference exhibit hall and booths
- Pagbukas ng seremonya
- Pagpaparehistro ng Tagapagsalita / nagtatanghal
- Pagpaparehistro ng dadalo
- Mga kaayusan sa paglalakbay
- Mga badge ng dadalo
- Programa ng mga kaganapan
- Pagkain at Inumin
- Audio-visual
- On-site staffing
Gumawa ng ilang dagdag na oras sa pag-compile ng listahang ito upang hindi mo pansinin ang anumang bagay at magpatuloy at magdagdag ng anumang bagay na dumating up sa ibang pagkakataon. Huwag magapi sa maraming lugar ng responsibilidad na nakalista; ang layunin dito ay mag-isip ng lahat ngayon upang maaari mong planuhin at pamahalaan ang bawat item nang mahusay.
Pumili ng isang Venue
Kapag natukoy mo na ang pagpupulong ay gaganapin at magkaroon ng pag-unawa sa pangkalahatang saklaw ng kaganapan, ang susunod na hakbang ay upang pumili ng isang lugar.
Depende sa laki ng kumperensya, maaari kang pumili ng isang lugar para sa lahat ng iyong mga pangangailangan sa pagpupulong, mula sa hall ng eksibit papunta sa mga silid ng pagpupulong, mga banquet hall, at mga kuwarto ng hotel. Kung ang pagpupulong ay masyadong malaki upang matanggap sa isang lokasyon, humingi ng isang lugar na malapit sa mga hotel sa labas o mga site ng pagtutustos ng pagkain upang ang mga dadalo sa kumperensya ay hindi kailangang maglakbay ng masyadong malayo sa shuttle mula sa isang kaganapan sa kumperensya patungo sa isa pa.
Isipin Tungkol sa Pagpaparehistro ng Dadalo
Paano magparehistro ang mga dadalo para sa kumperensyang ito? Paano sila tatanggap ng kumpirmasyon sa pagpaparehistro? Paano bubuo ang mga tag ng pangalan at ipamahagi sa kumperensya? Ang iyong gabay sa pagpaplano ng pagpupulong ay isasama ang mga sagot sa lahat ng mga tanong na ito at dapat na ma-update sa sandaling ang pagpaparehistro ng kumperensya ay isinasagawa.
Kung ang isang kaganapan ay inaasahan na gumuhit ng malalaking crowds, pagkatapos ay isang online na sistema ng pagpaparehistro ng kumperensya ay ang paraan upang pumunta.
Ang sistema ay maaaring magproseso ng mga pagbabayad , subaybayan ang mga pagpaparehistro at ayusin ang iba pang kaugnay na impormasyon at tumulong sa pagbuo ng mga ulat.
Exhibitors at Conference Exhibit Halls
Ang mga lugar ng eksibisyon ay isang pangkaraniwang tampok sa mga kumperensya, na nagbibigay ng pagkakataon para sa mga sponsor at vendor na magrenta ng puwang upang itaguyod ang kanilang mga produkto at serbisyo. Ito rin ay isang pagkakataon para sa host ng conference upang magdala ng kita kung ang tampok na eksibit ay epektibong na-promote at mahusay na natanggap. Depende sa laki ng iyong kumperensya, ang pamamahala sa mga exhibitors at hall ng eksibit ay mangangailangan ng karagdagang oras at mga mapagkukunan upang magplano nang naaayon.
Tulad ng nabanggit sa itaas, ang mga sistema ng pagpaparehistro ng online conference ay ang pinakamahusay na paraan upang subaybayan ang mga pagrehistro kaya kung ikaw ay umaasa sa isang malaking bilang ng mga exhibitors, pagkatapos isaalang-alang ang pagsasama ng nagtatanghal registration sa iyong sistema ng pagpaparehistro ng dadalo. Kailangan din ng mga exhibitor ang mga sumusunod:
- Mga badge ng nagtatanghal
- Mapa ng conference exhibit hall na may mga numero ng booth na nakalista
- Ang mga manu-manong para sa eksibit na booth ay nag-set up at nagwawasak
- Exhibit booth contracts
- Listahan ng mga on-site vendor na magagamit upang tumulong sa mga rental at serbisyo ng exhibit
Bilang tagaplano ng kumperensya , pananagutan mo ang pagkuha ng seguridad upang matiyak ang kaligtasan ng mga materyales na matatagpuan sa hall ng eksibisyon.
Planuhin ang Mga Detalye ng Kumperensya
Sa ilan sa mga mas malaking responsibilidad na tinutugunan, gaya ng seleksyon ng venue ng pagpupulong at pagpaparehistro ng dadalo, maaari mong ilipat ang iyong pokus sa pagpaplano ng mga detalye ng kumperensya. Tulad ng pagpaplano ng isang kaganapan ng anumang kalikasan, ang organisasyon ay higit sa lahat bilang pansin sa detalye.
Ngayon na ang oras upang bawiin ang mahabang listahan ng mga laundry item na gagawin mo sa simula ng proseso ng pagpaplano ng pagpupulong. Tumingin sa listahan at gumawa ng mga pagbabago o karagdagan kung kinakailangan upang maipakita ang mga pinakabagong gawain at responsibilidad. Susunod na ilagay ang mga item na ito sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod, na nagsisimula sa mga bagay na maaaring o dapat ay makumpleto nang mas maaga. Halimbawa:
- Book block ng mga kuwarto sa hotel
- Reserve exhibit hall space
- Research online na mga sistema ng pagpaparehistro ng conference
- Plano sa marketing plan conference
Magsimula sa simula at pumunta mula doon. Para sa bawat detalye na dapat ay tended, isama ang isang follow-up upang matiyak na ang mga kontrata ay naka-sign at natanggap. Habang lumalapit ang petsa ng pagpupulong, ang mga item sa iyong pagkilos ay magsasama ng mga panandaliang gawain tulad ng:
- Piliin ang scheme ng kulay at palamuti
- Gumawa ng floral arrangement
- Piliin ang menu
- Ayusin para sa transportasyon ng paliparan para sa mga speaker o VIP
Isaalang-alang ang iyong gabay sa pagpaplano ng pagpupulong bilang iyong manu-manong para sa lahat ng bagay na kasama sa pagpaplano ng isang pagpupulong, gaano man kalaki. Ang gabay na ito ay mabilis na maging isang napakahalaga na tool na hindi lamang panatilihin kang organisado at sa iskedyul ngunit ay aliwin ang nerbiyos bilang ang mga malalaking petsa nalalapit at magtanong ka kung nakalimutan mo ang isang bagay.