Gayunpaman, habang ang pagpaplano ng kaganapan ay kritikal kung nais mo ang kaganapan upang maging maayos, gusto mo rin ang mga resulta mula sa lahat ng iyong mga pagsisikap.
Iyon ang dahilan kung bakit ang iyong organisasyon ay dapat na kumalap ng "komite ng host."
Ano ang Komite ng Host?
Ang "komite ng host" ay iba mula sa isang tradisyunal na komite sa pagpaplano ng kaganapan. Sa halip na ang mga taong aktibong nagpaplano, nag-iskedyul o nag-set up para sa mga pangyayari sa araw o gabi, ang komite ng host ay isang pangkat na gumagamit ng mga network nito upang matiyak na ang kaganapan ay isang hit. Ang ilan sa mga miyembro ng komite ng host ay maaaring pumili na:
- Hikayatin ang kanilang mga kaibigan, pamilya o kasamahan upang bumili ng mga tiket
- Kolektahin ang mga item sa auction mula sa mga lokal na negosyo
- Gumawa ng mga koneksyon sa vendor para sa mga papremyo ng premyo o pagtutustos ng kaganapan
Siyempre, may mga hindi mabilang na paraan na ang isang komite ng host ay maaaring gawing mas mahusay kaysa sa dati . Isipin ang komite ng host bilang aktwal na host ng isang partido; isang tao na nag-imbita ng mga pinakamahusay na bisita, alam kung sino ang tumawag para sa pagkain o palamuti at maaaring kumonekta sa iyo sa mga tao na gumawa ng kaganapan ang isang kabuuang tagumpay.
Dahil ang isang komite ng host ay maaaring madagdagan ang mga natanggap na pondo sa isang kaganapan o makakuha ng higit na pansin sa media, ang paghahanap at pagrerekrut ng tamang mga indibidwal ay mahalaga.
Sino ang Pumili para sa Iyong Komite ng Host
Ang isang tunay na kapaki-pakinabang na komite ng host ay hindi kasama ang mga bayad na mga marketer o mga tagaplano ng kaganapan. Sa halip, dapat silang lubos na nakatuon sa mga kasapi ng iyong umiiral na koponan, donor base o mga boluntaryo na may mga koneksyon at ang pagpayag na umabot.
Ang iyong komite ng host ay maaaring mula sa ilang mga tao hanggang sa dose-dosenang.
Ang mas maraming mga tao sa iyong komite, ang mas maraming epekto ay maaari silang gumawa ng sama-sama sa tagumpay ng iyong kaganapan.
Maaari mong makita ang mga miyembro ng komite ng tagaroon kahit saan, kabilang ang:
- Ang isang miyembro ng board o chairperson sa loob ng iyong organisasyon
- Mga boluntaryo na lubos na nakikibahagi sa komunidad
- Isang donor na may koneksyon sa mga lokal na negosyo
- Isang donor o miyembro ng board na may malawak na mga kontak sa iyong ideal na demograpikong donor
- Mga boluntaryo na nakakaalam ng mga vendor o may-ari ng lugar
- Lokal o pambansang kilalang tao na madalas na nagtataguyod para sa iyong dahilan
Kapag nakatagpo ka ng mga indibidwal na nais mong sumali sa iyong komite ng host; oras na mag-recruit sa kanila.
Paano Mag-recruit ng Komite ng Host
Maghanap at kumonekta sa mga indibidwal na gagawing mahusay na mga miyembro ng komite ng host. Gayunpaman, huwag humingi ng isang tao sa isang komite ng host. Ang pormal na paanyaya ay ang pinakamahusay na paraan upang kumalap ng mga miyembro ng komite.
Sa isang paanyaya ng komite ng host, mahalagang isama ang:
- Kumpletuhin ang impormasyon tungkol sa kaganapan at ang iyong samahan (petsa at lokasyon)
- Impormasyon tungkol sa layunin ng kaganapan (pangangalap ng pondo para sa isang partikular na dahilan)
- Mga halimbawa kung paano maaaring mag-ambag ng miyembro ng komite ng host
- Isang petsa upang tumugon o kumonekta sa iyong koponan
- Isang "advanced" salamat sa pagpapaalam sa kanila na ikaw ay nasasabik na imbitahan sila
- Ang iyong pangalan / contact na tao at impormasyon ng contact
Siguraduhing alam ng mga potensyal na miyembro na ang kanilang paglahok ay makikilala at mapahalagahan at maaari silang gumawa ng malaking epekto sa pamamagitan ng pagsali.
Kung ikaw ay nagtataka kung paano mag-draft ang iyong sulat sa paanyaya ng komite ng host, maraming mga halimbawa sa mga kapwa nonprofit na website. Kung naghahanap ka para sa isang madaling gamitin na template, kopyahin at i-paste ang template sa ibaba at ipasok ang iyong impormasyon sa bawat isa sa mga braket.
[Petsa]
Minamahal [Ipasok ang Pangalan]:
Nagsusulat ako upang ipaalam sa iyo ang tungkol sa isang kapana-panabik na kaganapan na [Ang Pangalan ng Organisasyon] ay nagpaplano para sa [Buwan] sa [Ipasok ang Lungsod].
Sa [Buwan + Taon (kung naiiba kaysa sa kasalukuyan)], ang [Organisasyon] ay nagdadala ng [Pangalan ng Kaganapan] sa [Lungsod] upang madagdagan ang kamalayan tungkol sa [sanhi / panlipunan isyu / problema ang iyong mga address ng organisasyon] at upang bumuo ng suporta para sa [ mga programa / hakbangin / pagsisikap].
[Magdagdag ng may-katuturang impormasyon tungkol sa kaganapan / layunin / tema].
Ang kaganapan ay gaganapin sa [Lungsod] sa [Lugar ng Kaganapan (kung mayroon ka nito)] sa [petsa at oras].
[Unang Pangalan], mahalin namin ang iyong tulong upang gawin ang kaganapang ito-at iba pa tulad nito-isang tagumpay. Kung nais mong maging isang bahagi ng kaganapang ito, pati na rin ang mga pangyayari sa hinaharap, magiging mas pasasalamat kami kung tatanggapin mo ang pormal na imbitasyon na maging bahagi ng komite ng aming host.
Mayroong ilang mga simpleng paraan upang makasali:
- Ibahagi ang iyong pangalan, o pangalan ng iyong organisasyon, bilang isang miyembro ng komite ng aming host
- Anyayahan ang iyong mga kasamahan, mga kaibigan, at mga kapitbahay na bumili ng [table / ticket] sa aming (mga) kaganapan
- Sumali sa amin para sa kaganapan
- [Ipasok ang tiyak na kahilingan batay sa katayuan ng tao, koneksyon.]
Gustung-gusto din namin ito kung itinuturing mong nagho-host ng iyong sariling talahanayan at nag-aanyaya sa mga kaibigan at kasamahan sa isang gabi ng kasiyahan. Ang iyong mapagkaloob na suporta ay tutulong sa amin na maikalat ang salita tungkol sa [dahilan] at talagang nakakaapekto.
Ang isang miyembro ng [Organisasyon] ay makipag-ugnay sa iyo sa loob ng [Insert timeframe] upang talakayin ang mga detalye ng aming komite ng host at upang talakayin ang iyong paglahok, kung interesado ka.
Inaasahan namin na nagtatrabaho sa iyo upang gumawa ng [Pangalan ng Kaganapan] at tagumpay sa hinaharap! Salamat sa iyong mapagkaloob na pagsasaalang-alang at suporta.
Taos-puso,
[Ang pangalan mo]
[Posisyon sa Organisasyon]
[Pangalan ng Organisasyon]
[Numero ng contact]
Matapos Kang Kinuha ang Iyong Komite ng Host
Sa sandaling naimbitahan mo ang iyong napiling mga miyembro ng komite, makakatanggap ka ng ilang mga sulat ng pagtanggap o tawag. Gayunpaman, bago mo makuha ang mga detalye ng kaganapan o kung ano ang gusto mong gawin nila, mag-iskedyul ng maikling pulong sa komite. Walang humihingi ng anumang bagay mula sa kanila, hayaan silang:
- Kilalanin ang isa't isa
- Talakayin kung paano sila kasangkot sa iyong organisasyon
- Suriin ang mga materyales o mga presentasyon tungkol sa iyong dahilan / trabaho
- Mag-isip ng mga ideya tungkol sa kung paano nais nilang mag-ambag
Mula doon, maaari mong ipaalam sa kanila ang iyong mga layunin sa paggasta ng pondo, at kung paano mo gustong makita ang mga ito na nagtutulungan (pag-imbita ng mga contact o pag-abot para sa mga item sa auction). Maaari rin nilang mahati sa "sub-komite" kung mayroon kang malaking grupo
Siyempre, hindi ito ang trabaho ng komite ng nag-iisa upang magplano at magsagawa ng iyong kaganapan. Ang komite ng host ay dapat makipagtulungan sa iyong mga boluntaryo o komite sa pagpaplano ng kaganapan upang magbenta ng mga tiket, siguraduhin na ang mga bagong sponsorship na pang -aapi, mga item ng auction ay marami, at ang gabi ay magiging isang hit para sa mga dadalo.
Kilalanin ang Pagsisikap ng Komite ng iyong Host
Kapag ang kaganapan ay tapos na, ang iyong mga miyembro ng komite ng host ay dapat na ang ilan sa mga unang taong pinasasalamatan mo, parehong sa kaganapan at may nakasulat na pasasalamat sa araw pagkatapos. Kung mas marami kang nakikipag-ugnayan sa iyong komite ng host, mas magiging handa silang mag-host sa hinaharap.
Hanapin ang mga tao sa loob ng iyong samahan o komunidad na maaaring makatulong sa iyo na i-host ang iyong susunod na kaganapan. Maaari silang gumawa ng isang malaking pagkakaiba sa halaga ng pera na iyong itataas at ang mga programa na maaari mong suportahan.