Paano Palakihin ang Pagdalo sa Mga Seminar at Mga Kaganapan sa Negosyo

by Rob Hard

Mga Tip para sa Pagdaragdag ng iyong Kaganapan sa Pagdating sa Korporasyon

Ang pinakamahalagang hakbang upang mapagtagumpayan ang mga takot tungkol sa kawalan ng pagdalo sa isang kaganapan o upang madagdagan ang listahan ng RSVP ay upang makilala na ang mga tao ay talagang nagugustuhan na dumalo sa mga mahusay na naisakatuparan na mga seminar at iba pang mga kaganapan. Sa pamamagitan ng pagdalo sa mga pulong sa negosyo, ang kalahok ay makakakuha ng pagkakataon upang matuto ng bagong impormasyon at makipag-ugnay sa mga kapantay at lider sa kanilang larangan. Ngunit ang pinakamatagumpay na pagpupulong ay lampas sa mga keynote at may nakasisindak na mga presentasyon ng star-studded; gumawa sila ng isang mainit at friendly na kapaligiran para sa lahat-na kung saan ay ginagawang mas kasiya-siya ang mga ito. Narito kung paano mo maaaring planuhin ang isang kasiya-siya na pangyayari sa negosyo na makakaakit ng isang mahusay na turnout.

01 - Lumikha ng isang Mahusay na Agenda

Sa sandaling naiintindihan ng mga host na ang mga bisita ay nagugustuhan na dumalo sa mga kaganapan, mahalaga na lumikha ng isang programa na nagkakahalaga ng pagdalo. Ang pakay ay dapat na nakatutok sa isang solong tema na hindi mapuspos ang mga dadalo ngunit dapat magkaroon ng sapat na pagkakaiba-iba upang mapanatili ang interes ng mga dadalo. Halimbawa, isinasaalang-alang ng iskedyul ng kalahating araw na iskedyul ng pantas-aral ang mga pangangailangan ng mga dadalo sa pagkain mula sa pagkain hanggang sa mga pahayag sa mga presentasyon:

8:00 ng umaga at almusal
8:45 am Maligayang pagdating Mensahe
9:00 am Keynote Speaker
10:00 am Break
10:15 am Panayam ng Panel
11:30 ng pagsasara ng mga Puna

02 - Maging Sensitibo sa Kalendaryo at Orasan

Sa kabila ng pinakamainam na adyenda, ang mga dadalo ng kaganapan ay may mga kagustuhan kung kailan nais nilang dumalo sa naturang mga programa at kapag hindi nila ito ginagawa. Sa ilang mga pana-panahong mga industriya, minsan ito ay isang bagay na hindi rin maaaring maging. Isaalang-alang ang mga sumusunod kapag nag-iiskedyul ng mga petsa at oras para sa iyong kaganapan:

Ang mga dumalo ay mas gusto ang mga iskedyul ng umaga para sa mga seminar
Ang mga dumalo ay nagnanais agad ng mga pangyayari sa pagpapahalaga pagkatapos ng trabaho
Ang mga Martes at Huwebes ay mga popular na araw ng pagpupulong
Iwasan ang paghawak ng mga pulong sa Biyernes kung maaari
Iwasan ang pag-iiskedyul ng mga pagpupulong sa mga pista opisyal at gabi ng mga pista opisyal
Maging sensitibo sa mga kinakailangan sa paglalakbay sa pagdalo para sa kaganapan

Ang pantay na mahalaga ay ang pagtatag ng isang reputasyon para sa simula sa oras at pagtatapos sa oras - lalo na para sa taunang o paulit-ulit na mga kaganapan.

03 - Kilalanin ang isang Natatanging at Convenient Lokasyon

Karamihan sa mga pulong sa negosyo ay gaganapin sa mga hotel at ang uri ng lugar na iyon sa at ng kanyang sarili ay hindi kakaiba. Maaari mong piliing masira ang amag at maghanap ng isang mahusay na lugar na hindi pang-hotel o maaari mong makilala na ang lahat ng mga hotel ay hindi nilikha pantay at makahanap ng isang mahusay na hotel. Ang pangunahing punto dito ay upang pumili ng isang lokasyon kung saan gusto ng iyong mga panauhin. Pagkatapos ng lahat, sila ay gumawa ng isang detour mula sa kanilang mga gawain at nais upang tamasahin ang mga kaganapan. Isaalang-alang ang mga sumusunod na kadahilanan:

Pumili ng isang lugar na malapit sa karamihan ng mga dadalo
Pumili ng isang lugar kung saan ang mga dadalo ay magsaya sa kanilang sarili
Pumili ng isang lugar na nakaranas sa pagho-host ng mga katulad na kaganapan

Para sa higit pang mga tip sa pagpili ng isang lugar, siguraduhin na tingnan ang Isang Gabay sa Planner ng Kaganapan sa Lugar ng Pagpaplano .

04 - Magtipon ng isang Nararapat na Listahan ng Bisita

Ang matagumpay na pagpupulong ay may isang partikular na paksa o mensahe at target na madla para sa mensaheng iyon. Mahalaga na mag-compile ng isang listahan ng panauhin na kasama ang naaangkop na mga dadalo, kahit na sila ay niraranggo ayon sa pagkakasunud-sunod ng kahalagahan. Kadalasan, ang mga nagho-host ay magtipon ng isang master list ng mga prospective na bisita para lamang buksan ang pulong sa masa. Ito ay gagana lamang kung sinusubukan mong punan ang mga upuan batay sa mga laro ng numero.

Ang isang pulong ng negosyo, kumperensya, o pantas-aral ay hindi dapat tingnan bilang isang direktang pagsisikap sa mail na may 1-3% RSVP na mga rate. Mas gusto ko ang mga kliyente na magtuturo upang makabuo ng mga tukoy na listahan ng mga targeted na dadalo - mga tao na talagang gusto nilang dumalo sa inaasahan na may RSVP na mga rate ng 50% o mas mahusay.

Isang huling pag-iisip tungkol sa mga dadalo: Subukan na anyayahan ang mga indibidwal na katulad na ranggo at karanasan sa pulong.

05 - Mag-imbita, Mag-imbita, Mag-imbita!

Ang isa sa mga susi sa pagkamit ng mahusay na pagdalo sa iyong kaganapan ay sa pamamagitan ng pag-imbita ng mga tao ng maaga at pagsunod. Nangangahulugan ito ng pagpapadala ng mga paalala sa mga taong walang RSVPed at kumpirmasyon sa mga may. Ang pagpapadala ng isang paalala ng kaganapan bago ang kaganapan sa nakumpirma na mga bisita ay hindi pangkaraniwang isang masamang ideya alinman.

Mahalaga na makabuo ng kaguluhan sa paligid ng kaganapan. Ang mga tradisyunal na naka-print na imbitasyon ay angkop, ngunit ito ay nagiging pamantayan upang tumingin din sa email at kahit social media depende sa iyong madla. Subukan ang diskarte na ito:

Banggitin ang kaganapan sa mga bisita na kilala mo nang personal o sa iyong koponan bago magpadala ng mga paanyaya.
Magpadala ng isang i- save ang petsa ng maaga sa proseso ng pagpaplano (papel o electronic).
Magpadala ng isang detalyadong paanyaya, kabilang ang highlight ng agenda (papel o electronic) na may kahilingan sa RSVP.
Ipasa muli ang detalyadong paanyayang may personalized na tala sa mga personal na kaibigan o mga kakilala (electronic). *
Sundin ang mga nakumpirmang bisita ng isa hanggang dalawang araw bago ang naka-iskedyul na kaganapan (electronic o sa telepono).

* Maaari mo ring piliing pormal na tawagan ang mga bisita at pahabain ang personal na imbitasyon sa kaganapan.

06 - Huwag Panghihinayang ang Kapangyarihan ng Mga Personal na Imbitasyon

Ang isang pisikal na paanyaya - maging naka-print o elektroniko- ay maganda, ngunit hindi ito dapat ituring bilang isang kapalit para sa isang personal na pinalawig na imbitasyon sa mga kaibigan, kasamahan, o kakilala (maliban kung, siyempre, ikaw ay nagpaplano ng isang malaking simposyum o kombensyon na may 500 o higit pang mga dadalo). Ito ang hakbang na gumagawa ng maraming host na sumisira ... hindi nila nais na kunin ang telepono, ngunit maaaring ibig sabihin nito ang pagkakaiba sa pagitan ng mataas na mga rate ng RSVP (na may mababang mga rate ng walang palabas) at mas mababa kaysa sa perpektong turn out.

Para sa ilang mga pangyayari, makatutulong na ibahagi ang responsibilidad na ito. Ang listahan ng bisita ng isang kaganapan ay madalas na naipon mula sa mga listahan ng contact na pinapanatili ng iba't ibang mga indibidwal, at ang mga indibidwal na may pinakamalapit na relasyon sa mga inanyayahan ay dapat na pahabain ang isang direktang imbitasyon sa kanilang sariling mga bisita.

07 - Magtatag ng isang Reputasyon para sa Paghahatid ng Mga Magaling na Programa

Ang bawat isa ay dumalo sa mga magagandang kumperensya at masamang komperensiya. Totoo rin ang mga seminar at iba pang mga pangyayari sa pagpapahalaga. Mabuti para sa mga tagaplano ng kaganapan, mas madalas na tinatamasa ng mga tao ang mga pulong na dumalo sa kanila.

Ang susi dito ay upang matulungan ang iyong kliyente na magtatag ng isang reputasyon para sa paghahatid ng mga mahusay na mga programa sa negosyo. Simple na maaaring mukhang, kung ang isang tao ay masaya na dumalo sa iyong huling kaganapan, siya ay mas malamang na dumalo sa mga program sa hinaharap - at posibleng magdala ng isang kaibigan o kasamahan.

08 - Ipadala Sundin ang Mga Komunikasyon at Mga Pinasasalamatan

Dahil dumadalo ang mga tao sa mga pulong upang makalikom ng bagong impormasyon, maraming mga dumalo ang nagpapasalamat sa pagtanggap ng karagdagang mga handout at mga materyales na maaaring isinangguni ng mga presenter at iba pang mga tao sa loob ng iyong samahan. Ang follow-up ay isang mahusay na pagkakataon upang ibahagi ang impormasyong iyon at pahabain ang mga mensahe ng pasasalamat sa mga dumalo sa kaganapan.

Ang tala ng pasasalamat at pag-follow up ng komunikasyon ay isang bagay na madalas na binabalewala ng maraming organisasyon, ngunit yaong hindi umani ng mga benepisyo.