Mga mahahalagang payo sa pagpaplano ng kaganapan upang maiwasan ang nakapipinsalang espesyal na kaganapan
Ngunit pagdating sa pagpaplano ng kaganapan, isang may kakayahang tagapangasiwa ng kaganapan ay laging tumingin upang pagaanin ang Batas ni Murphy sa pamamagitan ng pagkilala sa potensyal para sa mga bagay na magpatuloy at magplano nang naaayon.
Bilang tagapangasiwa ng kaganapan, responsibilidad mo na tiyakin na ang mga espesyal na okasyon ng iyong kliyente ay tumatakbo nang maayos at may kaunting mga hitches na posible.
Sa tunay na mundo ay hindi magagawa upang masakop ang bawat posibilidad, ngunit sa pinakakaunting babala dapat mong malaman ang mga kritikal na pagkakamali sa pagpaplano ng kaganapan na dapat iwasan ng tagapangasiwa ng kaganapan.
Ang paunang natutunan ay nakatuon, kaya hayaan nating hulihin ang limang mahahalagang tip na maaaring makatulong sa iyo na maiwasan ang isang hindi mapapahamak na sakuna sa iyong susunod na nakaplanong kaganapan.
- Masamang komunikasyon - marahil ito ay ang pinaka karaniwang pagkakamali na ginawa ng mga walang karanasan na tagaplano ng kaganapan at isa na iiwasan sa lahat ng mga gastos. Ang masamang komunikasyon (tulad ng sa miscommunication o walang komunikasyon) ay maaaring mag-spell kalamidad. Ang masamang komunikasyon ay kadalasang resulta ng kakulangan ng pansin sa detalye, lalo na pagdating sa checklist ng iyong kaganapan. Lubos na mahalaga na makipag-usap ka nang epektibo sa iyong panloob na pangkat ng kaganapan at sa iyong mga supplier. Bagaman hindi mo nais na makilala ang lahat, kailangan mong malaman kung sino ang gagawin at kung kailan upang matiyak na alam ng lahat ng kasangkot ang inaasahan sa kanila at pinapanatili ang kanilang itinakdang takdang oras.
- Mahina o nawawalang pagbubukas ng contingency - mayroong isang magandang pagkakataon na ang hindi bababa sa ilang mga bagay ay magkamali sa mga araw at oras na humahantong sa iyong kaganapan. Mas masahol pa, ang ilang bagay ay malamang na magkamali sa panahon ng iyong espesyal na pangyayari. Iyan ay normal at inaasahan. Ang isang propesyonal na tagaplano ng kaganapan ay nag-iisip nang maaga, tinutukoy kung ano ang maaaring magkamali, at may isang magandang plano ng contingency sa lugar. Halimbawa, paano kung ang iyong sistema ng pagpaparehistro ay malfunctions sa araw ng kaganapan? Paano kung nawalan ka ng pagkain dahil lumilitaw ang mga dagdag na tao? Paano kung ang iyong pangunahing tagapagsalita ay hindi lumitaw o dumating huli? Kung may nangyari sa alinman sa mga bagay na ito, magagawa mo bang makayanan? Sa ibang salita, magkakaroon ka ba ng plano B?
- Hindi sapat na transportasyon - natitiyak mo ba na ang transportasyon na iyong naorganisa upang makakuha ng mga delegado at presenters sa at mula sa iyong kaganapan ay sapat? Mag-check in sa mga linggo na humahantong sa iyong kaganapan, at sa araw ng kaganapan, na ang lahat ng mga kinakailangan sa transportasyon ay sapat na natutugunan. Kailangan mong mag-isip sa mga tuntunin ng hindi mangyayari. Ano ang mangyayari kung ang isang sasakyan ay masira sa umaga ng iyong pangyayari? Mayroon ka bang alternatibong transportasyon na magagamit mo?
- Kakulangan ng malinaw na signage - Wala nang mas nakakabigo para sa mga pumapasok sa isang espesyal na pangyayari kaysa sa nalilito tungkol sa kung saan gaganapin ang susunod na pagtatanghal. Iwasan ito sa pamamagitan ng pagtiyak na nagpapakita ka ng sapat na signage na madaling basahin at maunawaan. Mas mahusay na pumunta sa dagat at magkaroon ng masyadong maraming signage kaysa sa mga dadalo sa panganib na nawala at patuloy na humihingi ng mga direksyon.
- Kakulangan ng mga tauhan sa kamay - sa araw ng iyong espesyal na kaganapan ay malamang na ikaw ay pakikitungo sa isang malaking bilang ng mga dadalo. Huwag kang magkamali sa pag-asa sa isa o dalawang tao upang harapin ang mga tanong o alalahanin ng mga delegado. Siguraduhing mayroon kang magandang bilang ng mga dadalo at, higit sa lahat, tiyakin na sa pagitan ng iyong koponan sa pagpaplano ng kaganapan at mga tauhan na ibinibigay ng mga vendor, sapat na staff mo ang iyong kaganapan.
Bilang karagdagan sa pag-iisip at pagpaplano nang maaga tungkol sa kung ano ang maaaring magkamali, upang masiguro ang isang makinis at matagumpay na kaganapan ang pinakamahusay na patakaran ay palaging upang suriin at i-double check.