Kung ang iyong negosyo ay may isang nananagot na plano, ang pagbabayad ng ilang mga gastos sa negosyo ay hindi maaaring pabuwisan sa empleyado. Kung ang iyong negosyo ay hindi sumunod sa mga iniaatas ng IRS para sa isang nananagot na plano, ang mga pagbabayad na ito ay maaaring pabuwisan sa empleyado, at ang pagpigil sa mga buwis sa pederal na kita at mga buwis sa payroll ay dapat gawin sa mga pagbabayad na ito.
Bilang karagdagan, ikaw bilang ang employer ay dapat mag-ulat ng mga pagbabayad na ito sa form ng W -2 ng empleyado.
Ang mga plano sa pananagutan ay maaaring kabilang ang pagsasauli ng nagugol para sa isang bilang ng iba't ibang gastos sa empleyado, kabilang ang:
- Mga gastos sa paglalakbay sa empleyado, kabilang ang mga pagkain at aliwan,
- Pagbili ng mga tool at kagamitan, at
- Mga gastos sa bahay ng empleyado ng empleyado.
Dapat ding isama ng nananagot na plano ang isang pamamaraan na nangangailangan ng mga empleyado na ibalik ang mga sobrang pagbabayad (mga sobra sa mga pinahihintulutang halaga) sa employer. Kung ang isang tagapag-empleyo ay nagtatatag at nagpapanatili ng isang nananagot na plano, ang mga gastusin sa paglalakbay sa empleyado ay hindi kailangang tratuhin bilang kita na maaaring pabuwisin.
Mga Pinahihintulutang Plano sa Pagpapatupad
Upang maisaalang-alang ang isang "nananagot na plano" ng IRS, dapat isama ng iyong pag-aayos ang LAHAT ng mga sumusunod:
- Ang mga gastusin ay dapat magkaroon ng koneksyon sa negosyo ; iyon ay, dapat na sila ay binayaran o natamo habang nagsasagawa ng mga serbisyo bilang empleyado.
- Ang empleyado ay dapat sapat na account sa employer para sa mga gastos sa loob ng isang makatwirang oras. Kailangan mong hilingin sa mga empleyado na magbigay sa iyo ng detalyadong impormasyon tungkol sa mga gastos na ito, kabilang ang petsa, oras, lugar, halaga, at layunin ng negosyo para sa gastos.
- Dapat mong hingin ang empleyado na bumalik ang mga sobrang pagbabayad sa loob ng isang makatwirang at tiyak na tagal ng panahon, depende sa mga pangyayari
Kung ang lahat ng tatlong mga iniaatas ay hindi natutugunan, ang plano ay tinutukoy ng IRS na hindi nananagot, at ang anumang gastos na ibinayad sa empleyado ng iyong negosyo ay maaaring pabuwisan sa empleyado.
Labis na Pagbabayad
Ang sobrang pagbabayad ay ang pagbabayad ng mas malaki kaysa sa mga pinapahintulutang halaga. Kung ang empleyado ay hindi nagbabalik ng sobrang reimbursement sa loob ng makatwirang panahon, ang mga labis na halaga ay maaaring pabuwisan sa empleyado. Ang pinakakaraniwang pangyayari ay isang kaso kung saan binibigyan mo ng isang empleyado ang isang advance bago siya umalis para sa isang biyahe, at ang kanyang mga gastos sa panahon ng biyahe ay mas mababa kaysa sa halaga na advanced.
Ang isang makatwirang tagal ng panahon para sa isang pagbabalik ng sobrang pagbabayad ay tinutukoy ng IRS bilang, halimbawa:
- Isang pautang na natanggap sa loob ng 30 araw mula sa oras ng gastos
- Ang empleyado ay nagbibigay ng isang sapat na account ng mga gastos sa loob ng 60 araw pagkatapos na sila ay binayaran o natamo.
- Ang empleyado ay nagbabalik ng anumang labis na pagbabayad sa loob ng 120 araw pagkatapos na mabayaran o matamo.
- Ang empleyado ay binibigyan ng isang pahayag (hindi bababa sa quarterly) na kahilingan na bumalik o sapat na accounting para sa natitirang mga advances, at ang empleyado ay sumusunod sa loob ng 120 araw pagkatapos matanggap ang pahayag.
Pagsusumite ng isang Accountable Plan sa IRS
Hindi, walang kinakailangan na magsumite ka ng nakasulat na plano sa IRS. Ngunit dapat mong patunayan na iyong tinukoy ang iyong mga kinakailangan para sa pagbabayad ng mga empleyado para sa mga gastusin. Kakailanganin mo ng isang bagay sa pamamagitan ng pagsulat upang ipakita ang IRS na nauunawaan mo kung ano ang isang nananagot na plano at na iyong pinapatakbo ang iyong negosyo sa mga kinakailangan.
Una, kailangan mong ilagay ang mga iniaatas na ito sa pagsulat, bilang bahagi ng iyong patakaran sa empleyado at mga pamamaraan sa pag-aaral.
Ikalawa, dapat mong idokumento ang lahat ng mga transaksyon sa mga empleyado para sa kanilang mga pagsasauli ng mga gastusin, na pinapanatili ang mga tala upang maipakita na sinunod ang lahat ng mga iniaatas ng nananagot na plano.
Nakakaapekto sa Plano ng Pananagutan at Mga Buwis sa Negosyo
Kung ang mga gastos na ito ay ginawa sa loob ng isang nananagot na plano ay hindi direktang nakakaapekto sa iyong kakayahang ibawas ang mga gastos na ito sa iyong tax return ng negosyo. Ngunit kailangan mo pa ring magbigay ng sapat na dokumentasyon upang patunayan ang mga gastos na ito ay kaugnay sa negosyo.
Para sa mga pagbabayad sa paglalakbay, halimbawa, maaari mong bawasin ang gastos sa naaangkop na linya sa iyong tax return ng negosyo. Halimbawa, para sa mga gastusin sa pagkain at aliwan, gamitin ang line 24b ng Iskedyul C (para sa mga nag-iisang proprietor o single-member LLC.)