Ang Pederal na Batas ay Nagtatakda na Panatilihin Mo ang mga Rekord ng Paycheck at Ibang Dokumentasyon
Anong Mga Rekord sa Paycheck ang Kinakailangang Panatiliin ng mga May-employer?
Karaniwan mong pinapanatili ang karamihan sa mga rekord na kinakailangan ng batas sa panahon ng paggawa ng negosyo, kaya ang pagsunod ay hindi dapat magkano sa paraan ng dagdag na mga hakbang o trabaho.
Repasuhin ang mga rekord na kailangan mo upang matiyak na ikaw ay nasa linya ng IRS at FLSA requirements.
Ang mga rekord ay maaaring mapanatili sa anumang anyo, kasama ang elektronikong paraan. Ang mga sumusunod ay dapat itago para sa lahat ng mga empleyado na di-exempted at mga sakop ng mga minimum na pasahod na kinakailangan:
- Personal na impormasyon, kabilang ang pangalan ng empleyado, address ng tahanan, trabaho, kasarian at petsa ng kapanganakan kung siya ay wala pang 19 taong gulang
- Ang oras at araw kapag nagsimula ang kanyang workweek
- Kabuuang oras ang nagtrabaho sa bawat araw ng trabaho at bawat workweek
- Kabuuang araw-araw o lingguhang tuwid na oras na kita
- Regular na oras-rate na bayad para sa anumang linggo kapag nagtrabaho ang overtime
- Kabuuang overtime pay para sa workweek
- Kabuuang sahod na binabayaran sa bawat panahon ng pay
- Petsa ng pagbabayad at sakop na panahon.
Ang mga di-exempted na empleyado ay dapat bayaran ng hindi bababa sa minimum na pasahod at makatanggap ng overtime para sa anumang oras na nagtrabaho ng higit sa 40 sa isang linggo. Ang isang empleyado ay maaaring exempt kung siya ay binabayaran ng hindi bababa sa $ 455 sa isang linggo sa isang batayan ng suweldo at kung siya ay gumaganap ng ilang mga tungkulin sa trabaho, karaniwang administratibo, ehekutibo o pamamahala.
Ang pay-time na suweldo ay ang nakuha sa unang 40 oras sa isang workweek.
Ang mga rekord na kinakailangan para sa mga exempt na empleyado ay naiiba mula sa mga para sa mga di-exempt na manggagawa, at ang mga espesyal na impormasyon ay kinakailangan para sa mga empleyado ng sambahayan, para sa mga empleyado na nagtatrabaho sa ilalim ng hindi karaniwang mga pagsasaayos sa pagbabayad, para sa mga empleyado kung kanino ang pangaserahan o iba pang mga pasilidad ay ibinigay.
Kung ang isa sa iyong mga manggagawa ay nabibilang sa mga kategoryang ito, kumunsulta sa isang abugado.
Mga Form na Dapat Mong Panatilihing
Bilang karagdagan sa mga talaan ng paycheck, dapat kang magtabi ng ilang iba pang mga dokumento sa file para sa bawat empleyado.
- Isang nilagdaang kopya ng kanyang W-4 form na nagpapakita ng federal na pagbabawal. Ang form na ito ay maaaring mabago nang maraming beses upang tiyaking pinapanatili mo ang pinakabagong form sa itaas.
- Ang isang kopya ng anumang form na kung saan ang isang empleyado ay may awtorisasyon sa pagbawas ng bayad, kabilang ang mga benepisyo at mga espesyal na donasyon tulad ng United Way o iba pang mga kawanggawa
- Isang kopya ng orihinal na form ng application ng empleyado at anumang mga sumusuportang dokumento, tulad ng isang resume o transcript.
- Mga rekord sa mga pagbabago sa mga antas ng pay, kabilang ang mga pag-promote o demograpiko, at ang mga dahilan para sa mga pagkilos na ito.
Ano ang Pinakamahusay na Paraan Upang Panatilihin ang mga Paycheck Records?
Mga talaan ng paycheck, kabilang ang mga nakadokumento sa lahat ng oras na nagtrabaho, mga pagbabago sa katayuan ng pay at mga rate ng bayad, ay dapat itago sa isang hiwalay na file.
Dapat mo ring panatilihin ang mga rekord ng lahat ng mga pagbabagong ginawa sa empleyado sa pagbabayad at mga benepisyo, kabilang ang mga pahintulot ng empleyado. Dapat kang magkaroon ng nakasulat na pahintulot sa file para sa anumang pagbabawas mula sa bayad ng empleyado maliban sa mga buwis at garantiya ng FICA .
Si Susan Heathfield, eksperto sa human resources, ay may mas detalyadong impormasyon kung ano ang dapat itago sa file ng tauhan ng empleyado.
Sino ang Pinahihintulutang Makita ang Mga Rekord ng Empleyado?
Karamihan sa mga negosyo ay nagpapanatili ng mga talaan ng empleyado sa isang pinaghihigpitan na lugar at pinahihintulutan lamang ang mga indibidwal na maaaring makakita ng mga rekord dahil sa kanilang ranggo o posisyon. Ang mga rekord ng empleyado ay hindi dapat alisin mula sa talaan ng kuwarto. Kung mayroon kang higit sa ilang mga empleyado, maaaring gusto mong mag-set up ng isang tauhan ng patakaran sa pag-access ng file upang malaman ng mga empleyado ng human resources kung paano tumugon sa mga kahilingan.
- Dapat pahintulutan ang mga empleyado na makita ang kanilang sariling mga talaan. Baka gusto mong magkaroon ng isang tao na manatili sa kuwarto sa isang empleyado habang tinitingnan niya ang kanyang sariling rekord.
- Italaga kung aling mga empleyado ng kumpanya ang makakakita ng mga talaan ng empleyado. Ang pag-access ay karaniwang limitado sa mga empleyado sa departamento ng human resources at mga tagapamahala at mga executive sa isang antas.
- Maaaring pahintulutan ang iba't ibang pederal at pang-estado na pag-access sa mga talaan ng empleyado para sa mga layunin ng pag-awdit. Maaari kang humiling ng isang warrant bago pinapayagan ang isang auditor access sa mga talaan ng empleyado.
- Ang mga abogado na kumakatawan sa mga empleyado sa mga lawsuits ay maaaring bibigyan ng access sa ilang partikular na mga kaso. Ang opisyal ng mataas na antas o ang abugado ng kumpanya ay dapat mapatunayan ang kahilingan ng abogado bago pinahintulutan ang mga tala na matingnan.