Paano kung isinasaalang-alang mo ang iyong sarili na sobrang nakaayos at nagamit mo na ang isang checklist kapag nagpaplano ng isang kaganapan, ngunit nakatagpo ng mga sitwasyon kung saan napagtanto mo (huli na) na nabigo kang magkaroon ng ilang mahalagang detalye. Saan ka nagkamali?
Ang bawat kaganapan ay nangangailangan ng checklist sa pagpaplano ng kaganapan na dinisenyo na may partikular na pangyayari sa isip at iniayon sa mga indibidwal na detalye ng kaganapan. Kaya ang bawat checklist sa pagpaplano ng kaganapan ay iba. Gayunpaman, mayroong limang bagay na kailangan mo sa checklist sa pagpaplano ng iyong kaganapan, hindi alintana kung nagpaplano ka ng isang maliit na kaarawan ng kaarawan o isang malaking function ng korporasyon.
Mag-sign Kontrata ng Kaganapan
Maaaring halata ito, ngunit siguraduhin na mag-sign ka - at makatanggap ng mga naka-sign na kopya bilang kabayaran - lahat ng mga kontrata na kailangan mo para sa iyong kaganapan. Kabilang dito ang mga kontrata ng kaganapan sa client, venue, vendor, hotel, entertainment, atbp. Ang isang firm na pagkakamay ay isang magandang paraan upang magsagawa ng negosyo ngunit hindi ang paraan upang ma-secure ang pagkuha ng anumang mga vendor at hindi ang paraan upang gumawa ng trabaho para sa isang kliyente .
Kumuha ng lahat ng bagay sa pamamagitan ng pagsulat at huwag gumawa ng anumang trabaho o gumastos ng barya sa pagpaplano ng iyong kaganapan hanggang ang lahat ng mga papeles ay naka-sign at naihatid. Kung ikaw ay isang tagaplano ng kaganapan na nangangailangan ng isang kontrata ng kaganapan para sa iyong mga serbisyo sa kaganapan, mag-click dito.
Kumpirmahin ang Petsa at Oras ng Kaganapan
Malalim ka sa tuhod sa mga yugto ng pagpaplano para sa kaganapang ito.
Paano posibleng makuha ng sinuman ang petsa? Ang mga vendor ay madalas na may iba pang negosyo na nanggagaling. Ang mga kliyente ay maaaring sumang-ayon sa isang petsa at oras para sa kaganapan at pagkatapos ay kalimutan na ipaalam sa iyo ang pagbabago sa mga plano. Bago ka magsimula sa pagpaplano ng iyong kaganapan, double check ang petsa at ang oras ng pagsisimula at tapusin at makuha ang mga ito sa pamamagitan ng pagsulat kaya ang lahat ay nasa parehong pahina.
Pag-upa ng Karagdagang Tulong
Huwag maliitin ang halaga ng pagkakaroon ng karagdagang tulong sa araw ng iyong kaganapan. Mayroong palaging isang bagay na kailangan tending at karamihan sa mga tagaplano ng kaganapan ay masyadong abala sa pagtakbo ng kaganapan upang italaga ang kanilang pansin sa mga sitwasyon na lumabas. Ang pag-hire ng karagdagang tulong ay isang mahalagang hakbang na madalas na napapansin hangga't maaari ay huli na upang mag-hire ng pinakamahusay na kawani ng kaganapan para sa trabaho sa kamay. Huwag tumira para sa mga tira pagdating sa pagkuha ng kawani ng kaganapan. Ilagay ang item na ito sa iyong checklist ng kaganapan at i-secure ang pinakamahusay na sinanay na kawani sa karanasan na kailangan mo na naaangkop sa iyong badyet sa kaganapan.
Magsagawa ng Site Walk-Through
Walang nakukumpara sa pag-iisip ng isang bagay sa iyong isip na medyo nakakaranas ng ito nang una. Ang pagsasagawa ng walk-through ng site ng kaganapan sa iyong kliyente at vendor ay isang kritikal na hakbang sa proseso ng pagpaplano ng kaganapan.
Nagbibigay ito ng pagkakataon na magtanong, harapin ang mga alalahanin, at makipagkasundo sa set-up, palamuti, paglalagay ng pagpaparehistro, at pangkalahatang daloy ng kaganapan. Kadalasan, kahit na sa tingin natin ay malinaw na nakikipag-usap tayo, ang ating pangitain ng isang bagay ay naiiba sa kung ano ang nakikita ng ibang tao batay sa ating paglalarawan. Maglakad-lakad ng pisikal na puwang sa panahon ng mga yugto ng pagpaplano upang walang mga sorpresa sa araw ng kaganapan.
Isama ang Mga Paalala upang Subaybayan
Sa perpektong mundo, ang pagsasabi sa isang tao ay sapat na upang matiyak na ang trabaho ay magaganap. Sa kasamaang palad, ang tunay na nagtatrabaho mundo ay hindi gumagana na paraan o hindi bababa sa hindi ang negosyo ng pagpaplano ng kaganapan. Sa napakaraming mga detalye upang pamahalaan at maraming manlalaro na kasangkot sa iba't ibang yugto ng kaganapan, madali para sa isang bagay na mawala.
Kaya, kapag binuo mo ang checklist sa pagpaplano ng kaganapan upang panatilihing ka organisado at nasa iskedyul, isama ang mga paalala para sa ilang follow-up. Halimbawa, kung nagsalita ka sa tagapagtustos tungkol sa mga ideya sa menu, isama ang isang item sa iyong checklist sa pagpaplano ng kaganapan na nagbabasa, "Sumunod sa tagapagtustos sa iminungkahing menu" at "Iskedyul ng pagtikim sa tagapagtustos." Sa pagpaplano ng kaganapan, walang tulad ng bagay na nagkukumpirma ng isang bagay na masyadong maraming beses.