Ang mga Vendor sa Pagpaplano ng Partido Dapat Malaman ng Kaganapan sa Pro

by Rob Hard

Ang pinakamahusay na tagaplano ng kaganapan ay mananatili sa kasalukuyan sa mga naka-istilong venue ng kaganapan sa kanilang lugar mula sa mga hotel sa mga resort sa mga restawran . Pinakamahalaga, nagtatatag sila ng mabuti, kahit na ang mga pakikipag-ugnayan sa pakikipagtulungan sa pamamahala ng mga benta at pagtutustos ng pagkain sa mga lugar na pareho ay makakatulong sa paggawa o pagbuwag ng isang kaganapan. Ang mga relasyon na iyon ay patunayan din ang mahalaga para sa mga pangyayari sa hinaharap at sana ay gagawin mo ang iyong trabaho ng mas madali ang paghahatid ng isang mahusay na kaganapan.

Sa parehong ugat, ang bawat tagaplano ng kaganapan (kung independiyente o tinanggap bilang isang tagaplano ng pulong sa isang samahan) ay dapat magkaroon ng isang personal na network ng negosyo ng mga pinagkakatiwalaang mga vendor ng kaganapan at mga supplier na maaaring bayaran para sa iba't ibang mga kaganapan.

Hindi lamang na ang network na pinutol sa oras na nakatuon sa paghahanap para sa mga kontratista, ngunit ang kaganapan tagaplano ay may natutunan kung paano gumagana sa mga kumpanya at mga indibidwal upang makuha ang pinakamahusay na serbisyo para sa kanilang mga kliyente. Sa wakas, ang networking ay hindi kapani-paniwalang mahalaga sa mga pulong at mga kaganapan sa industriya.

Pagdating sa mga sanggunian, ang iyong network (o kakulangan nito) ay maaaring mangahulugan ng pagkakaiba sa pagitan ng pag-landing ng trabaho at pagmamasid nito sa kumpetisyon. Narito ang mga vendor ng serbisyo sa kaganapan, mga supplier, at mga kontratista ang dapat magkaroon ng bawat mahuhusay na tagaplano ng kaganapan sa kanilang network.

01 - Destination Management Company (DMC)

Ang isang kumpanya ng pamamahala ng patutunguhan (DMC) ay maaaring lumitaw sa ibabaw upang maging isang katunggali sa isang lokal na tagaplano ng kaganapan, na itinutuon nito sa pagpapanatili ng mga relasyon sa lahat ng mga lokal na lugar at mga serbisyo ng mabuting pakikitungo, ngunit sa katotohanan, maaari silang maging mahusay na mga kasosyo para sa mga tagaplano ng kaganapan.

Kapag nagpaplano ng mga kaganapan sa labas ng bayan o sa labas ng iyong lugar ng kadalubhasaan, ang isang mahusay na DMC ay maaaring maging iyong pinakamatalik na kaibigan at pinakamalapit na kaalyado. Ang kanilang relasyon at malawak na kaalaman sa lokal ay madalas na sumasaklaw sa lahat ng aspeto ng pagpaplano ng kaganapan. Ang mga DMC ay kadalasang tinanggap upang matulungan ang plano at isagawa ang lahat ng aktibidad sa labas at gabi.

02 - Konsulta sa Komunikasyon

Ang isang napakalaking halaga ng impormasyon ay dapat na ipaalam sa mga kliyente at mga bisita, ngunit maraming tagaplano ng kaganapan ay walang natatanging kasanayang gumawa ng lahat ng mga materyales sa komunikasyon tulad ng mga imbitasyon, mga agenda, mga materyales sa pagpupulong, atbp.

Ang isang consultant ng komunikasyon ay makakatulong na lumikha ng mga materyal ng template na sumusunod sa naaangkop na etiketa at mga format para sa bawat uri ng tool ng komunikasyon.

Paggawa gamit ang mga manunulat at mga graphic designer (o direktang magsagawa ng mga responsibilidad na ito), tiyakin ng taong ito na ang mga materyales ay nagsasama ng tema ng kaganapan, pagmemensahe, at mga pamantayan ng brand ng kliyente. Maaari silang makatulong sa aktwal na produksyon at pag-print ng mga materyales na ito.

03 - Stationery Designer

Ang mas kilalang-kilala ng isang kaganapan, ang higit na kakayahang umangkop sa estilo ng mga materyales sa papel na maaaring magamit. Ang mga lokal o online stationery shop ay may mga hindi kapani-paniwalang mga opsyon, at ang karamihan sa mga papeles ngayon ay maaaring ma-print sa paggamit ng isang inkjet printer na maaaring magdagdag ng ilang mga pagtitipid sa gastos.

Subukang magtrabaho kasama ang may-ari ng shop. Siya ay dapat na imbentaryo ng daan-daang mga estilo direkta sa shop (at may kakayahang mag-order ng mga pasadyang materyales kapag kinakailangan). Ang isang taga-disenyo ng stationery ay gumawa ng mga mungkahi at tulong sa mga salita at i-print ang iyong mga materyales pati na rin.

Mga Tip sa Kasunduan: Bilang karagdagan sa higit pang mga klasiko o tradisyunal na mga kagamitan at mga imbitasyon, tiyakin na ang imbentaryo ay kabilang ang iba pang mga natatanging mga pagpipilian pati na rin.

04 - Distributor ng Mga Produkto ng Pang-promosyon

Isa sa mga patakaran ng anumang kaganapan ay hindi kailanman ipaalam sa isang bisita na umuwi na walang dala. Hindi alintana kung nagpaplano ka ng pulong ng kliyente, seminar, kumperensya, trade show, trip na insentibo, o iba pa, isang bagay ay nananatiling pangkaraniwan: ang iyong mga bisita ay dapat tumanggap at kumuha ng isang may-katuturang item ng regalo.

Ang contact sa iyong mga pang-promosyong produkto ay dapat magbigay sa iyo ng access sa mga pangalan ng mga badge, notepad, panulat, lapis, damit, mga parangal, at anumang iba pang item na iyong o ang iyong kliyente ay maaaring maging interesado sa pagbibigay sa mga dumalo sa iyong programa.

Tip sa Regalo: Laging pinakamahusay na pumili ng mga regalo na nagpapakita ng imahe / brand ng hosting organization. Kung naaangkop, maaaring gusto mo ring magkaroon ng kakayahang mag-tatak ng ilang mga item sa logo ng kumpanya o asosasyon.

05 - Photographer

Ito ay isang item na badyet na nais ng maraming kliyente na iwasan, ngunit isang mahusay na photographer ay kukuha ng kakanyahan ng isang kaganapan o maraming araw na mga programa at bigyan ang mga bisita ng isang keepsake. Ang pagkakaroon ng ilang mahusay na photographer sa iyong network ay maaaring maging lubhang napakahalaga kapag ikaw ay tinanggap upang magplano ng isang mas personal na kaganapan tulad ng isang kasal.

Ang iyong litratista ay dapat ding magpanatili ng isang network ng mga mapagkukunan tulad ng produksyon ng video, A / V technician, at iba pang mga photographer. Ang photographer na sumasalamin sa teknikal na kadalubhasaan sa marketing savvy ay ang isa na gusto mo sa iyong network. Makakaunawa siya ng makatwirang sining at pang-negosyo para sa anumang kaganapan.

06 - Private Caterer

Hindi lahat ng kaganapan ay nagaganap sa isang hotel o restaurant kung saan ang mga serbisyo ng catering ay awtomatikong ibinibigay. Ang mga panloob na pagpupulong at mga pangyayari ay madalas na pinlano sa mga organisasyon mismo, at ang pagkain ay iniutos at inihatid. Ang ilan sa mga pinaka-natatanging lugar ng kaganapan tulad ng art gallery, mga palatandaan na gusali, o kahit na magagandang parke ay nangangailangan din ng mga pribadong serbisyo sa pagtutustos ng pagkain.

Ang isang may pagkain ay maaaring magkaroon ng kanyang sariling restaurant, pasilidad ng piging, o tindahan. Bilang karagdagan sa pag-aalok ng isang hanay ng mga item sa menu na apela sa pangkalahatang o etniko kainan karanasan, dapat siya ay nag-aalok ng hindi kapani-paniwala mga pagpipilian para sa almusal, tanghalian, break at / o hapunan.

07 - May-ari ng Wine Shop / Sommelier

Ang iyong tagapagkaloob ay malamang na mag-ingat sa mga pangangailangan ng bar para sa iyong kaganapan, ngunit ang isang kaganapan tagaplano ay magkakaroon ng kanyang sariling mga dahilan para sa pagsasama ng isang eksperto sa alak sa kanilang network.

Ang isang may-ari ng alak ay maaaring magbigay ng imbentaryo (para sa mga regalo o pagpapahalaga ng mga regalo) bilang isang direktang mapagkukunan para sa mga pribadong partido, ngunit mas mahalaga, ang sommelier na ito ay maaaring makatulong na turuan ang tagaplano tungkol sa alak.

Tip sa Alak: Para sa dagdag na bonus, magtrabaho ng isang direktang ugnayan sa may-ari ng alak na tindahan upang dalhin ang imbentaryo nang direkta sa iyong mga kliyente at isama ang isang personal na tala mula sa iyo.

08 - Chocolatier

Katulad ng isang tindahan ng alak, ang isang mahusay na chocolatier ay maaari talagang gumawa ng isang kaganapan tagaplano tumingin mabuti. Ang bawat tao'y nagmamahal ng gawa sa kamay na chocolate ganache at truffle.

Kung magagawa mo, magtrabaho kasama ang isang lokal na chocolatier na gumagamit ng lahat ng sariwang sangkap, ngunit mayroong maraming mga gourmet chocolate makers na direktang nagpapadala sa iyong kaganapan. Ang MarieBelle New York ay lumilikha ng magagandang ipinapakita na mga tsokolate.

Mga Tip sa Chocolate: Kung talagang gusto mong makakuha ng magarbong, isang mahusay na chocolatier ay maaaring magsama ng isang pasadyang imahe sa itaas ng mga tsokolate o kahit na lumikha ng isang chocolate iskultura o centerpiece. Hindi rin isang masamang ideya na tanungin ang iyong contact upang mapanatili ang iyong personal na mga business card sa shop para sa personalized na pagpapadala sa mga kliyente.

09 - Florist

Ang magagandang floral arrangement ay magdaragdag ng kulay, pagiging sopistikado, at halimuyak sa isang silid. Maraming mga kaganapan ay isama ang mga floral arrangement bilang bahagi ng palamuti ng kaganapan tulad ng tablepieces centerpieces.

Ang isang magandang magtitinda ng bulaklak ay nag-aalok ng iba't ibang mga ideya na tumutugon sa tema, kulay, at badyet para sa iyong kaganapan. Siya rin ang magpapayo kung aling mga bulaklak ang gagawing pinakamainam para sa tagal at temperatura ng iyong kaganapan (hal., Panlabas na mga kaganapan) at ang panahon.

10 - Supplier ng Paupahan ng Partido

Kahit na ang karamihan sa mga venue ay mananatiling direktang relasyon sa isang kompanya ng supply ng rental party, makatutulong sa mga tagaplano ng kaganapan na magkaroon ng kanilang sariling kaugnayan sa maaasahang tagapagkaloob ng rental party.

Ang isang mahusay na kaganapan ay maaaring isama ang anumang bilang ng mga item para sa mga dekorasyon, linens, sahig, ilaw, audio / visual na kagamitan, kagamitan sa pagluluto, babasagin, props, tents, atbp. Ang isang mahusay na party rental kumpanya ay mag-aalok ng lahat ng ito at higit pa. Ang iyong party rental supplier ay maaari ding maging isang mahusay na mapagkukunan upang makatulong sa brainstorm ang pinakamahusay na paraan upang suportahan ang tema ng iyong kaganapan.

11 - Convention and Visitors Bureau (CVB)

Ang kombensyon at bisita kawanihan (CVB) ay magbibigay ng mahalagang impormasyon tungkol sa destinasyon ng kaganapan, mga serbisyo, at mga pasilidad. Ang isang CVB ay magse-save ng oras at lakas para sa anumang tagaplano tagaplano kapag nangangailangan upang mag-research ng mga lokal na serbisyo. Nag-aalok din ang ilang CVBs ng mga tool sa online para sa mga tagaplano upang humiling ng impormasyon mula sa mga kalahok na hotel at iba pang mga serbisyo at lugar.

Ang CVB ay may pananagutan sa pagtataguyod ng lokal na patutunguhan at sa pangkalahatan ay maaaring magbigay ng impormasyon tungkol sa kasaysayan at mga natatanging katangian ng isang destinasyon. Ang mga tagaplano ng kaganapan ay dapat umabot sa CVB at mga kawani nito bilang isang mapagkukunan para sa detalyadong impormasyon tungkol sa lokal na paglalakbay at turismo.