Gumawa ng Maikling Ito ngunit Inimbitahan
Mim Carlson at Tori O'Neal-McElrath, mga may-akda ng Winning Grants, Hakbang sa Hakbang , ituro na dapat ang cover letter:
- ipakilala ang iyong organisasyon sa tamang tao;
- siguruhin ang funder na ang proyektong ito ay may suporta ng iyong board of directors ;
- at sabihin kung ano ang hinihingi mo ... kung magkano at para sa kung ano.
Kailan Mo Isama ang Sulat ng Cover?
Gumamit ng isang cover letter para sa mga panukala sa mga korporasyon at mga pundasyon, ngunit hindi para sa mga aplikasyon ng pederal o estado na grant. Gusto lamang ng mga pondong iyon ang hinihiling nila. Bihira silang humingi ng isang cover letter.
Mga Katangian ng isang Mahusay na Cover Letter
Ang iyong sulat na takip ay dapat na:
- maikling
- mabilis na makuha ang punto
- dapat hindi lamang ulitin ang impormasyon na nasa panukala
- dapat sabihin sa mambabasa kung gaano kahusay mong nauunawaan ang tagapondo at kung paano natutupad ng iyong tulong ang mga kinakailangan ng tagapagtustos
Si Beverly A. Browning, ang may-akda ng Grant Writing for Dummies , ay nagmumungkahi na isulat mo ang cover letter matapos mong makumpleto ang buong panukala, at kapag ikaw ay nasa mapanimdim na kalagayan. Sinabi ni Browning:
"Habang isinasaalang-alang mo ang iyong mahusay na tagumpay (ang hiling na pagpopondo), hayaan ang malikhaing, kanang bahagi ng iyong utak magpaapekto sa at ikonekta ang iyong mga damdamin ng tagumpay sa taong makakatulong na matupad ang iyong mga plano."
Pag-format ng iyong Cover Letter
Sundin ang mga pangunahing kaalaman na ito, at hindi ka maaaring magkamali:
- Gamitin ang letterhead ng iyong organisasyon. Ilagay ang parehong petsa sa cover letter na nasa nakumpletong application na grant. Iyon ay ang petsa na iyong ipapadala ang panukala ng grant sa tagapagbigay. Ang paggamit ng parehong petsa ay gumagawa ng lahat ng mga dokumento sa iyong pakete na pare-pareho.
- Para sa address sa loob (napupunta sa tuktok ng sulat) gamitin ang pangalan ng pundasyon o pang-ugnay na pangalan ng tao at pamagat, na sinusundan ng pangalan, address, lungsod, estado, at zip code ng pinagkukunan ng pagpopondo. I-double check ang impormasyong ito gamit ang isang tawag sa telepono o isang email. Ang ganitong impormasyon ay madalas na nagbabago, kaya siguraduhing mayroon kang kasalukuyang pangalan at tirahan. Gayundin, kapag nagsumite ka ng elektronikong application na grant , hindi mo maaaring malaman ang isang partikular na pangalan.
- Sa iyong pagbati, gamitin ang "Minamahal" kasama ang personal na pamagat (G., Ms, Mrs., Dr., Messrs., Atbp.), Na sinusundan ng huling pangalan. Mahalaga na matutugunan mo ang sulat sa isang partikular na tao. Tawagan ang pundasyon o opisina ng korporasyon upang matiyak na mayroon kang tamang tao at tamang pamagat. Ang mga detalye ay maaaring mukhang hindi mahalaga, ngunit mahalaga ito.
- Ang iyong unang talata ay dapat maikli at nakatuon. Ipakilala ang iyong samahan (legal na pangalan nito) at sabihin sa funder kung gaano karaming pera ang hinihiling mo at bakit. Isama ang isang pangungusap o dalawa tungkol sa kung ano ang ginagawa ng iyong samahan, at pagkatapos ay isama ang isang punto batay sa pananaliksik na nagpapakita na kailangan para sa kung ano ang ginagawa ng iyong organisasyon.
- Isulat ang isa o dalawa pang maikling parapo. Sabihin ang layunin ng iyong proyekto at kung paano ito naaangkop sa misyon ng tagapagtustos o mga priyoridad sa pagpopondo. Isama ang katotohanan na ganap na sinusuportahan ng iyong board of directors ang proyekto.
- Tapusin ang iyong sulat sa isang lagom na talata. Idagdag kung ano ang ibig sabihin ng pakikipagsosyo sa pagpopondo para sa target audience ng iyong proyekto. Maaari mo ring isama ang isang paanyaya para sa isang pagbisita sa site pati na rin.
- Gumamit ng pagsasara tulad ng "Taos-puso."
- Dapat na nilagdaan ng sulat ang ehekutibong direktor o ang pangulo ng lupon, o pareho. Sa ibaba ng lagda, i-type ang unang pangalan ng tagaparka, gitnang panimulang, huling pangalan, at pamagat ng trabaho. Bagaman dapat lagdaan ng ED o board president ang sulat, isama ang impormasyon ng contact para sa pinakamahusay na tao upang sagutin ang mga tanong sa dulo ng huling talata.
- Sa ilalim ng liham, isama ang salitang "ENCLOSURE" (sa lahat ng takip).
Gaano katagal Dapat Maging Sulat ng Sulat?
Iminumungkahi ng karamihan sa mga eksperto na limitahan mo ang iyong cover letter sa isang pahina na may tatlo o apat na mga talata. Dahil ang mambabasa ay may isang buong panukala upang mag-araro, ayaw mo siyang gumawa ng kawalang pasensya sa pamamagitan ng pagbasa ng isang mahabang sulat ng pabalat.
Maaaring mag-iba ang tono at mga detalye ng iyong cover letter depende sa kung inanyayahan ka upang magsumite ng isang buong panukala pagkatapos magpadala ng Letter of Inquiry (LOI) , o kung ang proyektong ito ay unang diskarte ng iyong organisasyon sa partikular na pundasyong ito.
Sample Cover Letter
Mary Smith, PhD
Program Officer
Foundation ng Komunidad
4321 Common Lane
Ang ilang mga Lungsod, YZ 55555
Mahal na Dr. Smith:
Hinihiling ng ilang Senior City Center ang isang grant na $ 50,000 para sa aming Senior Latino Community Outreach Pilot Project.
Bilang pinakamalaking sentro ng senior sa Anumang County, na naghahain ng higit sa 450 matatanda araw-araw, alam namin ang pagbabago ng mga demograpiko sa aming lugar ng serbisyo. At nakatuon kami na lumalaki at nag-aangkop sa aming center upang matugunan ang mga umuusbong na pangangailangan. Ang Senior Latino Community Outreach Pilot Project ay magpapahintulot sa amin na pilitin ang isang isang taon na pagsisikap upang matukoy kung ang aming sentro ay maaaring mabisa:
- magbigay ng komprehensibong pag-access sa mga serbisyong pangkalusugan at panlipunan sa mga nakatatanda sa mga Latino na komunidad na pinaglilingkuran ng aming sentro, at
- itaas at ganap na pagsamahin ang kasanayang pangkultura ng board, kawani, at mga boluntaryo ng ilang Senior City Center.
Ang aming board of directors ay masigasig tungkol sa program na ito at sabik na ilunsad ito upang maaari naming maging ang pinaka-napapabilang at kultural na karampatang sentro para sa mga nakatatanda sa lahat ng aming mga komunidad na nangangailangan ng mga serbisyong ito. Dapat namin makita sa dulo ng aming pilot taon na ang program na ito ay, sa katunayan, matagumpay, ang aming board ay nakatuon upang isama ang isang bahagi ng taunang gastos sa proyekto sa aming taunang badyet sa pagpapatakbo upang ang programa ay maging isang mahalagang bahagi ng aming mga pangunahing serbisyo .
Sa pamamagitan ng proyektong ito, ang Center ay magiging pangunahing pagsangguni na ibinigay ng Mga Accessory ng Latin na Kalusugan, Mga Pamilya ng Anumang County, at tatlong klinika ng komunidad sa loob ng labinlimang milya na radius ng aming sentro. Tatanggap din namin ang mga referral ng mga nakatatandang nagsasalita ng Espanyol mula sa anumang iba pang ahensiya ng komunidad sa aming agarang lugar ng serbisyo.
Salamat sa iyong pagsasaalang-alang sa aming kahilingan. Susunod ako sa iyo sa susunod na linggo upang sagutin ang anumang mga katanungan na maaaring mayroon ka, pati na rin upang malaman kung maaari kang makilala sa iyo upang talakayin ang mga merito ng aming panukala. Samantala, kung mayroon kang anumang mga katanungan, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnay sa Connie Jones, aming Director ng Pag-unlad, sa (555) 555-5555, x555, o cjones@scsc.org.
Taos-puso,
Jane Lovely
Executive Director
ENCLOSURE
* Ulat ng sulat (na may mga pagbabago) na may pahintulot mula sa Winning Grants, Hakbang sa Hakbang , Ikalawang Edisyon, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 Mga Paraan sa Gulo Up Ang iyong Cover Letter
- Masyadong maraming pagsulat. Ang isang cover letter ay hindi isang disertasyon, ni ito ay isang buong panukala. Panatilihin itong maikli at sa punto Tip: Magkaroon ng ibang tao na basahin ito. Nauunawaan ba nila ito?
- Paggamit ng malalaking salita . Kung ikaw ay nagtapos sa paaralan, natutunan mong magsulat sa isang kumplikadong paraan. Huwag gawin iyon rito. Hindi mo sinusubukan na mapabilib ang isang tao sa iyong kaalaman. Nais mo lamang sabihin ang iyong kaso bilang natural hangga't maaari. Kung hindi mo alam kung sobrang kompromiso mo ang iyong pagsusulat, gumamit ng isang app tulad ng Hemingway. Ito ay magsasabi sa iyo kung ang iyong mga pangungusap ay mahirap basahin at kapag ikaw ay masyadong salita.
- Paggawa ng mga pagkakamali sa Grammatical . Kung hindi ka sigurado sa iyong balarila, huwag tumagal ng pagkakataon. Gamitin ang check ng grammar sa WORD, at, patakbuhin din ang iyong draft sa pamamagitan ng isang app tulad ng Grammarly. May isang libreng bersyon, ngunit ang bayad na bersyon napupunta na lampas sa tipikal na kinakailangan grammar check.
Paano Mo Maitatayo ang Sulat Mo?
Malungkot na sabihin, ngunit ang iyong panukala ay maaaring kabilang sa daan-daang o libu-libo na makikita ng isang tipikal na pundasyon sa isang average na taon. Ang iyong sulat ng pabalat ay maaaring gumawa ng pagkakaiba sa pagputol sa susunod na hakbang patungo sa pagpopondo. Ngunit paano mo ito mapapansin?
Well, huwag subukan ang anumang bagay na "cute." Ang mga opisyal ng Foundation ay hindi mapapansin. Ngunit maaari mong isama ang isang talata tungkol sa kung bakit ang iyong samahan ay ang pinakamahusay na makamit ang misyon na ito. Suriin ang iyong mga samahan ng kumpetisyon at suriin kung paano at kung saan ka excel. Iyon ay maaaring sa lakas ng iyong mga kawani at mga boluntaryo, ang iyong karanasan sa partikular na problemang ito, o ang suporta sa komunidad na iyong tinatamasa.
Hindi mo kailangang banggitin ang mga pangalan ng mga kakumpitensya o pinupuna ang mga ito. I-highlight lamang ang iyong mga lakas. Ito ay magiging isang magandang panahon upang kumonsulta sa iba sa paligid ng opisina. Magtipon ng ilang mga tao nang sama-sama at mag-isip ng isip kung paano ang iyong mga di-nagtutubong excels.
Mga Mapagkukunan:
Storytelling for Grantseekers , Second Edition, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Bumili mula sa Amazon.
Panalong Grant Hakbang sa Hakbang: Ang Kumpletong Workbook para sa Pagplano, Pagbuo at Pagsulat ng mga Matagumpay na Panukala, ika-4 na Edisyon, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Bumili mula sa Amazon
Grant Pagsusulat para sa mga manika , 5th Edition, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Bumili mula sa Amazon
Bumalik sa Paano Sumulat ng Proposal sa Grant.