Ano ang mga pagpipilian para sa pag-set up ng isang nagmamaneho na sistema para sa aking negosyo?
Ang mga empleyado ng kumpanya ay nagiging mas mobile, na may mas maraming empleyado na nagmamaneho para sa negosyo sa araw-araw.
Mayroon kang dalawang alternatibo para sa iyong negosyo : isang mabilis na programa ng mga sasakyan na pagmamay-ari ng kumpanya, o isang programa ng pagbabayad para sa mga empleyado na nagmamaneho ng kanilang sariling mga kotse.
Ang isang mabilis na programa (mga kotse na pag-aari ng kumpanya) ay isang kaakit-akit na opsyon para sa mga tagapag-empleyo na kailangang magbigay ng transportasyon para sa mga tiyak na function, tulad ng mga trak ng serbisyo, van, mga sasakyan sa paghahatid, o mga may iba pang mga kinakailangan sa kagamitan. Ang programa ng mabilis ay nagbibigay sa iyong kontrol at pangangasiwa ng negosyo sa mga bagay tulad ng seguro at pangangalaga sa sasakyan at ang kakayahang pumili ng mga tampok ng sasakyan na napakahalaga ng kumpanya. Kabilang dito ang mga tampok tulad ng corporate branding, mga elementong pangkaligtasan at telematika upang makakuha ng 24/7 na pananaw kung saan matatagpuan ang kanilang sasakyan at hinihimok.
Ang isang reimbursement program para sa mga empleyado na nagmamaneho ng kanilang sariling mga kotse ay ginagamit ng mga kumpanya na hindi nangangailangan ng mga espesyalidad na sasakyan o mga trak para sa kanilang mga empleyado, tulad ng mga negosyo sa pagbebenta at serbisyo.
Ang pagbabayad ay nagbibigay ng kakayahang umangkop at pagpili para sa mga manggagawa, ay nangangailangan ng mas kaunting panloob na pangangasiwa, at hindi nangangailangan ng mga gastos sa pag-upo o pag-alis sa kapital.
Ano ang mahalaga sa pagpapasiya kung anong sistema ang gagamitin?
Anuman ang modelo - mabilis o reimbursement - kailangan mong bayaran nang wasto ang mga empleyado para sa paggamit ng negosyo na nauugnay sa kanilang mga sasakyan, o harapin ang mga kahihinatnan, tulad ng magastos na pagsusuri ng IRS, o mas masahol pa, mga tuntunin sa pagkilos ng klase .
Para sa isang mabilis na programa, tanungin ang iyong sarili ang pangunahing layunin para sa programa - bilang isang empleyado (pakinabang) o upang magbigay para sa mga pangangailangan sa transportasyon ng iyong negosyo. Kung ang iyong pangunahing layunin ay upang magbigay ng isang tool sa negosyo, dapat itong pahintulutan kang bawasan ang mga gastos sa fleet sa pamamagitan ng pagbawi ng mga gastos na nauugnay sa personal na paggamit ng mga sasakyan ng mga empleyado.
Sa pamamagitan ng isang programa sa pagbabayad, maaari kang pumili ng alinman sa flat car allowance, cents-per-mile program, o ang standard IRS mileage rate upang bayaran ang kanilang mga manggagawa. Ngunit ang lahat ng tatlong opsiyon na ito ay maaaring maging sanhi ng mga kumpanya na mawalan ng libu-libong dolyar bawat empleyado bawat taon dahil hindi nila tumpak na account para sa bawat indibidwal na mga gastos sa pagmamaneho, tulad ng iba't ibang mga presyo ng gas at ang bilang ng mga milya na hinimok.
Ano ang FAVR at bakit ito ang pinakamahusay na alternatibo para sa reimbursement ng mileage?
Ang FAVR ay isang pamamaraan ng kita ng IRS na nagbabayad sa mga empleyado ng libre sa buwis para sa mga fixed at variable na gastos na nauugnay sa pagmamaneho para sa negosyo. Maaaring kabilang sa mga naayos na gastos ang mga bayarin sa seguro, lisensya at pagpaparehistro, habang ang mga variable na gastos ay kinabibilangan ng gasolina at pagpapanatili.
Ang FAVR ay ang pinaka-tumpak na solusyon sa pagbabayad dahil nagbibigay ito ng isang na-customize na pagsasauli ng nagugol sa bawat mobile na empleyado batay sa mga lokal na gastos ng tao at mileage ng negosyo, na maaaring mag-iba ng buwan sa buwan.
Ngunit, tumpak na inirerekord ang lahat ng mga nakapirming at variable na mga gastos ay maaaring maging mahirap unawain upang mangasiwa - na ang dahilan kung bakit ang karamihan sa mga tagapag-empleyo ay hindi gumagamit nito.
Maraming mga tagapag-empleyo ang nagpasyang sumali sa halip na mas simple na flat car allowance bilang isang "isang sukat na akma sa lahat" na diskarte (halimbawa, $ 500 bawat buwan sa bawat empleyado). Ngunit ang paraan na ito ay hindi isinasaalang-alang ang katunayan na walang dalawang mga biyahe sa negosyo ay pareho, kaya walang dalawang empleyado ang dapat bayaran ng parehong halaga. Ang pagbabayad ng isang cents-per-mile program ay mas maganda ngunit hindi pa rin tumpak.
Bakit ang standard mileage rate ng IRS ay hindi ang pinakamahusay na alternatibo?
Karamihan sa mga kumpanya ay gumagamit ng IRS business mileage rate upang makalkula kung ano ang dapat bayaran ng bawat indibidwal na empleyado. Ngunit ang IRS rate ay hindi isang kinakailangang reimbursement rate sapagkat ito ay batay sa pambansang average na gastos ng operating ng sasakyan sa nakaraang taon.
Ang IRS rate ay isang punto-sa-oras na average ng mga gastos gamit ang data ng nakaraang taon, hindi isang aktwal na reimbursement rate. Ang mga empleyado ay maaaring gumastos ng higit sa paglalakbay kaysa sa pagbabayad ng mga ito para sa, o maaari silang maging over-reimbursed kung ang mga presyo ng gas ay bumagsak - at walang mga pagsasaayos ang gagawin sa kung ano ang binabayaran nila dahil ito ay batay sa mga numero ng nakaraang taon.
Ano ang mali sa karamihan ng mga kumpanya pagdating sa flat car allowance kumpara sa reimbursement?
Ang flat car allowance ay hindi lamang makatarungan pagdating sa pagbabayad ng mga empleyado na naninirahan sa iba't ibang mga lokasyon. Halimbawa, maaaring mabuhay ang isang empleyado sa isang lugar kung saan mas mura ang presyo ng gas kaysa sa mga presyo sa susunod na bayan kung saan nakatira ang isa pang empleyado. Gayundin, ang mga nakapirming gastos sa paglalakbay sa negosyo , tulad ng presyo ng mga premium at buwis sa seguro ng kotse, ay naiiba sa pamamagitan ng lokasyon.
Nag-iiba ang iba pang mga gastos sa pagmamaneho. Halimbawa, ang mga premium ng seguro ng kotse ay nag-iiba sa estado, mula sa $ 825 sa Charlotte, North Carolina hanggang $ 3,150 sa Detroit, Michigan. Ang mga buwis para sa parehong $ 21,000 sedan ay nagkakahalaga ng $ 249 sa Nevada, ngunit maaaring gastos ng hanggang $ 1,689 sa Rhode Island. Ang mga taunang gastos sa pag-aayos ay hindi pareho sa bawat estado, alinman, isang average na $ 393 sa New Jersey ngunit $ 270 lamang sa Vermont. Ang pagbabayad ng parehong flat rate sa mga empleyado na naninirahan sa iba't ibang mga lokasyon ay ganap na pinapansin ang mga variance na ito.
Dahil ang mga allowance ng kotse ay itinuturing na kompensasyon, ang mga ito ay maaaring pabuwisan sa parehong employer na binabayaran ang mga buwis sa FICA (Social Security at mga buwis sa Medicare), at ang empleyado na nagbabayad ng parehong FICA at mga buwis sa kita. Nangangahulugan ito na binabayaran ng kumpanya ang halaga ng car allowance kasama ang kaugnay na kontribusyon sa buwis sa FICA, habang ang empleyado ay tumatanggap ng halaga ng car allowance, mas mababa ang mga buwis sa kita at ang kanilang kontribusyon sa FICA. Sa isang walang bayad na paraan ng pagbabayad ng buwis gaya ng FAVR, ang empleyado ay "tumatagal ng bahay" nang eksakto ang halaga na ibinabayad ng employer.
Anong mga pagkakamali ang ginagawa ng mga kumpanya sa pagsingil para sa personal na paggamit ng isang sasakyan ng mabilis?
Pinahihintulutan ng ilang mga tagapag-empleyo na gamitin ng kanilang mga empleyado ang mga sasakyang sasakyang-kalakal ng kumpanya bilang isang masigla para sa kanilang personal na paggamit sa pagmamaneho. Ngunit, magulat ka kung gaano karaming mga kumpanya ang hindi nakakaalam na ang personal na paggamit ay maaaring pabuwisan sa empleyado. Ang mga kumpanya ay hindi rin magkaroon ng isang mahusay na paraan upang kalkulahin ang halaga ng bawat drayber ay dapat na sisingilin para sa nababayarang benepisyo na ito.
Kadalasan ay binabayaran ng mga organisasyon ang isang flat na halaga upang masakop ang personal na paggamit sa lahat ng kanilang mga driver, hindi alintana kung gaano karaming mga personal na milya ang kanilang pinapalakad. Ito ay maaaring magtrabaho upang maging isang malaking bentahe ng pera para sa mga empleyado na gumagamit ng mga sasakyan ng sasakyan na marami para sa personal na paggamit. Ngunit ang mga empleyado na nagtutulak ng mga sasakyang pang-sasakyan nang mahigpit para sa paggamit ng negosyo at panatilihin ang kanilang sariling mga sasakyan para sa personal na paggamit sa labas ng mga kondisyon ng trabaho ay maaaring hindi makatarungan na labis na singilin.
Ano ang mangyayari kung ang isang negosyo ay hindi tumpak na nagbabayad sa mga empleyado nito?
Ang hindi wastong pagbabayad ng mga manggagawa para sa mga gastos sa pagmamaneho na may kinalaman sa negosyo ay nagkakahalaga ng maraming kumpanya ng libu-libong dolyar bawat taon (mga $ 3,000 dolyar bawat empleyado bawat taon, gaya ng kinakalkula ng Motus). Gayunpaman, ito ay hindi kumpara sa mga gastos ng mga pagkilos sa pagkilos ng klase. Sa mga nakalipas na taon, matagumpay na inakusahan ng mga manggagawa ang kanilang mga tagapag-empleyo ng hanggang $ 7 milyong dolyar upang makapagbayad para sa walang kapantay na mga gawi sa pagbabayad. Sa estado ng California, ang mga lawsuits na ito ay mabilis na naging patakaran, hindi ang pagbubukod, dahil ang seksyon ng Kodigo ng Labour ng California ay partikular na mahigpit.
Tinitiyak ng code ng California na "Ang isang tagapag-empleyo ay dapat magbayad ng indibidwal (hawakan hindi makasasama) ang kanyang empleyado para sa lahat ng kinakailangang paggastos o pagkalugi na natamo ng empleyado nang direktang bunga ng paglabas ng kanyang mga tungkulin." Karaniwang nainterpret ito ng mga employer bilang limitado sa mga gastos ng kagamitan o mga tool na ginamit sa trabaho, ngunit ngayon ay ginagamit nang higit pa at higit pa sa mga kaso ng reimbursement ng mileage (Radio Shack at Toys "R" Us example).
Ang mga programa sa fleet ay dumating din sa kanilang sariling hanay ng mga hamon pagdating sa tumpak na singilin ang mga empleyado para sa personal na paggamit ng mga sasakyang ito. Ang personal na paggamit ng mga sasakyan ng kumpanya ay dapat na dokumentado nang naaangkop at ang mga empleyado ay sisingilin pabalik para sa personal na paggamit. Ang under-reported personal mileage ay naglalagay ng mga kumpanya sa peligro ng magastos na IRS audits at maaaring gastos sa kumpanya sa hindi nakuha chargebacks.
Ano ang ilang mga mapagkukunan na makakatulong sa aking negosyo?
Ang iyong negosyo ay maaaring gumamit ng parehong teknolohiya na nagbibigay-kapangyarihan sa bagong digital na lugar ng trabaho upang subaybayan ang kanilang mga gastos sa mileage ng negosyo. Narito ang ilang mga halimbawa:
- Mga smart device na pinaganang GPS upang mangolekta at mag-imbak ng impormasyon sa paglalakbay sa empleyado ng negosyo
- Mga mobile na app upang i-automate ang pagsubaybay sa mileage ng empleyado at tumpak na account para sa tumpak na negosyo, pasahero, at personal na milya ng bawat empleyado.
Gamit ang tamang mga application ng mobile at platform ng software, maaari mong alisin ang mga manu-manong gawain para sa mga driver upang madagdagan ang pagiging produktibo, bawasan ang mga gastos, at tiyakin ang pagsunod ng IRS - lahat habang nakakuha ng pananaw sa mga pag-uugali sa pagmamaneho at kahusayan sa paggawa ng mobile.