Mga Kinakailangan sa Negosyo Mga Dokumento para sa Mga Proyekto ng Negosyo
Isaalang-alang ang: Halimbawa ng isang kumpanya (tatawagan natin sila ZXYW LLC) ay nagpasyang mag-outsource sa mga function ng accounting sa isang shared service center sa US Nagsisimula sila ng isang proseso ng paghahanap ng lokasyon, pag-set up ng mga serbisyo, pagkuha at pamamahala ng mga empleyado.
Ito ay isang kumplikadong gawain at mangangailangan ng maraming buwan upang magawa. Nagsisimula sila sa isang koponan na naghahanda ng isang dokumento ng mga kinakailangan sa negosyo.
Ano ang Dokumento sa Mga Kinakailangan sa Negosyo?
Ang layunin ng isang dokumentong kinakailangan sa negosyo ay upang magbigay ng isang kumpletong larawan ng isang proyekto o bagong plano sa negosyo , kaya lahat ay malinaw sa kung ano ang dapat gawin at kung kailan.
Ang isang dokumento sa mga kinakailangan sa negosyo (BRD) ay maaaring isaalang-alang sa dalawang phases. Sa unang yugto ng isang proyekto, isang dokumento na nagtatakda ng lahat ng mga kinakailangan para sa proyekto, kabilang ang mga gastos, mga detalye sa pagpapatupad, inaasahang mga benepisyo, milestones, at timeline para sa pagpapatupad.
Sa ikalawang yugto, ang BRD ay talagang maaaring maging kontrata sa pagitan ng dalawang partido, pormal na itinatakda ang mga kinakailangan ng kumpanya ng pagkuha (ZXYW LLC sa kasong ito) at ang kontratista na gumagawa ng trabaho. Makakakita ka ng higit pa tungkol sa wika ng kontrata sa ibaba.
Paano naiiba ang Dokumento sa Mga Kinakailangan sa Negosyo mula sa isang Business Plan?
Habang ang parehong mga dokumento ay maaaring naglalaman ng parehong uri ng mga seksyon (isang executive buod, halimbawa), ang layunin ay iba.
Ang isang plano sa negosyo ay nilikha upang gabayan ang isang bago o umiiral na negosyo, ngunit mas madalas ang layunin nito ay ipakita sa isang tagapagpahiram para sa startup o pagpapalawak ng financing.
Ang plano sa negosyo ay naglalaman ng pangkalahatang impormasyon tungkol sa kumpanya at ang mga plano at estratehiya nito para makagawa ng kita upang bayaran ang utang.
Ang mga pahayag sa pananalapi ay isang mahalagang bahagi ng plano sa negosyo, habang ang mga dokumento sa pananalapi sa BRD ay maaaring magkaiba, na nakasentro sa isang partikular na proyekto.
Paano ang Dokumento Mga Kinakailangan sa Negosyo Iba't Ibang Mula sa Kahilingan para sa Panukala?
Ang pagkakaiba sa pagitan ng dalawang dokumento ay bahagyang, ngunit mahalaga. Kadalasan, ang isang kahilingan para sa panukala (RFP) ay nilikha para sa layunin ng paghingi ng mga panukala mula sa iba't ibang mga vendor. sa halimbawa ng ZYXW, isang RFP ay ipinadala sa mga potensyal na kumpanya na nagbibigay ng outsourcing services, upang mangolekta ng mga bid.
Ang isang BRD, sa kabilang dako, ay inihanda para sa isang partikular na kasosyo sa vendor o kasosyo sa kasosyo na napili na ng kumpanya ng pagkuha. Ang BRD ay naglalaman ng higit pang mga detalye at higit pang mga detalye at mga deadline na matutugunan kasama ang daan at sa dulo ng proyekto.
Kapag ang isang RFP ay nilikha, ito ay may isang deadline at mga kinakailangan para sa pagsusumite ng mga bid. Sinuri ang mga bid pagkatapos ng deadline.
Ano ang Dapat Isama sa Dokumento sa Mga Kinakailangan sa Negosyo?
Sa ilang mga paraan ang isang dokumentong kinakailangan sa negosyo ay katulad ng iba pang mga uri ng mga panukala sa negosyo. Dapat isama ng BRD ang:
1 . Isang buod na pahayag , kung minsan ay tinatawag na isang executive summary , na binabalangkas ang mga kinakailangan sa proyekto sa pangkalahatan.
Ang buod ng pahayag ay karaniwang nakasulat pagkatapos makumpleto ang BRD.
2. Ang mga layunin ng proyekto. Ang mga layuning ito ay dapat nasa format na SMART ; tiyak, masusukat, matamo, makatotohanang, at may oras.
3 . Ang background at isang pahayag ng pangangailangan o rationale para sa proyekto. Ito ay isang mahalagang bahagi ng dokumento, kaya huwag iwanan ito. Ang pagpapaliwanag kung bakit kinakailangan ang proyekto ay isang pangunahing driver ng proyekto, at ang tagumpay nito ay nakasalalay sa kung gaano kahusay nito ang pumupuno sa pangangailangan.
4. Ang saklaw ng proyekto - kung ano ang dapat isama at kung ano ang hindi kasama. Sa halimbawa ng kumpanya ng ZXYW sa itaas, malinaw na ginawa ng kumpanya na ang saklaw ay hindi dapat isama ang pagkuha ng top management - ang mga indibidwal ay ibibigay ng kumpanya.
5. Mga pahayag ng pananalapi. Mahalaga ang mga pahayag sa pananalapi para sa pangkalahatang pananaw ng epekto ng proyekto sa balanse ng kumpanya at kita sa isang partikular na tagal ng panahon.
Siyempre, kung paano ang pondo ng kumpanya ay mahalaga ang proyekto upang talakayin din dito.
6. Mga kinakailangang kinakailangan at tampok. Ito ang lugar upang magbigay ng mga detalye, kabilang ang mga diagram, mga chart ng organisasyon, at mga takdang panahon.
7. Mga pangangailangan ng tauhan. Sino ang kailangang bayaran, at kung kailan. Anong mga kategorya ng mga empleyado ang kinakailangan at kung paano sila mababayaran. Sino ang nagbabayad sa kanila at kung kailan. Dahil ang ZXYW ay nag-set up ng pasilidad na nakabatay sa mga tao, ito ay isang mahalagang bahagi ng kanilang BRD.
8. Iskedyul, timeline, at deadline. Ang mga phase ng proyekto ay dapat na detalyado sa seksyon na ito, upang matiyak na ang lahat ng partido ay nauunawaan kung ano ang kinakailangan at kung kailan. sa proyektong ZXYW, ang unang yugto ay ang pagpili ng isang site, kabilang ang paggalugad ng maraming mga potensyal na lungsod.
9. Mga pagpapalagay. Ang bahaging ito ng dokumento ay madalas na napapansin. Ang pagbaybay ng mga pagpapalagay ay nakakatulong na maiwasan ang mga problema sa ibang pagkakataon. Halimbawa, sa kontrata sa itaas, nais ng kumpanya na mag- arkila, hindi bumili , sa espasyo ng opisina.
10. Gastos at Benepisyo. Ang pagsusuri ng cost-benefit ay isang detalyadong listahan ng lahat ng mga gastos sa proyekto at mga pagtitipid mula sa proyekto ay dapat isama.
Ano ang Gumagawa ng Mga Kinakailangan sa Negosyo ng Dokumento ng Kontrata?
Tulad ng nabanggit sa itaas, sa unang bahagi ang BRD ay isang panukala. Maaaring napansin mo na nawawala ang isang bagay mula sa listahan ng mga seksyon sa itaas - pagbabayad para sa mga serbisyong nai-render. Walang pahayag ng mga pagbabayad sa kontratista at ang panahon ng mga pagbabayad na iyon, walang kontrata.
Bago lumagda ang dalawang partido sa dokumento, dapat na idagdag ang karaniwang wika ng kontrata , sa tulong ng isang abogado, kabilang
- Mga pangako na magbayad at nangangako na magbigay ng mga serbisyo
- Mga mahigpit na kasunduan , na pumipigil sa kontratista na kunin ang mga lihim ng kalakalan ng kumpanya o ibabahagi ito sa iba.
- Ano ang mangyayari kung ang isang partido ay hindi tumupad sa mga kinakailangang obligasyon nito (iyon ay, nilalabag ang kontrata)
- Insurance at indemnification (hold hindi makasasama) clauses
- Mga litigasyon at mga probisyon ng arbitrasyon
- At, siyempre, ang mga lagda ng naaangkop na kumpanya at mga opisyal ng kontratista.