Ang pagkuha ng organisado ay nagsasangkot ng maraming higit pa sa paglilinis ng mga papeles at pagbawas ng kalat sa iyong mesa. Isinasama ng samahan ang paglikha ng mga sistema at pamamaraan para sa lahat ng iba't ibang bahagi ng iyong negosyo; ito ay potensyal na tulungan kang maging mas produktibo at kapaki-pakinabang. Kabilang sa mga ideya sa ibaba ang ilan sa mga pinakamahusay na paraan na maaari kang maging mas organisado sa iyong maliit na negosyo. Subukan ang isa lamang para sa mabagal at napapanatiling pagpapabuti o gumawa ng isang plano upang isama ang isang bagong proseso ng organisasyon bawat buwan sa iyong negosyo sa taong ito.
01 - Kontrolin ang mga Papel at Dokumento
Ngayon na mayroon kang isang mas mahusay na ideya tungkol sa uri ng mga dokumento na nagtatrabaho ka sa, oras na upang lumikha - o mapabuti - ang iyong sistema ng paghaharap ng opisina. Nagtatag ng Susan Ward ang isang helpful guide sa paglikha ng isang sistema ng pamamahala ng dokumento na maaaring makatulong sa iyo na lumikha o fine-tune ang iyong proseso ng papel at makakuha ng organisado.
Kung nagpasya kang oras na simulan ang paglipat patungo sa isang paperless office ( basahin ang mga pros at cons na ito muna ), pagkatapos ay maaari mong simulan sa pamamagitan ng pag-scan at pag-digitize ng iyong mga resibo, gamit ang mga online na pag-i-invoice at mga serbisyo sa pagbabayad tulad ng FreshBooks, paglipat sa isang digital na signature program tulad ng DocuSign , at gamit ang Cloud para sa data backup at pag-archive. Kung mangolekta ka ng mga card ng negosyo sa mga kaganapan sa taon, maaari ring maging isang magandang ideya na mamuhunan sa isang scanner ng business card upang maaari mong i-digitize ang impormasyon ng contact kaagad at lagyan ng baraha ang mga card ng papel.
02 - Gamitin ang Mga Katangian ng Karapatan sa Produktibo
- Pamamahala ng pakikipag-ugnay. Mula sa pagsubaybay ng iyong mga customer sa pag-alala sa mga tao na matugunan mo habang networking, ang bawat maliit na may-ari ng negosyo ay nangangailangan ng isang sistema para sa pamamahala ng impormasyon ng contact. Maaari kang magpasyang sumali para sa isang komprehensibong sistema ng pamamahala ng relasyon ng customer (CRM) tulad ng Salesforce, o para sa mas maliliit na pamamahala maaari mong i-set up ang iyong umiiral na mga contact app upang magtrabaho para sa iyong negosyo.
- Mga pulong at komunikasyon. Kung ikaw ay nagsasagawa ng mga pulong nang harapan, sa telepono o sa pamamagitan ng mga serbisyo ng video chat, may isang paraan upang mas organisado ang proseso. Maaari mong gamitin ang isang serbisyo tulad ng Do upang mas organisado ang iyong mga pulong - bago, sa panahon at pagkatapos.
- Accounting at bookkeeping. Ayusin at i-streamline ang paraan ng iyong invoice, kumuha ng mga pagbabayad, at pamahalaan ang cashflow sa mga tool tulad ng Quickbooks Online, Xero at Wave.
- Pagsubaybay sa paglalakbay at gastos. Maaari mong gamitin ang mga app tulad ng Expedia at TripAdvisor upang gawing madali ang mga plano sa paglalakbay. Pagkatapos, isang beses sa kalsada, ang mga apps tulad ng Expensify ay tumutulong sa iyo na masubaybayan ang mga gastusin at gumawa ng pag-uulat kapag nakakuha ka ng mas maraming organisadong bahay.
- Pamamahala ng social media. Namin ang lahat ng malaman kung magkano ang oras ay maaaring nasayang sa social media kung hindi ka lumalapit ito sa isang sistematiko at organisadong paraan. Ito ang dahilan kung bakit ang mga tool tulad ng Hootsuite at Buffer ay maaaring maging napakahalaga para sa mga maliliit na may-ari ng negosyo.
- Pamamahala ng email. Kung gumagamit ka ng Gmail sa iyong maliit na negosyo, mayroon kang access sa maraming mga extension ng Google na maaaring mabilis na makuha ang iyong inbox na nakaayos. Kung gumagamit ka ng isa pang email app, subukan ang SaneBox para sa awtomatikong pag-filter, mga paalala at higit pa.
- Pamamahala ng proyekto. Ang isang mahusay na pamamahala ng proyekto app ay makakatulong sa iyo na subaybayan ang mga gawain, magbahagi ng mga file at makipagtulungan sa mga kasamahan sa koponan lahat sa isang lugar at maaari itong maging isa sa mga pinakamahusay na tool na maaari mong gamitin upang makuha ang iyong trabaho na inayos. Subukan ang Basecamp o Asana para sa isang all-in-one na solusyon sa pamamahala ng proyekto.
Ang pagiging produktibo ay isang napaka-personal na proseso at ang mga app na kailangan mo ay tiyak sa iyo ang gawain na iyong ginagawa at ang paraan ng iyong posibilidad na gumana. Maglaan ng panahon upang tuklasin kung ano ang iyong mga pangangailangan bago isama ang isang bagong tool sa iyong proseso. Maaaring hindi mo kailangan ang lahat ng iniisip mo. Para sa higit pang inspirasyon ng tool sa pagiging produktibo, basahin ang artikulong ito sa 101 apps ng maliit na produktibo ng negosyo at galugarin ang mga 27 na apps sa pag-save ng oras na ito .
03 - Kunin ang Iyong Computer na Isinaayos
Narito ang isang listahan ng mga bagay na maaari mong gawin ngayon upang maisaayos ang iyong computer at bumalik sa hugis ng pagtatrabaho:
- Linisin ang iyong desktop. Mayroong ilang mga paraan na maaari kang pumunta dito, at ang lahat ay depende sa iyong estilo ng trabaho at kung paano mo ginagamit ang iyong computer. Maaari mong alisin ang lahat ng bagay mula sa iyong desktop maliban sa iyong basurahan (tandaan na ang mga icon ng app sa iyong desktop ay mga shortcut lamang - ang lahat ng iyong aktwal na apps ay karaniwang nakatira sa iyong folder ng Mga Application). O maaari kang magdagdag ng ilang mga shortcut sa iyong pinaka-madalas na ginagamit na apps at mga file. Malamang akong magkamali patungo sa unang opsyon, magiging mas mabilis hangga't maaari, ngunit madalas gamit ang aking desktop para sa madaling pag-access sa mga file na kasalukuyang ginagawa ko. Pagkatapos ay inililipat ko sila sa kanilang permanenteng bahay kapag natapos na ako.
- Mag-set up ng isang digital na sistema ng pag-file. Sa pagsasalita ng pagbibigay ng iyong mga dokumento ng isang permanenteng bahay, ito ay kung saan ikaw ay lumikha ng isang sistema ng paghaharap na gumagawa ng kumpletong kahulugan sa iyo upang makita mo ang mga dokumento na kailangan mo kapag kailangan mo ang mga ito. Ang gabay na ito para sa file at folder ng organisasyon ay nagbibigay ng isang bilang ng mga mahusay na mga tip upang matulungan kang makapagsimula.
- I-update ang software. Kung ang iyong computer ay naka-set upang awtomatikong i-install ang application at operating system update, mahusay. Kung ito ay isang manu-manong proseso para sa iyo, dapat mong suriin ang mga update nang hindi bababa sa dalawang buwan dahil marami ang nagsasama ng mga patch ng seguridad. Pagkatapos, minsan sa isang taon, suriin ang mga kasalukuyang bersyon ng software na iyong ginagamit at gawin ang desisyon kung ang oras nito ay mag-upgrade.
- I-scan para sa mga virus at mga isyu sa pagganap. Anuman ang uri ng computer na mayroon ka, lahat ng mga ito ay maaaring makakuha ng mga virus o malware (oo, kahit Mac!). Kung mayroon kang computer na nakabatay sa Windows, ang mga tip sa pagpapanatili ng PC mula sa PCWorld ay tutulong sa iyo na mapanatiling malusog ang iyong computer at tumatakbo nang maayos.
- Patunayan ang integridad ng iyong data backup. Naka-back up mo ang iyong data, tama ba? Kung hindi, laktawan ang lahat para sa oras at gawin muna ito. Maaari mong gamitin ang isang serbisyo na backup na data na nakabatay sa Cloud tulad ng Carbonite, Backblaze o CrashPlan o maaari mong gamitin ang isang panlabas na hard drive na plug mo sa iyong computer (gagawin ko kapwa). Sa alinmang opsyon, i-configure ang serbisyo o drive upang magsagawa ng tuluy-tuloy na mga awtomatikong pag-backup upang hindi mo na kailangang gawin nang manu-mano. Pagkatapos, isang beses o dalawang beses sa isang taon, pumunta sa iyong backup na serbisyo o magmaneho at sundin ang paligid upang matiyak na ang lahat ay naroroon at naa-access kung kailangan mo upang humimok ng mga kopya sa iyong lokal na computer.
- Labanan ang iyong inbox. Maraming mga maliliit na may-ari ng negosyo ang may relasyon sa pag-ibig na hate-hate sa kanilang email inbox. Gustung-gusto nila ito dahil ito ay isang mataas na produktibo at mahusay na tool sa komunikasyon; pero kinamumuhian nila ito dahil mabilis itong mawalan ng kontrol na nagdudulot ng hindi kailangang stress . May mga bagay na maaari mong gawin upang mapanatili ang iyong inbox sa linya, tulad ng paggamit ng automation, pag-streamline ng iyong natatanggap araw-araw, at paglilimita kung gaano kadalas mong suriin ang email sa iyong araw. Basahin ang artikulong ito para sa mga tip sa pamamahala ng email na gagawing ang iyong inbox ng isang malakas na tool sa pagiging produktibo at hindi isang malaking oras pagsuso.
Ang mga tip sa itaas ay tutulong sa iyo na mas madaling maayos ang iyong maliit na negosyo, ngunit tandaan kung gaano kalakas ang mga bagay na makaiwas sa kontrol. Ipares ang mga aktibidad na ito sa isang resolusyon upang magsagawa ng isang mabilis at madaling pagsusuri ng iyong mga papel, mga tool sa pagiging produktibo at kalagayan sa computer ng ilang beses sa isang buwan upang maaari kang manatiling organisado at maiwasan ang mga bagay na maabot ang napakaraming antas ng disorganisasyon.