Ang Halimbawang Halimbawang Pagpupulong ay Pinananatili ang Iyong Pagsasaayos
Nagbigay ka ng isang mahusay na pag-iisip sa kung ano ang inaasahan mong makuha mula sa pagkakaroon ng isang Advisory Board at inaasahan ang payo at kadalubhasaan na maaaring ibigay ng iyong mga miyembro ng Advisory Board sa iba't ibang aspeto ng iyong negosyo tulad ng pamamahala , marketing , accounting , staffing , serbisyo sa customer , teknolohiya, atbp.
Kaya gusto mong siguraduhin na ang karapatan sa unang pagpupulong na ito ay hayaan mo ang iyong mga miyembro ng Advisory Board na mag-ambag.
Planuhin ang Pagpupulong sa Isang Problema o Paksa sa Usapan
Ang iyong unang pagpupulong, samakatuwid, tulad ng lahat ng iyong mga pagpupulong ng Lupon ng Mga Advisory, ay kailangang maplano sa isang tanong o problema. Maaari mong mahanap ito pinakamadaling upang sabihin ang problema bilang isang layunin . Halimbawa, "Gusto naming palakihin ang aming mga benta sa pamamagitan ng 25% sa susunod na quarter na ito. Paano namin ito gagawin?" O maaari mong sabihin nang higit pa ang paksa para sa talakayan: "Paano namin mapapalit ang aming mga gastos sa negosyo ?" o "Paano namin madaragdagan ang pagiging produktibo o paano namin mapapabuti ang serbisyo sa customer ?"
Ipunin ang Mga Nauugnay na Materyales sa Background
Sa sandaling nakapagpasya ka na sa paksa ng talakayan, oras na upang tipunin ang mga materyales na kailangan ng iyong mga miyembro ng Advisory Board.
Dahil ito ang unang pulong ng Lupon ng Advisory, dapat mong isama ang isang plano sa negosyo at anumang iba pang mga dokumento na may kinalaman sa paksa ng talakayan, tulad ng mga tsart, mga graph at mga sheet na nagpapakita ng background ng paksa ng talakayan.
Kung maaari, dapat kang magpadala ng isang kopya ng mga dokumentong ito sa lahat ng miyembro ng Lupon ng Advisory dalawang linggo nang maaga, kasama ang isang kopya ng adyenda.
Lumikha ng Agenda sa Pagpupulong
Nasa ibaba ang isang halimbawa ng isang Agenda (may mga komento para sa pagpapatakbo ng pulong nang mahusay) na maaaring gusto mong gamitin para sa iyong unang pulong ng Lupon ng Advisory.
Pansinin na ang bawat item sa agenda ay nag-time; ang pagtatakda ng iskedyul ng oras sa iyong pagpupulong at pagpapanatili nito ay tumitiyak na ang iyong pagpupulong ay hindi nakakakuha ng pababa at nagpapalakas ng diskusyon sa paksa.
Gumawa ng mga Kaayusan para sa Pagrekord ng Minuto ng Mga Meeting
Gusto mo ring gumawa ng ilang mga kaayusan para sa pagtatala ng mga minuto ng pulong. Huwag mong sikaping gawin ito; kailangan mong makalahok sa ganap at pakikinig at maayos na kontribusyon ay isang full-time na trabaho. Kung wala kang isang taong maaaring dumalo at maglingkod bilang isang sekretarya, hilingin ang pahintulot ng iyong mga miyembro ng Advisory Board na itala ang pulong.
Maghanda ng Refreshments
Ang pagkakaroon ng mga refreshment na magagamit ay isang magandang ideya. Ang kape, tsaa, tubig, juice at malusog na meryenda tulad ng prutas o muffin ay isang magandang touch at palaging maligayang pagdating sa mga pulong. Pagkatapos ng iyong unang pulong, magkakaroon ka ng pakiramdam ng mga gusto ng mga dadalo para sa mga inumin at meryenda at maaaring magplano nang naaayon para sa susunod na pagpupulong.
Mamahinga!
Higit sa lahat, huwag mag-alala tungkol sa iyong presentasyon. Ikaw ay may upang ibahagi ang iyong paningin at pag-asa para sa iyong kumpanya at humingi ng payo, hindi upang mapabilib ang sinuman na may mga epekto multimedia pagtatanghal.
Ang iyong pangmatagalang layunin ay upang makapagtatag ng isang gumaganang relasyon ng pagtitiwala sa iyong mga miyembro ng Advisory Board, kaya tumuon sa halip na tiyakin na ang iyong mga miyembro ng Advisory Board ay umalis na pakiramdam na narinig na sila at na sila ay nag-ambag sa pamamahala ng iyong kumpanya - At hinahanap ang susunod na pulong ng Lupon.
Isinama ko ang mga komento sa Agenda ng Lupon ng Halimbawang Advisory Board upang gabayan ka sa proseso ng pagpupulong. Huwag mag-atubiling i-print ang agenda na ito at iakma ito sa iyong mga pangangailangan - maaari mo itong kopyahin nang direkta sa isang Word, Excel o katulad na dokumento ng opisina sa pamamagitan ng pagpili ng teksto at paggamit ng kopyahin / i-paste (gamit ang Windows, balangkas ang teksto na napili gamit ang mouse , at pindutin ang CTRL-C upang kopyahin at CTRL-V na i-paste).
Pangalan ng iyong Kumpanya - (Punan)
Agenda
Petsa - (Punan)
Lokasyon - (Punan)
| Simula / Pagtatapos ng Oras | Aktibidad |
| 10:00 - 10:05 ng umaga | Mga pagpapakilala (Sa pag-aakala na ang iyong mga miyembro ng Advisory Board ay hindi nakilala, ipakilala ang iyong sarili at ang lahat ng mga miyembro ng Board, na nagbibigay ng isang maikling balangkas ng kanilang kadalubhasaan.) |
| 10:05 - 10:10 ng umaga | Bakit isang Lupong Tagapayo? (Ang isang maikling pahayag kung paano mo nakikita ang pagpapatakbo ng Lupon ng Advisory at ang mga kontribusyon na umaasa sa Lupon ng Advisory sa iyong kumpanya. Isama ang mga detalye tulad ng kung gaano kadalas nakakatugon ang Lupon.) |
| 10:10 - 10:20 ng umaga | Mga Tanong (Kung mayroon man, kung may hindi, tanungin ang iyong mga Miyembro ng Lupon kung paano nila nakikita ang pagpapatakbo ng Lupon ng Advisory at kung paano nila inaambag.) |
| Topic ng Usapan: (Ipasok ang Iyong Tanong / Pahayag ng Problema dito.) | |
| 10:20 - 10:25 ng umaga | Pagpapakita ng Paksa sa Usapan (Isang balangkas ng kasaysayan ng paksa at kung paano ito kasalukuyang nakakaapekto sa kumpanya; pigilin ang pagbibigay ng iyong mga pagtingin / solusyon sa puntong ito.) |
| 10:25 - 11:35 ng umaga | Usapan (Gusto mong panatilihin ang mga ideya na dumadaloy sa yugtong ito, huwag tanggihan o bale-walain ang mga ideya sa puntong ito. Mag-ambag din sa iyong mga ideya / pananaw.) |
| 11:35 - 11:50 ng umaga | Panukala / Resolution (Pag-evaluate ng mga ideya na narinig ng grupo at pagpili ng pinakamahusay na "mga solusyon".) |
| 11:50 - 11:55 ng umaga | Buod (Ibigay ang buod ng paksa, talakayan, at mga resulta para sa grupo at sabihin sa kanila kung ano ang pinaplano mong gawin.) |
| 11:55 am | Pangasiwaan |
Petsa ng Susunod na Pagpupulong - (Punan)
Kung gagamitin mo ang iskedyul ng oras na ito, ito ay isang mahusay na oras upang dalhin ang iyong mga miyembro ng Lupon ng Advisory sa isang mahusay na tanghalian (lalo na kung ang mga meryenda ay hindi pa nakapaglingkod sa pulong). Tandaan na ang pulong ay tapos na at ang tanghalian ay dapat na lalo na isang social okasyon!
Panatilihing maikli ang mga Pulong
Hindi ka dapat magkaroon ng isang pulong ng Lupon ng Advisory na tumatakbo nang mas mahaba kaysa sa dalawang oras. Ang dalawang oras ay sapat na para sa karamihan ng mga tao upang bigyan ang kanilang lubos na pansin sa gawain na nasa kamay.
Magsimula ng mga Pulong sa Hinaharap na May Pagsusuri ng Mga Nakaraang Paksa ng Usapan
Sa mga pagpupulong sa hinaharap, dapat mong simulan ang isang pagrepaso sa kung ano ang iyong nagawa tungkol sa paksa na tinalakay sa huling pagpupulong, at anyayahan ang mga komento ng mga miyembro ng Lupon ng mga Advisory tungkol sa mga aksyon ng iyong kumpanya.
Dahil ang "matugunan at bumati" ay wala sa daan, maaaring gusto mong magkaroon ng dalawang paksa sa talakayan sa mga pagpupulong sa hinaharap ng iyong Lupong Tagapayo. Maaari mo ring magkaroon ng tatlo kung sa tingin mo ay magkakaroon sila ng kumportable sa dalawang-oras na format. Ngunit hindi ka dapat magkaroon ng higit sa tatlo.