Ang pagtatatag ng isang epektibong diskarte sa pamamahala ng tanggapin na tanggapin ay isang mahalagang bahagi ng pagpapatakbo ng isang matagumpay na negosyo. Sa kabila nito, regular naming nakikitungo sa mga SMB na hindi kumukuha ng isang paraan ng pamamaraan sa sitwasyon, at mas masahol pa sila para dito. Ang pagpapabuti at pag-optimize ng mga account na maaaring tanggapin ang mga proseso ay nagdudulot ng maraming benepisyo sa mesa, at hindi lamang sila nalalapat sa AR mismo. Isang naka-streamline at mahusay na proseso ng AR positibo din ang epekto sa marketing, sales, customer service at pangkalahatang operasyon.
Kaya, angkop ito upang italaga ang oras at pagsisikap upang mapabuti ito.
Bakit Pinipili ang Mga Maliit na Halaga ng Account
Tulad ng maraming mga may-ari ng negosyo, maaaring hindi mo agad makita ang mga benepisyo ng proactively pag-optimize ng iyong mga account na maaaring tanggapin proseso. Gayunman, gaya ng nabanggit sa itaas, ang paggawa nito ay maaaring mapabuti ang maraming aspeto ng iyong negosyo. Pinipigilan nito ang umiiral na kapital mula sa pag-aaksaya, na nagdaragdag ng pagkatubig. Bilang karagdagan, ang isang negosyo ay mas makabubuting mabawasan ang utang, mabawasan ang mga gastos, paglago ng pondo at, sa maraming mga kaso, mas mataas ang kumpetisyon.
Ang isang napakahalagang bahagi ng pag-optimize ng mga account na maaaring tanggapin proseso ay upang maging persistent tungkol sa simula ng proseso ng maaga. Kadalasan, ang mga negosyo ay may layunin sa paggawa ng mga benta na tinatrato nila ang mga account na maaaring tanggapin bilang isang nahuling isip. Ang pagsisimula ng maagang proseso ay nangangahulugang pag-usapan ang mga bagay tulad ng mga tuntunin sa pagbabayad sa mga unang yugto ng relasyon ng customer. Ang pagkuha ng isang bagong customer sa board na may elektronikong pagbabayad maaga sa proseso ay isa pang halimbawa ng pagkuha ng isang proactive na diskarte sa sitwasyon.
Bago gumawa ng anumang bagay, samakatuwid, gawin ang iyong kumpanya sa paggawa ng mga account na maaaring tanggapin ng isang prayoridad bilang maaga sa proseso hangga't maaari.
Mga Karaniwang Account Mga Hindi Makatanggap na Pitfalls
Ang mga may-ari ng negosyo ay madalas na itulak ang mga account na maaaring tanggapin sa back burner, sa pag-aakala na ang pag-alis ng sapat na nag-iisa ay ganap na pagmultahin. Gayunpaman, ang mahihirap na gawi ng AR ay nagdudulot ng maraming mga isyu para sa mga negosyo.
Mula sa pagpapalawak ng kredito sa mga hindi kwalipikadong mga mamimili na hindi nag-follow up sa mga nakaraang account dahil sa napapanahong paraan, ang mga mahihirap na gawi ng AR ay sumipsip ng oras, pera at pagiging produktibo mula sa isang negosyo. Sila ay madalas na gumawa ng isang epekto ng malit na alon na hinahawakan halos lahat ng aspeto ng pagpapatakbo ng isang kumpanya. Ang pinakamasamang bahagi ng lahat ay ang marami sa mga problema ay madaling maiwasan.
Kasama sa iba pang karaniwang mga isyu na may kinalaman sa AR ang hindi wastong pag-aaplay at paglalaan ng mga pagbabayad ng cash, hindi pagtugon sa katumpakan ng mga invoice at mga bill at kabiguang gumawa at maayos na gamitin ang mga ulat sa zero sa mga potensyal na isyu. Ang alinman sa isa sa mga ito at iba pang mga misstep ay maaaring maging sanhi ng mga malalawak na isyu para sa kahit na maging matagumpay at kumikitang mga negosyo, kaya higit na sulit ito upang gumawa ng mga hakbang upang iwasto ito sa pinakamaagang posibleng panahon.
I-optimize ang Limang Mga Aktibidad na ito para sa Mga Pinagpapalit na Account na Pinoproseso ng Tanggapin
Ang pag-optimize ng mga proseso na maaaring tanggapin ay tila medyo nakakatakot mula sa simula. Gayunpaman, sa pamamagitan ng pagkuha ng isang mahusay na diskarte sa sitwasyon, maaari mong ipatupad ang mga pagbabago na magreresulta sa medyo mabilis at pandrama pagpapabuti. Para sa iyong kaginhawahan, nakilala namin ang limang mga aktibidad na, kapag maayos na na-optimize, ay lubhang mapapabuti ang pangkalahatang paggana ng iyong mga proseso na maaaring tanggapin ng mga account at, gayunpaman, gumawa ng maraming kapana-panabik na mga benepisyo para sa iyong negosyo sa kabuuan:
- Panatilihin ang Tumpak na Data ng Customer - Pag-centralize ng proseso ng master data upang matiyak ang katumpakan ng mga account ng customer at ang impormasyon ay isang mahalagang bahagi ng pagtatatag at pagpapanatili ng isang epektibong proseso ng tanggap na account. Halimbawa, ang mga di-tumpak na address ay maaaring maging sanhi ng mga invoice na ipadala sa maling lugar, na nagreresulta sa mga late payment. Ang mga account ng customer ay dapat na awdit sa isang pare-pareho na batayan upang suriin para sa mga anomalya tulad ng hindi pangkaraniwang o hindi naaangkop na mga tuntunin ng pagbabayad, mga limitasyon ng credit, mga diskwento at iba pa. Ang mga pagbabago sa data ng customer ay dapat na maayos na dokumentado, at kailangang kontrolin ang mga kontrol upang maiwasan ang mga hindi awtorisadong tao na makapag-access o mag-edit ng data.
- Magtatag ng isang Malinaw, Malinaw na Proseso sa Pag-apruba ng Credit - Kadalasan, ang mga negosyo ay nawala sa mga mapaminsalang mga gawi sa kredito upang mapalakas ang mga benta. Siyempre, ito ay humantong sa isang mabisyo cycle na maaaring sa huli ay mapaminsala para sa isang kumpanya. Ang pagpapalawak ng kredito ay maaaring maging isang napakagandang bagay, ngunit dapat na maitatag ang isang malinaw na proseso para sa paggawa nito. Dapat itong magsama ng malinaw na mga tagubilin tungkol sa kung kailan at kung paano susuriin at i-override ang mga limitasyon sa kredito, kung kailan ilalagay ang mga account at kung paano gumagana ang proseso ng aplikasyon. Ang regular na pagsusuri ng proseso ng pag-apruba ng kredito ay dapat gumanap dahil nagbago ang mga pangyayari.
- Magtatag ng isang Epektibong Proseso sa Pagsingil - Ang pagsingil at pag-invoice ng mga customer ay dapat na tumpak at naka-streamline upang maging epektibo. Ang mga error sa pagpepresyo, mga yunit ng panukalang-batas at mga katulad ay maaaring makapinsala sa malubhang pinsala. Dagdag dito, ang mga invoice ay dapat na likhain at ipapadala sa isang napapanahong paraan, at ang paraan kung paano ito ginawa ay dapat na maging pare-pareho at tinukoy. Ang isang paraan upang mapabuti ang pagsingil at pag-i-invoice ay sa pamamagitan ng pag-automate hangga't maaari, kaya huwag matakot na umasa sa teknolohiya dito. Gumamit ng mga ulat ng pagbubukod upang matukoy ang mga problemang may problema. Kung posible, mag-set up ng isang portal ng customer upang ilipat ang ilan sa mga trabaho sa mga customer habang nagbibigay sa kanila ng isang pakiramdam ng awtonomya.
- Lagyan ng Proseso ng Aplikasyon ng Cash - Pagdating, dapat na maayos ang mga pagbabayad. Dapat itong ilapat sa tamang kostumer at sa naaangkop na mga invoice. Kung hindi man, kung ang mga pagtatalo o mga isyu ay lumitaw sa ibang pagkakataon, ang mahirap na pagsisikap na maging zero sa unang suliranin. Ang mga pagbabayad ay dapat ding ilapat nang mabilis upang matiyak na sa anumang naibigay na sandali, alam mo kung aling mga account ang kasalukuyang at kung saan ay nakalipas na dahil. Isang potensyal na paraan upang ma-optimize ang proseso ay sa pamamagitan ng pagbibigay ng limitadong bilang ng mga pagpipilian sa pagbabayad para sa pagiging simple. Mag-post ng mga entry sa journal kaagad at mahaba bago ang mga petsa ng cutoff. Sa tuwing posible, iwasan ang paglalaglag ng cash sa mga account ng pag-aalinlangan hanggang sa magkaroon ka ng oras upang malaman kung saan talaga ito dapat na pumunta.
- I-optimize ang Proseso ng Koleksyon - Maayos ang pag-optimize ng mga account na maaaring tanggapin ang mas madaling mangolekta ng pagbabayad sa napapanahon at epektibong paraan. Kapag ang mga pagbabayad ay maayos na inilalapat, halimbawa, madaling matukoy kung aling mga account ang nasa peligro ng pagpunta sa default. Ang mga pagsisikap sa pagkolekta ay dapat na maging pare-pareho at mahusay. Ang isang malinaw na tinukoy na proseso para sa pakikipag-ayos ng mga plano sa pagbabayad ay dapat na maitatag upang matiyak na ito ay tumutugma sa pangkalahatang mga layunin ng kumpanya. Dapat na awtomatiko ang mga proseso hangga't maaari upang mabawasan ang panganib ng mga error mula sa manu-manong entry.
Eight Pinakamahusay na Mga Kasanayan upang Magpatibay sa Pagbutihin ang Mga Proseso sa Pagbibili ng Account
Ang American Productivity and Quality Center, o APQC, ay nagtatag ng isang hanay ng mga pamantayan na tinatawag na Buksan na Mga Pamantayan. Binabalangkas nila ang mga pinakamahuhusay na gawi para sa pagproseso ng mga tanggap na maaaring bayaran, at dapat silang patunayan na napakahalaga habang nagtatrabaho ka patungo sa pagpapakilala sa iyong mga proseso ng AR. Ibinubuod namin ang walong pinakamahalagang punto mula sa APQC Buksan na Pamantayan para sa iyong kaginhawahan:
- Tanggalin ang mga hadlang sa Pagtanggap ng mga Pagbabayad - Halimbawa, suriin ang iyong mga customer upang malaman kung aling mga paraan ng pagbabayad ang pinakamainam para sa kanila. Mula doon, isaalang-alang ang pagbibigay ng iba't ibang pagpipilian sa pagbabayad upang gawing mas madali para sa mga customer na bayaran ang kanilang mga invoice sa oras.
- Pahintulutan ang Pamamahala ng Kredito - Huwag pahabain ang kredito para lamang sa pagpapanatili ng mga benta na kasama. Ang diskarte na ito ay umuunlad sa mahabang paghahatid at isang halimbawa lamang ng maraming mga potensyal na problema na maaaring lumitaw dahil sa mahinang proseso ng pamamahala ng credit.
- Tayahin ang Account Accounts Regular - Magtatag ng isang tiyak na iskedyul para sa pagsubaybay at pagtatasa ng estado ng iyong mga account tanggapin. Sa isip, dapat itong gawin nang hindi bababa sa isang beses sa isang linggo. Ang mas maaga kang makahanap ng mga error, mas maaga mong maitama ang mga ito - at mas malamang na maging sanhi sila ng mga pangunahing problema para sa iyong negosyo.
- Isaalang-alang ang Pagpapaikli ng Mga Tuntunin sa Pagbabayad - Walang batas na nagsasabing ang lahat ng mga customer ay dapat mayroong net-30 na mga tuntunin sa pagbabayad. Kadalasan, ang paggamit ng mas maikling mga tuntunin sa pagbabayad ay nagdudulot ng mga mabagal na nagbabayad na mga customer upang magbayad ng hindi bababa sa isang maliit na mas mabilis, kaya ito ay isang kapaki-pakinabang na pagpipilian upang isaalang-alang.
- Gumawa ng Proseso ng Resolusyon sa Pagsusumbong sa Pagsusugal - Magtatag ng isang partikular na proseso para sa paghawak ng mga hindi pagkakaunawaan sa pagsingil. Hindi lamang nito i-streamline ang proseso, ngunit mapapabuti nito ang pangkalahatang kasiyahan ng kostumer sapagkat tiyak na alam ng iyong koponan kung ano ang gagawin kapag lumitaw ang isang pagtatalo.
- Pag-automate - Suriin ang iba't ibang uri ng software at iba pang mga anyo ng teknolohiya para sa automating ng maraming mga account receivable na proseso hangga't maaari. Ang higit sa maaari mong alisin ang sangkap ng tao, mas tumpak at maaasahan ang buong proseso. Maraming mga programa ang mahal, ngunit ang ROI ay malaki dahil may mas kaunting mga pagkakamali at, sa maraming kaso, ang pagiging produktibo ng empleyado ay nakakakuha din ng tulong.
- Magtatag ng isang Proactive na Proseso ng Mga Koleksyon - Gumawa ng mga koleksyon ng isang pangunahing priyoridad at ipatupad ito sa pamamagitan ng pagtatatag ng isang malinaw, maigting na estratehikong koleksyon. Sa isip, layunin na mamagitan nang maaga. Kapag ang isang account slips sa nakaraang-angkop na haligi, ang iyong koponan ay dapat na higit sa ito at alam kung ano ang dapat gawin.
- Bill Elektroniko - Kung mayroon kang paraan upang gawin ito, simulan ang mga customer sa pagsingil sa elektronikong paraan. Habang magkakaroon ng ilan na hindi maaaring suportahan ang mga elektronikong mga invoice at pagbabayad, karamihan sa mga kumpanya ay nakasakay sa mga panahong ito. Ang mas kaunting mga tseke ng papel na kailangan mong iproseso at mail na kailangan mong ipadala, mas madali at mas tumpak ang buong proseso.
Tulad ng iyong nakikita, hindi mo kailangang magsimula mula sa simula upang mapabuti at i-optimize ang iyong mga account na maaaring tanggapin. Maaari mong piliing kumuha ng isang lugar sa isang pagkakataon, o maaari kang mag-uumpong ng buong singaw sa unahan at baguhin ang lahat nang sabay-sabay. Alinmang paraan, ang anumang hakbang na gagawin mo patungo sa pag-optimize ng iyong mga account na maaaring tanggapin ay magbabayad nang napakaganda sa katagalan.