10 Mga Tip para sa Pagsulat ng Mas mahusay na Donor Salamat Sulat

by Joanne Fritz

Hindi mo maaaring sabihin salamat nang mabuti o masyadong madalas

Ang pagsasabi ng pasasalamat sa isang donor ay nagtatapos sa isang transaksyon ngunit nagtatayo ng tulay sa suporta sa hinaharap at mas malalim na pakikipag-ugnayan. Gawin ito ng mabuti, at ikaw ay nasa iyong paraan upang magtagumpay sa pondo sa hinaharap.

Narito ang sampung tip para sa paggawa ng sulat na salamat sa iyo ng tama.

01 - Kumuha ito sa mabilis na koreo

Apatnapu't walong oras ay isang perpektong turnaround para sa isang sulat na salamat. Kung imposible iyon, maghangad ng hindi hihigit sa isang linggo. Gusto mo ng donor na tandaan na ginawa niya ang donasyon upang ang iyong pasasalamat ay pinatibay ang kanyang aksyon at ginagantimpalaan siya para sa pagbibigay.

Ang pagkuha ng liham doon ay mabilis na gagawin ang pangalan ng iyong kawanggawa sa isip ng donor, muling tiyakin sa kanya na natanggap mo ang donasyon, at mapabilib siya sa iyong kahusayan at pagkamaalalahanin.

Kahit na ang mga donor sa online ay dapat makatanggap ng isang sulat na salamat sa sulat , ngunit iyon ay magastos, at maraming mga nonprofit ang lumipat sa online hangga't maaari. Sa kasong iyon, siguraduhin na ang iyong online na donor ay hindi nakakuha ng isang email na resibo. Maglaan ng oras upang i-personalize ang isang na-email na salamat at i-on ito sa isang bagay na hindi malilimutan

Brush up sa mga pinakamahuhusay na kasanayan para sa mga naka- email na salamat sa mga titik . Sa buong mga kahon ng email, ang iyong sulat ng pasasalamat ay maaaring hindi napapansin, kaya bigyang-pansin ang linya ng paksa nito at siguraduhing malinaw na kinikilala ng "mula sa linya" ang iyong samahan.

Mayroong maraming mga obstacles sa pagpapasalamat sa isang donor sa pamamagitan ng email na maaari mong kalimutan. Dapat itong manatili sa folder ng SPAM , mahuli ang pansin ng donor, at hikayatin siya sa pagbubukas ng mensahe. Huwag hayaan ang kadalian at medyo mababa ang halaga ng email na bulag sa mga pagkukulang nito.

02 - Gawin itong personal

Isapersonal ang iyong sulat ng pasasalamat sa pangalan ng donor (i-double check ang spelling at huwag tawagan ang Ms a Mr), at direktang isulat sa indibidwal. Ang mga pangunang pangalan ay makapangyarihan.

Ang gumagana para sa isang liham ng pagkolekta ng pondo ay gumagana din para sa isang sulat na salamat. Halimbawa, gumamit ng personal pronouns , tulad ng "you," "we," at "I."

Isama ang impormasyon tungkol sa donor, tulad ng kung gaano katagal sila naging isang donor, o na tangkilikin mo silang makita sa huling kaganapan. Marahil ang donor ay nakatanggap ng award o nakakuha ng promosyon. Huwag mag-atubiling magdagdag ng isang bagay tungkol dito sa iyong liham.

Ang isang mahusay na sistema ng mga tala ng donor ay magiging iyong pinakamatalik na kaibigan pagdating sa antas na ito ng personalization. Karamihan sa mga sistema, kahit na ang mga mababang gastos, ay may kakayahang makuha ang kasalukuyang impormasyon tungkol sa iyong mga donor.

Kailan sila huling nagbigay? Nagboluntaryo ba sila? Kailan ang huling pagkakataon na may donor ang contact sa iyong organisasyon at kung ano ang likas na katangian ng pakikipag-ugnayan na iyon?

Kung ito ay isang unang-time na donor, magpadala ng isang welcome package, at anyayahan ang donor na mag-subscribe para sa mga newsletter at mga anunsyo.

Kung nagpapasalamat sa isang mahabang panahon donor, isaalang-alang ang isang sulat - kamay na tala sa halip na isang pormal na sulat, o iba pang malikhaing paraan upang sabihin salamat .

03 - Coordinate ito sa mga tema ng kampanya

Coordinate ang salamat sa apela o kampanya na nagdala sa donasyon.

Magbalangkas ng isang template para sa isang pasasalamat sulat kapag isulat mo ang iyong mga materyales sa fundraising. Isipin ito bilang bahagi ng iyong kampanya pakete. Kung ang donasyon ay tugon sa ilang iba pang pampasigla ... marahil isang kaganapan na itinanghal mo ... nauugnay ang sulat sa pangyayaring iyon.

Ang pagbalik ng buong bilog sa apela ay nagpapabuti sa katigasan ng pangalan ng iyong organisasyon sa isip ng donor. Nakakatulong din sa donor.

Kung ang donasyon ay tugon sa isang partikular na apela sa email, gawin ang isang post-donation landing page sa iyong website partikular para sa mga donor.

Ang generic ay out. Ang katiyakan sa kung ano ang nakita ng donor na napilitang ipagkaloob sa kanya ay isang nararapat. Halimbawa, kung ang donor ay donasyon upang matulungan ang mga biktima ng isang lindol, siguraduhin na ang iyong pasasalamat ay tumutukoy sa sitwasyong iyon.

04 - Gumamit ng mga kuwento upang ikonekta ang mga donor sa mga resulta

Tulungan ang mga donor na maisalarawan kung paano ginugol ang kanilang pera Ang pinakamahusay na paraan upang gawin iyon ay ang pagsabi ng isang kuwento tungkol sa isang partikular na tao na tinulungan ng donasyon. Ang kuwento ay hindi kailangang matagal. Ang ilang mga pangungusap at paggamit ng pangalan ng isang tao ay maaaring sapat na upang pukawin ang empatiya sa donor.

Gawin ang iyong donor ang bayani ng mga kwento. Ginawa niya ang kwentong iyan. Panatilihin ang isang imbentaryo ng mga kuwento tungkol sa mga magagandang bagay na ginagawa ng iyong kawanggawa. pagkatapos ay i-set up ang mga bloke ng kopya gamit ang mga kwento at i-drop ang mga ito sa iyong mga titik ng pasasalamat kung naaangkop.

Ang pagpapalit ng mga kuwento ay madalas na panatilihin ang iyong mga titik na sariwa at gawing mas madali ang pagpapadala ng maraming mga titik nang hindi kinakailangang gawin ang bawat isa sa kanila ng ganap na bago.

Kahit na naglilingkod ka sa mga taong may mga sensitibong sitwasyon at kailangan mong protektahan ang kanilang mga pagkakakilanlan, may mga paraan upang masabi ang kanilang mga kuwento nang hindi na -kompromiso ang kanilang privacy.

05 - Magkaroon ng tunay na tao na mag-sign sa iyong mga titik

Iwasan ang mga digital na lagda maliban kung nagpapadala ka ng libu-libong mga titik sa isang pagkakataon. Gayunpaman, ang mga reserba na titik na pumupunta sa mga donor na nagbibigay ng makabuluhang mga donasyon para sa iyong ehekutibong direktor, sa presidente ng lupon, o isang boluntaryong tagapagtangkilik ng fundraising upang mag-sign. Gumamit ng tunay na unang stamp ng mga klase para sa mga titik na ito.

06 - Magdagdag ng personal, hand-nakasulat na tala

Kung naaangkop, hilingin ang Direktor ng Ehekutibo o Pangulo ng Lupon na magdagdag ng personal na tala sa sulat. Ang mga mahabang panahon na donor na maaaring makilala ang iyong mga ED o mga miyembro ng board na ito ay lalong nakasisiya.

Ang pagbanggit sa isang kamakailang pangyayari na dinaluhan ng donor ay kapwa ipaalala ang donor ng isang maayang karanasan at idagdag ang pagiging tunay sa tala. Isaalang-alang ang pagkakaroon ng isang partidong nagsulat ng tala na may mga boluntaryo na makakapagsulat ng mga tala sa mga titik o maglakip ng mga tala sa post-it na may sulat-kamay na mga mensahe.

07 - Isama ang sobre ng tugon

Hindi ko inirerekumenda na humingi ng isa pang donasyon sa isang sulat na salamat. Sa totoo lang, lumalayo ang mga tao nang higit kaysa sa iniisip mo. Gayunpaman, kasama lamang ang isang sobre sa tugon ay maaaring paalalahanan ang donor na ang mga donasyon sa hinaharap ay malugod.

Maraming mga donor ang panatilihin ang mga sobre na ito at gamitin ang mga ito para sa isang regalo mamaya ... o kahit na kaagad. Andrew Olsen ng Fundraising Fundamentals ay masigasig tungkol sa kabilang ang mga sobre ng reply sa mga titik ng pasasalamat. Natagpuan niya ang mga kawanggawa na gumagamit ng taktikang ito para sa mga bagong donor na may "2nd rate ng conversion rate na kahit saan mula sa 8% -12% mas mataas kaysa sa mga organisasyong hindi kasama ang mga ito."

08 - Gamitin ang sulat bilang resibo ng buwis

Ang iyong donor salamat ay maaari ding maging isang resibo. Dapat kang magbigay ng isang resibo taun-taon para sa mga layunin ng buwis kung ang isang donor ay nagbibigay ng $ 250 o higit pa , at maaari mong isama ang pagsisiwalat na may sulat na ito.

Maraming salamat sa mga titik ngayon ay kadalasang kinabibilangan ng tamang pagsisiwalat sa bawat oras na ibinibigay ng isang donor, kung online, sa pamamagitan ng tseke o sa pamamagitan ng buwanang pagbibigay .

Magandang pagsasanay din upang magbigay ng isang buod ng pagbibigay para sa taon sa simula ng susunod na taon, sa panahon lamang kung ang mga donor ay karaniwang naghahanda ng kanilang mga pagbalik sa buwis . Tandaan lamang na ang isang resibo ay hindi isang pasasalamat . Ang resibo ay dapat na isang maliit na bahagi ng liham.

09 - Mag-imbita ng higit pang paglahok

Laging maganda na isama ang isang paanyaya upang bisitahin ang iyong ahensiya at makita ang iyong trabaho unang-kamay.

Sa mundo ngayon kung saan maaari kang humingi ng mga donasyon mula sa mga tao sa buong mundo, ang pakikipag-ugnayan ay maaaring makuha sa pamamagitan ng social media . Hikayatin ang iyong donor na sundin ang iyong samahan sa Facebook at Twitter o anumang iba pang mga social network na lumahok ka.

Dahil walang mga hyperlink sa isang mail na sulat, ibigay ang iyong website address at pagkatapos ay siguraduhin na ang iyong mga pindutan ng social media ay madaling mahanap.

Isama ang isang tahasang imbitasyon upang bisitahin ang website at mag-click sa mga pindutan at mag-sign up para sa iyong newsletter sa email o iba pang mga komunikasyon. Ang mga icon ng social media ay ilan sa mga pinakamahalagang elemento sa website ng iyong kawanggawa.

10 - Magdagdag ng isang sulat-kamay at magbigay ng impormasyon ng contact

Lahat tayo ay skimmers. Iyon ang dahilan kung bakit karamihan sa atin ay nagbabasa ng pinakamataas na bahagi ng isang liham at pagkatapos ay laktawan pababa sa PS Pagkatapos ay maaari naming bumalik at basahin ang natitirang bahagi ng sulat. Ang mga direktang mail marketer ay alam ang lahat tungkol sa PS at palaging isama ito. Minsan mayroon silang higit sa isa.

Para sa PS ng isang sulat ng pasasalamat, maaari mong muling sumangguni sa kuwento na iyong ibinigay ("ligtas at masaya si Michael at Jane dahil sa iyo") o maglagay ng mahalagang impormasyon sa pakikipag-ugnay doon.

Ang mga donor ay dapat may pangalan, numero ng telepono at email address ng isang tao sa organisasyon na maaari silang makipag-ugnay sa mga tanong. Ang serbisyo sa kostumer ay mahalaga rin para sa mga nonprofit para sa mga negosyo, kaya gawing madali para sa isang donor upang makahanap ng isang tunay na tao kung mayroon silang isang isyu.