Ang Mabuting Pamamahala sa Tanggapan ay Mabuti para sa Iyong Pangunahing Ibaba
1. Magtatag ng mga gawain sa pamamahala ng opisina at manatili sa kanila.
Ang mga karaniwang gawain ay nangangailangan ng regular na mga pamamaraan kung nais mong manatiling organisado at panatilihin ang mga bagay na tumatakbo nang maayos.
Mag-set up ng mga gawain para sa paghawak ng mga gawaing papel at mga sistema ng opisina. Halimbawa, kung posible, ang bawat piraso ng papel na nanggagaling sa iyong opisina ay dapat pangasiwaan nang isang beses, kumilos, at magsampa - hindi nakasalalay sa isang mesa. Katulad nito, ang mga digital na komunikasyon tulad ng mga email ay dapat na unahin at agad na kumilos kung posible o mai-flag para sa pagkilos sa hinaharap.
Ang mga sistema ng opisina, kabilang ang mga desktop, laptop, file server, multifunction printer at mobile device, ay nangangailangan ng parehong mga pamamaraan ng pangangasiwa at emerhensiya. Kapag nabigo ang pag-crash ng system o nabigo ang isang piraso ng kagamitang kaugnay ng computer, ang lahat sa iyong opisina ay kailangang malaman kung sino ang tatawag at kung ano ang hindi dapat gawin (tulad ng pagsisikap na ayusin ang problema mismo). Alamin ang 3 Mga Hakbang sa Pagprotekta sa Iyong Kritikal na Data ng Negosyo.
2. I-set up ang malinaw na delineated responsibilidad.
Ang pamamahala ng mabuting opisina ay nakasalalay sa mga taong nakakaalam kung sino ang may pananagutan para sa kung ano - mga taong may pananagutan na nagawa ang mga bagay.
Ano ang mangyayari, halimbawa, kung ang pagbili para sa iyong maliit na negosyo ay ginawa ng sinuman sa tuwing? Makakahanap ka ba ng printer paper kapag kailangan mo ito? Ang paglalagay ng isang tao na namamahala sa pag-order ng lahat ng kagamitan at mga kagamitan ay malulutas sa problema at pinapanatili ang mga bagay na tumatakbo nang maayos. Paalala ng mga empleyado ang itinalagang tao ng anumang mga kahilingan para sa mga supply, o mag-post ng isang sulat-kamay na listahan sa isang kahanga-hangang lugar kung saan ang mga tao ay maaaring magdagdag ng kung ano ang kailangan nila.
Ito ay katulad ng sa (computer) na pangangasiwa ng mga sistema. Kailangan mong magkaroon ng isang tao na responsable para sa seguridad ng iyong mga sistema ng computer at pagsubaybay ng mga bagay tulad ng mga account, password, at software. Ang paggamit ng mga system na batay sa ulap para sa mga aplikasyon ng opisina, software sa accounting at imbakan ng data ay isang perpektong solusyon para sa mga maliliit na negosyo, ngunit kailangan mo pa ring magkaroon ng mapagkakatiwalaang taong itinalaga upang magsagawa ng mga gawain sa pamamahala tulad ng pagdagdag / pagtanggal ng mga user, pagtatalaga ng mga pahintulot, atbp.
3. Panatilihin ang mga tala - at panatilihin ang iyong mga talaan ng negosyo na na-update.
Ang pagpapanatiling mga rekord ay katulad ng pinakamadaling bahagi ng mahusay na pamamahala ng tanggapan - hanggang sa iyong isaalang-alang ang pangangailangan upang mapanatili ang mga rekord na parehong naa-access at na-update. Ngunit ang unang tuntunin para sa pagiging isang mahusay na tagapangasiwa ng opisina ay tutulong sa iyo na makakuha ng isang mahigpit na pagkakahawak dito; gumawa ng mga talaan ng pag-update ng isang gawain sa opisina. Kapag nakakuha ka ng isang bagong customer o client, halimbawa, ito ay tumatagal ng ilang sandali upang ipasok siya sa iyong mga database ng mga contact. Pagkatapos ay magkakaroon lamang ng isa pang sandali o dalawa upang i-update ang tala pagkatapos mong magsalita sa kanya sa telepono.
(Tandaan, din, na ang karamihan ng mga hurisdiksyon ay may Mga Gawa sa Pagkapribado na kumokontrol sa paghawak ng impormasyon ng customer.)
4. Maglakad sa iyong opisina at umupo.
Ang iyong opisina ba ay isang halimbawa ng pamamahala ng espasyo o sa mismanagement sa espasyo?
Kapag naglalakad ka sa opisina, kailangan mo bang lumiko sa paligid ng mga obstacle o magpatakbo ng panganib na maglakad sa isang bagay?
Kapag umupo ka sa isang desk maaari ka bang magtrabaho nang kumportable doon? Ang mga bagay ba ay lohikal na nakaayos upang ang mga bagay na pinakamaraming gamitin sa mesa ay pinakamalapit sa kamay?
Mayroong maraming mga bagay na crammed sa mga opisina sa kasalukuyan, mula sa printer ay nakatayo sa pamamagitan ng filing cabinets . Para sa mahusay na pamamahala ng opisina, kailangan mong tiyakin na ang lahat ng mga bagay sa opisina ay nakaayos para sa maximum na kahusayan - at maximum na kaligtasan. Ang Mga Pangunahing Kaalaman ng Maliit o Home Design Office ay nagbibigay ng mga tip para sa ligtas na pagtugon sa kapangyarihan, pag-iilaw at mga pangangailangan sa bentilasyon ng iyong opisina .
5. Mag-iskedyul ng nakakapagod na trabaho.
Napakadali na tanggalin ang mga bagay na hindi mo gustong gawin, at ang karamihan sa mga negosyante ay hindi nasiyahan sa mga gawain tulad ng pag- file , pagpapadala at pagtanggap, o pag-bookke - kahit na mga tagapangasiwa ng opisina.
Sa kasamaang palad, ang isang tanggapan, tulad ng isang kusina, ay hindi gagana nang maayos kung wala ang mga gawain.
Kung ikaw ay isang maliit na may-ari ng negosyo na nasa posisyon na hindi makapagtalaga ng kahit anong iyong itinuturing na pang-boring o hindi kanais-nais na trabaho sa ibang tao, pilitin ang iyong sarili na regular na makuha ito sa pamamagitan ng pag-iiskedyul ng oras bawat linggo para dito. Kumuha ng isang umaga o hapon, halimbawa, at ginugugol ang mga ito ng mga malamig na tawag , pagbabalik ng mga di-priyoridad na mga katanungan sa email, paggawa ng mga pag -post ng social media , pagkuha sa accounting o pag-update ng mga talaan.
6. Delegate at outsource.
Sa isang perpektong mundo, lahat ay ginagawa lamang kung ano ang mayroon siya ng oras upang gawin at magaling. Tulad ng mundo ay hindi perpekto, sa halip ng maraming mga tao ay gumagawa ng mga bagay na wala silang oras o talento upang magaling.
Ang delegasyon at outsourcing ay hindi lamang mapapabuti ang pangangasiwa ng opisina ng iyong maliit na negosyo ngunit libre kang magtuon ng pansin sa iyong mga talento, sa gayon pagpapabuti ng iyong ilalim na linya. Ang isang part-time o Virtual assistant ay maaaring makapangasiwa sa marami sa iyong opisina o mga gawain sa pamamahala. Para sa higit pa sa pagtatalaga, tingnan ang Magpasya na Delegado .
7. Gumawa ng prayoridad sa pagpaplano ng negosyo.
Maraming mga maliliit na may-ari ng negosyo ang gumugugol ng kanilang mga araw na kumikilos at tumugon - at pagkatapos ay nagtataka kung bakit mukhang sila ay umiikot sa kanilang mga gulong. Ang pagpaplano ng negosyo ay isang mahalagang bahagi ng mahusay na pamamahala ng opisina at kailangang maging bahagi ng iyong regular na gawain sa pamamahala ng opisina.
Ang matagumpay na maliliit na may-ari ng negosyo ay gumugugol ng oras bawat linggo sa pagpaplano ng negosyo, at maraming ginagamit araw-araw na mga sesyon sa pagpaplano ng negosyo bilang isang tool para sa setting ng layunin at paglago.
Ang gabay sa pagpaplano ng negosyo na ito ay isang mahusay na panimulang aklat para sa pagkuha ng mga pagsisikap sa pagpaplano ng iyong negosyo sa pagsisimula; Nagbibigay ito ng balangkas sa pagpaplano ng negosyo para sa iyong maliit na negosyo at nagbibigay ng mga mapagkukunan sa lahat ng bagay mula sa pagsusulat ng isang pangitain na pahayag sa pamamagitan ng mga patakaran para sa pagtatakda ng mga layunin sa negosyo .
Kung mayroon kang mga tauhan, isama ang mga ito sa pagpaplano ng negosyo , alinman sa pormal o di pormal.
Magugustuhan Mo ang Pagkakaiba
Huwag hayaan ang kaguluhan na makagambala sa paggawa ng negosyo. Sa sandaling simulan mo ang paglalapat ng pitong prinsipyo ng mahusay na pamamahala ng opisina, ikaw ay nagtataka sa pagkakaiba ng mahusay na pamamahala ng opisina na ginagawang - at kung magkano ang higit pang negosyo na iyong ginagawa.
Tingnan din:
Bakit ang Cloud Computing ay Mainam para sa Maliit na Negosyo
Pag-Master sa Iyong Pag-file ng System