Bawat taon, ang mga tagapag-empleyo ay kinakailangang magpadala ng isang ulat sa mga empleyado na nagpapakita ng kanilang kabuuang sahod at pagbabawas, kaya maaaring isama ng mga empleyado ang impormasyon tungkol sa kanilang mga kita sa buwis sa kita. Ang mga ulat ay dapat ding isampa sa Social Security Administration. Ang ulat na ito ay isang form na W-2.
Bago ka maghanda at magpadala ng mga form sa W-2 sa mga empleyado at Social Security Administration, sundin ang mga hakbang na ito upang tiyakin na ang lahat ng bagay ay tumatakbo nang maayos.
01 - Siguraduhin Na Tama ang Mga I-trabahador bilang Mga Empleyado
Ang isang empleyado ay isang manggagawa na nagsasagawa ng trabaho sa direksyon ng isang tagapag-empleyo. Sa pangkalahatan, sinuman na nagsasagawa ng mga serbisyo para sa isang organisasyon ay isang empleyado kung ang organisasyon ay makokontrol kung ano ang gagawin at kung paano ito gagawin.
Sa kabilang banda, ang isang independiyenteng kontratista ay isang indibidwal o negosyo na nagbibigay ng mga serbisyo sa ibang indibidwal o negosyo. Ang independiyenteng kontratista ay isang hiwalay na entidad ng negosyo at hindi itinuturing na empleyado. Ang ilang mga halimbawa ng mga independiyenteng kontratista ay mga konsulta, ahente, o mga broker. Ang gawain ng mga independiyenteng kontratista ay madalas na hindi sinasadya o hindi mahalaga sa negosyo; halimbawa, isang paglilinis ng serbisyo, processor ng payroll, o serbisyo sa IT.
Magbasa pa tungkol sa pag- uri - uri sa mga manggagawa bilang mga empleyado o mga independiyenteng kontratista , at kumunsulta sa isang abugado sa pagtatrabaho para sa tulong
02 - Suriin ang Pamamahagi at Pag-file ng Mga Petsa para sa Kasalukuyang Taon
Dalawang hakbang ang nasasangkot sa proseso ng W-2. Ang unang hakbang ay ang pamamahagi ng mga form sa W-2 sa mga empleyado. Ang ikalawang hakbang ay ang pagsumite ng mga form na ito sa Social Security Administration. (SSA)
Ang deadline para sa parehong pamamahagi sa mga empleyado at pag-file sa SSA ay Enero 31 ng susunod na taon. Ito ay isang bago na huling araw para sa pag-file ng SSA na itinatag upang makatulong na maiwasan ang pandaraya sa buwis. Magbasa nang higit pa tungkol sa W-2 at 1099 deadline.
Siguraduhing bigyan mo ang mga empleyado ng kanilang mga form nang maaga sa Enero, kaya mayroon silang oras upang repasuhin ang mga ito, upang maiwasan ang mga pagkakamali.
03 - Suriin ang Employee W-4 Forms
Kinakailangan ang mga nagpapatrabaho na magkaroon ng W-4 form sa file para sa lahat ng empleyado sa lahat ng oras. Ang Form W-4 ay kinabibilangan ng impormasyon na kinakailangan para sa pagtukoy sa halaga ng pagpigil ng federal income tax ng isang empleyado, gamit ang katayuan sa pag-aasawa, bilang ng mga dependent, at anumang karagdagang halaga na hindi maitaguyod.
Ang Form W-4 ay dapat makumpleto sa pag-upa at sa anumang oras na nais ng empleyado na gumawa ng pagbabago. Dapat baguhin ng empleyado ang form na W-4 kung ang personal na impormasyon ng empleyado (kabilang ang marital status at bilang ng mga dependent) ay nagbabago o kung ang address ng empleyado ay nagbabago. Ang empleyado ay maaari ring baguhin ang form na W-4 sa anumang oras upang baguhin ang halaga ng pag- iingat.
Bawat taon bago ang katapusan ng taon, dapat hilingin ng mga employer ang lahat ng empleyado na repasuhin ang W-4 form upang matiyak na ang personal na impormasyon ay tumpak.
Ang pagsiguro na ang mga empleyado ay may tumpak at kasalukuyang impormasyon sa Form W-4 ay tutulong sa iyo na maghanda at mamahagi ng mga form na W-2.
04 - Magtipon ng Impormasyon sa Payroll para sa W-2 Forms
Una, kakailanganin mo ng ilang pangunahing impormasyon tungkol sa iyong kumpanya para sa lahat ng mga form W-2:
- Numero ng tagapag-empleyo ng iyong kumpanya
- Ang pangalan, address, at zip code ng negosyo
- At numero ng pagkakakilanlan ng buwis ng estado ng iyong kumpanya
Pagkatapos, kakailanganin mong magtipon ng impormasyon tungkol sa bawat empleyado, parehong personal na impormasyon at impormasyon sa payroll:
- Pangalan ng empleyado at address at social security number o iba pang numero ng ID ng buwis
- Halaga na binayaran sa empleyado na iyon: kabuuang sahod, tip, at iba pang kabayaran
- Ang halaga ng pederal na buwis sa kita ay hindi naitantad
- Mga sahod sa seguridad ng panlipunan (hanggang sa pinakamataas na halaga ng Social Security para sa taon)
- Ang mga sahod at mga tip ng Medicare at ang buwis sa Medicare ay ipinagkait, kasama ang karagdagang buwis sa Medicare para sa mga empleyado na may mataas na kita.
- Binabayarang tip sa alok na empleyado
- Ang mga benepisyo sa pag-aalaga ng nagbabayad ay binabayaran, at iba pang mga benepisyo na mabubuwis sa empleyado
- Para sa bawat estado kung saan nagtrabaho ang empleyado, ang mga suweldo ng estado at mga tip na binayaran at ang buwis sa kita ng estado ay hindi naitantad
- Ang mga lokal na suweldo at mga tip na binayaran at ang kinita sa lokal na buwis sa kita.
05 - Suriin ang Pagproseso ng W-2 - Papaano Nilikha ang W-2?
Kung ang iyong kumpanya ay bago sa pagpoproseso ng payroll, o kung ang iyong sitwasyon sa payroll ay nagbago kamakailan, magandang ideya na suriin ang proseso ng paghahanap, pagkumpleto, at pamamahagi ng mga ulat ng end-of-year sa mga empleyado. Makakakuha ka ng W-2 form mula sa isang tindahan ng supply ng opisina, ang iyong CPA, mula sa buwis o software ng accounting, o mula sa IRS.
Tandaan: Hindi ka maaaring mag-download ng W-2 form mula sa IRS o sa ibang lugar sa Internet. Kopyahin ang A sa form W-2 ay nasa isang partikular na kulay ng pulang tinta at hindi maaaring duplicated. Dapat mong i-file ang partikular na form ng IRS ng Kopya A sa Social Security Administration (ito ang kopya na iyong itinatago at may file sa Social Security sa dulo ng Pebrero).
Narito ang ilang mga opsyon para sa paghahanda ng mga form na W-2:
- Paggamit ng software ng accounting . Kung mayroon ka lamang ng ilang mga empleyado at gumagamit ka ng accounting software, maaari kang bumili ng isang add-on upang ihanda ang mga form ng W-2 gamit ang software na ito.
- Paggamit ng software sa paghahanda ng buwis. Kung gumagamit ka ng isa sa mga karaniwang programa sa paghahanda ng software sa buwis, alinman sa online o sa isang desktop na bersyon, at binili mo ang bersyon ng negosyo ng software na ito, suriin upang makita kung ang pagproseso ng W-2 ay kasama. Ang Shirley Elmblad, Gabay sa Financial Software, ay may isang artikulo sa mga review ng software ng buwis
- Paggamit ng biniling W-2 form . Ang mga pangunahing kompanya ng supply ng opisina ay may pre-print na mga form na W-2 para sa paggamit sa software sa isang CD na nagbibigay-daan sa iyo upang maipasok ang impormasyon para sa mga form na ito nang manu-mano at i-print ang mga ito sa iyong printer.
Ang alinmang paraan na iyong ginagamit para sa pagkumpleto at pagpi-print ng mga form na W-2 ay dapat ding magkaroon ng mga form ng pagpapadala ng W-3 .
06 - Magpasya Kung Paano Ipamahagi ang W-2 Forms sa mga empleyado
Sa sandaling lumikha ka ng mga form na W-2, ang iyong susunod na desisyon ay kung paano ipamahagi ang mga ito sa mga empleyado. Tandaan na ang deadline para sa pamamahagi ng mga form sa W-2 sa mga empleyado ay Enero 31 ng taong sumusunod sa taon ng pagbubuwis. Halimbawa, ang mga tagapag-empleyo na kinakailangang ipamahagi ang 2016 tax year ng W-2 hanggang Enero 31, 2017, upang ipamahagi ang mga ito.
Mayroon kang dalawang opsyon para sa pamamahagi ng mga nakalimbag na form sa W-2 sa mga empleyado: alinman sa ipadala ang mga ito o ipamahagi ito sa mga empleyado nang personal. Kung ang isang empleyado ay pinili ang kanilang W-2 form nang personal, maaaring gusto mong ipatala ang empleyado na ang form ay kinuha, upang maiwasan ang mga tanong kung ito ay tapos na.
07 - Lagyan ng check ang mga Mali Bago Ipadala ang mga Form ng W-2 sa mga empleyado
Upang i-minimize ang mga isyu at kinakailangang muling magpadala ng W-2 form, lagyan ng tsek ang W-2 form para sa mga error, gamit ang checklist na ito. Kabilang sa karaniwang mga error na W-2 ang paggamit ng form ng maling taon, hindi na isama ang impormasyon, paglalagay ng impormasyon sa maling kahon, at hindi pagtigil sa pagpigil ng Social Security sa maximum.
08 - Paghawak sa mga kahilingan ng empleyado para sa mga dobleng W-2 Forms
Ang mga empleyado ay madalas na mailagay o nawala ang mga form ng W-2 at maaari silang pumunta sa iyong departamento ng payroll na humihiling ng isang duplicate na kopya ng kanilang Form W-2. Bago mo ipamahagi ang W-2 form, isaalang-alang kung paano mo haharapin ang mga kahilingang ito:
- Kung na-print mo ang mga form sa loob, maaari mong i-print muli ang form na W-2 at ibigay ito o ipadala ito sa empleyado.
- Kung ang form ay inihanda ng isang serbisyo sa labas ng payroll, maaari ka nilang singilin para sa gastos ng pag-print at pagpapadala sa form. Baka gusto mong singilin ang mga empleyado para sa isang unang dobleng form, o isang pangalawang dobleng sa isang taon (ito ang mangyayari!).
Anuman ang iyong desisyon, isang magandang ideya na ipaalam ang iyong patakaran tungkol sa mga dobleng form sa mga empleyado. Ang pagkakaroon ng singil para sa mga dobleng porma ay maaaring tila matinding, ngunit maaari itong mabawasan sa bilang ng mga nawalang mga form na kailangan mong harapin.
09 - Pag-file ng W-2 at W-3 Form sa Social Security Administration
Pagkatapos mong makapagpasya kung paano maghanda ng mga form na W-2 at ipinamahagi ang mga form na ito sa mga empleyado (sa Enero 31 ng taong sumusunod sa taon ng pagbubuwis), ang iyong susunod na desisyon ay upang matukoy kung paano mag-file ng mga form na ito sa Social Security Administration (SSA) .
Ang lahat ng mga form na W-2 ay dapat na isampa sa Social Security Administration, kasama ang isang form na transmittal na W-3 . Dalawang pagpipilian para sa pagsusumite ng mga form na ito:
- Maaari kang mag- file online sa seksyon ng Mga Serbisyo sa Online na Negosyo ng website ng Social Security. Kailangan mong magparehistro muna, pagkatapos ay kumpletuhin ang naaangkop na mga form online. Kung nag-file ka online sa BSO, hindi mo kailangang isama ang W-3 form.
- Maaari mo ring makumpleto ang koreo ng W-2 form kasama ang Form W-3 sa Social Security Administration.
Narito ang higit pang impormasyon kung paano maghanda ng form na W-3 .
10 - Suriin ang Mga Regulasyon ng Estado para sa Pamamahagi ng Mga Form ng W-2
Kapag nakumpleto mo ang isang form na W-2 para sa isang empleyado, isang bahagi ng form na iyon (Kopya 1) ay itinalaga na isumite sa estado kung saan gumagana ang empleyado. Kung ang empleyado ay gumagana sa higit sa isang estado, kailangan mong magsumite ng isang kopya ng form na W-2 sa bawat estado.
Ang bawat estado ay may iba't ibang mga kinakailangan para sa pagsusumite ng mga W-2 form at anumang mga form ng transmittal. Tingnan sa awtoridad sa pagbubuwis ng iyong estado o departamento ng kita ng estado upang malaman ang mga kinakailangan ng estado.
I-UPDATE: Maraming mga estado ang sumusunod sa bagong naunang Enero 31 deadline para sa pag-file ng W-2 sa SSA.
Magbasa nang higit pa tungkol sa mga buwis sa payroll ng estado.