Pag-iiskedyul ng Audit
Maaaring simulan ng tagaseguro ng kompensasyon ng iyong manggagawa ang proseso ng pag-audit sa lalong madaling panahon matapos mag-expire ang patakaran sa kompensasyon ng iyong manggagawa.
Maaari kang makatanggap ng isang liham mula sa iyong tagaseguro o isang tawag sa telepono mula sa taong itinalaga upang maisagawa ang iyong pag-audit. Ang iyong itinalaga na tagapangasiwa ay dapat mag -iskedyul ng pag-audit sa isang oras na maginhawa para sa iyo. Ang petsa ay dapat na malayo sa hinaharap na magkakaroon ka ng sapat na oras upang kolektahin ang impormasyon na kailangan ng auditor. Hilingin sa auditor na magbigay sa iyo ng buod ng data na kakailanganin niyang isagawa ang pag-audit.
Tandaan na ang iyong naitalagang auditor ay maaaring o hindi maaaring maging isang empleyado ng insurer. Ang ilang mga tagaseguro ay nagpapanatili ng isang in-house audit department na may kawani ng kanilang sariling mga empleyado. Ang iba ay outsource ang pag-audit function sa isang independiyenteng awdit ng kompanya. Ang proseso ay dapat na pareho kung ang pag-audit ay ginaganap ng isang empleyado ng tagaseguro o isang kontratista.
Mga Rekord na Kakailanganin mo
Ang auditor ay mangangailangan ng iba't ibang impormasyon sa pananalapi para sa takdang panahon na sakop ng patakaran na ini-awdit. Narito ang uri ng impormasyon na maaaring hilingin sa iyo upang magbigay ng:
- Accounting ledger
- Ang mga form ng buwis, partikular ang mga porma ng 941 at 944, ang mga Pederal na Tax Return ng mga Employer (quarterly at taunang, ayon sa pagkakabanggit)
- Mga rekord ng mga cash disbursements
- Mga pagbabayad para sa mga serbisyong ibinibigay ng mga independiyenteng kontratista. Kailangan ng auditor na i-verify na ang mga manggagawang ito ay hindi ang iyong mga empleyado.
- Mga pagbabayad para sa mga serbisyong ibinibigay ng mga subcontractor
- Sertipiko ng seguro para sa bawat subcontractor na tinanggap mo
- W-2 at 1099 na mga form
- Paglalarawan ng trabaho para sa bawat manggagawa. Tiyaking tumpak na naglalarawan sa mga tungkulin ng manggagawa.
- Paglalarawan ng iyong mga pagpapatakbo sa negosyo
- Mga talaan ng payroll para sa termino ng patakaran. Kailangan ng auditor na i-verify ang lahat ng pinagkukunan ng bayad na ibinigay sa bawat manggagawa (suweldo, bonus atbp.).
- Ang mga limitasyon sa payroll na naaangkop sa mga opisyal ng ehekutibo, mga kasosyo, mga nag-iisang proprietor atbp na sakop sa ilalim ng patakaran
- Ang iyong workhearing rating rating
Sa sandaling nakolekta mo ang kinakailangang data, kakailanganin mong ayusin ito. Ilagay ang lahat ng iyong mga talaan ng payroll (tulad ng W-2 form, pay stubs, at mga rekord sa overtime) nang magkasama upang madaling ma-access ang impormasyon. Gayundin, ilagay ang lahat ng impormasyon na may kaugnayan sa mga subcontractor, kabilang ang mga halaga ng pagbabayad at mga sertipiko ng seguro, sa isang lugar. Ang iyong mga pagsisikap ay magbabayad, mas madali at mas mabilis ang pagsusuri.
Ano ang Kasama sa Payroll?
Kinakalkula ang bayad sa kompensasyon ng iyong manggagawa sa pamamagitan ng pag-multiply ng isang beses na rate ng iyong payroll at pagkatapos ay hatiin ang resulta sa pamamagitan ng 100. Ang NCCI at karamihan sa mga awtoridad sa kabayaran ng manggagawa ng estado ay tumutukoy sa payroll bilang kabayarang . Ang mga tuntuning ito ay kadalasang ginagamit nang magkakaiba. Ang parehong ibig sabihin ang halaga ng pera ng mga serbisyo na ibinibigay ng iyong mga empleyado sa iyong samahan.
Ang mga gastos na kasama sa kabayarang ay medyo nag-iiba mula sa estado hanggang sa estado. Gayunpaman, karaniwang kinabibilangan nila ang mga sumusunod:
- Gross salaries at sahod, kabilang ang mga retroactive suweldo at suweldo
- Mga komisyon. Kabilang dito ang kabuuang komisyon na natanggap ng isang manggagawa at anumang nakakuha laban sa mga komisyon.
- Bonus, kabilang ang mga stock bonus plan
- Bakasyon, holiday at sick pay
- Payagan ang oras. Sa lahat maliban sa ilang mga estado, ang kabayarang kasamang overtime na kinakalkula sa tuwid na rate ng oras. Halimbawa, ipagpalagay na ang normal na oras na rate ng manggagawa ay $ 20 kada oras. Kung ang manggagawa ay binayaran ng $ 600 para sa 20 oras ng overtime, isama mo lamang ang $ 400 ng overtime pay.
- Ang mga pagbabayad na ginawa mo ay kung hindi man ay ipinagpaliban mula sa bayad ng mga empleyado tulad ng iniaatas ng batas para sa Social Security, Medicare o isang plano ng pensiyon
- Pagbabayad sa mga manggagawa sa isang batayan bukod sa oras na nagtrabaho. Ang mga halimbawa ay piecework, pagbabahagi ng kita o mga plano ng insentibo.
- Pagbabayad o allowance para sa mga tool sa kamay o hand-held power tool na ginagamit ng mga manggagawa upang maisagawa ang kanilang mga trabaho
- Halaga ng rental ng isang apartment o bahay na ibinigay sa isang empleyado. Gayundin, ang halaga ng iba pang mga panuluyan at pagkain na natanggap ng isang manggagawa bilang bahagi ng kanyang suweldo
- Ang mga pagbabayad na ibabawas mula sa gross pay ng mga manggagawa para sa pagreretiro, kapiterya, o mga plano sa pagtitipid
- Payroll para sa mga empleyado ng mga diinsamin na subcontractor (tingnan ang mga komento sa ibaba)
Ano ang Ibinukod Mula sa Payroll?
Mayroong isang bilang ng mga gastos na karaniwang ibinukod kapag ang payroll ay kinakalkula para sa layunin ng rating manggagawa kabayaran kompensasyon. Bagaman iba-iba ang mga ito sa pamamagitan ng estado, kadalasang kinabibilangan nila ang mga sumusunod:
- Mga tip at iba pang mga gratuities na natanggap ng mga empleyado
- Pagbabayad ng severance (bukod pa sa oras na nagtrabaho)
- Mga diskwento sa mga kalakal na binili mula sa employer
- Naibabalik na mga gastusin sa negosyo
- Magbayad para sa aktibong tungkulin sa militar
- Mga pare-parehong alerto
Mga klasipikasyon
Ang isa sa mga pangunahing gawain ng auditor ay upang matiyak na ang negosyo na nakaseguro ay maayos na naiuri. Ang mga sistema ng pag- uuri ng kompensasyon ng mga manggagawa ay idinisenyo upang maikategorya ang mga negosyo , hindi mga indibidwal na empleyado Susuriin ng tagapangasiwa ang mga operasyon ng iyong kumpanya upang matukoy kung tama ang nauugnay na basikong pag-uuri sa iyong patakaran.
Ang pangunahing pag-uuri ay ang pag-uuri na pinakamahusay na naglalarawan sa iyong pangkalahatang negosyo. Ito ay kadalasang katulad ng pag-uuri ng namamahala (ang klasipikasyon ay nakatalaga sa pinakamaraming payroll). Halimbawa, ipagpalagay na nagpapatakbo ka ng isang makina. Ang ilan sa iyong mga empleyado ay nagtatrabaho sa mga lathes habang ang iba ay nagpapatakbo ng mga press press o stamping machine. Ang mga partikular na gawain na ginagawa ng iyong mga empleyado ay maaaring mag-iba mula sa manggagawa sa manggagawa. Gayunpaman, ang lahat ng ito ay angkop sa iyong pangunahing pag-uuri, Machine Shop.
Ang ilang mga empleyado ay maaaring magsagawa ng mga gawain na nangangailangan ng hiwalay na klasipikasyon. Halimbawa, ang iyong machine shop ay gumagamit ng isang clerical worker na nagsasagawa ng kanyang trabaho sa isang nakapaloob na opisina na malayo sa ibang mga manggagawa. Ang empleyado na ito ay malamang na italaga sa pag-uuri ng Clerical Office Employee kaysa sa Machine Shop.
Ang mga sistema ng pag-uuri ng kompensasyon ng manggagawa ay sobrang kumplikado Ang iyong auditor ay maaaring i-reclassify ang iyong negosyo sa isang paraan na hindi mo nauunawaan o na walang kahulugan sa iyo. Sa kaganapang ito, itanong sa auditor ang isang paliwanag. Kung nalilito ka pa tungkol sa mga pagbabago, tanungin ang iyong ahente o broker para sa tulong.
Pagpupulong Sa Auditor
Upang magsagawa ng pag-audit, ang auditor ay kailangang makipagkita sa iyo o sa isang pinagkakatiwalaang kinatawan ng iyong kompanya. Kung italaga mo ang gawaing ito sa ibang tao, siguraduhing siya:
- alam mo ang iyong negosyo
- nauunawaan ang lahat ng mga yugto ng pagpapatakbo ng iyong kumpanya
- alam kung anong mga gawain ang ginagawa ng bawat empleyado
- nauunawaan ang patakaran sa kabayaran ng mga manggagawa ng iyong kumpanya, kabilang ang mga klasipikasyon na nilalaman nito
- nauunawaan ang mga pinansiyal na tala ng iyong kompanya, kabilang ang data ng payroll, upang masagot niya ang mga tanong mula sa auditor
Kapag nakikipagkita sa auditor, ikaw o ang iyong itinalaga ay dapat na maging kooperatiba at sagutin ang mga katanungan ng auditor pati na rin. Huwag mag-alok ng impormasyon na hindi hiniling.
Tulad ng maraming mga negosyo, ang iyong kompanya ay maaaring kumuha ng isang offsite na bookkeeping firm upang mahawakan ang iyong mga function sa accounting at payroll. Dapat bang matugunan ng iyong bookkeeper ang pag-audit para sa iyo? Ang sagot ay hindi. Ang iyong bookkeeper ay maaaring magbigay ng auditor ng mga rekord sa pananalapi na kailangan niyang gawin ang pag-audit. Gayunpaman, ang auditor ay kailangang bisitahin ang iyong lugar upang magsagawa ng isang pisikal na pag-audit.
Subkontrata
Maraming mga estado ang may mga batas na nagpapataw ng pananagutan sa mga kontratista na umupa ng mga hindi kontraktwal na subcontractor. Ang mga batas na ito ay ilalapat sa iyo kung ang iyong negosyo ay nagpapatakbo bilang isang kontratista, at subcontracts ito sa trabaho sa iba.
Halimbawa, ipagpalagay na ang iyong kumpanya, ang ABC Construction, ay nagtatrabaho ng subcontractor na tinatawag na P & J Plumbing upang magtrabaho sa mainit na gusali sa isang gusali na iyong pinapalitan. Ang isang empleyado ng P & J ay nasugatan sa trabaho at nagtatangkang mag-file ng claim ng kabayaran sa manggagawa. Gayunpaman, hindi binili ng P & J ang coverage ng kompensasyon ng manggagawa. Sa karamihan ng mga estado, ang nasaktan na manggagawa ay maaaring humingi ng mga benepisyo sa ilalim ng patakaran sa kabayaran ng iyong manggagawa.
Ang mga insurers ay hinihiling ng batas na magbigay ng mga benepisyo sa mga empleyado ng mga diinsurance na subcontractor. Kaya, susuriin ng iyong auditor ang iyong mga dokumento sa buwis at maghanap ng 1099 na mga form na ibinigay sa mga subcontractor. Siya ay mag-check upang makita kung nakakuha ka ng isang sertipiko ng seguro mula sa bawat subcontractor na iyong tinanggap. Kung ang anumang subcontractor na iyong tinanggap ay hindi nagbibigay ng katibayan ng seguro sa kompensasyon ng manggagawa, sisingilin ka ng auditor ng isang karagdagang premium para sa segurong insurance ng kontratista.
Ang rate na sisingilin para sa isang hindi nakaseguro na subcontractor ay depende sa uri ng trabaho na isinagawa ng subcontractor. Halimbawa, kung gumanap ang gawaing pang-bubong ng subcontractor, gagamitin ang rate para sa naaangkop na pag-uuri sa bubong. Ang rate ay ilalapat sa lahat o isang bahagi ng gastos ng trabaho sa subcontracted. Kung ang pera na binabayaran mo sa subcontractor ay para lamang sa paggawa, ang buong halaga (hinati ng 100) ay gagamitin bilang batayan ng premium.
Kontratista Versus Subcontractor
Kung ang iyong negosyo ay hindi isang kontratista, ikaw ba ay responsable para sa mga pinsala na napapanatili ng mga empleyado ng mga independiyenteng kontratista na iyong inaupahan? Ang sagot ay karaniwang hindi. Ang kontratista ay nagpapatakbo ng isang negosyo na independyente sa iyo. Kaya, ang kontratista ay responsable sa pagbibigay ng mga benepisyo sa kompensasyon ng manggagawa sa sarili nitong mga nasugatan na empleyado.
Halimbawa, ipagpalagay na nagmamay-ari ka ng retail store. Nag-aarkila ka ng isang Fabulous Flooring, isang kontratista sa sahig, upang pilasin ang isang lumang sahig na linoleum sa iyong tindahan at palitan ito ng bago. Inilaan mo ang resulta na gusto mo (isang bagong palapag) at Napakaganda ang ginagawa ng trabaho. Ang isang Fabulous supervisor ang nangangasiwa sa mga manggagawa sa sahig. Nagtatakda ang superbisor ng mga iskedyul ng trabaho at itinakda kung paano ginagawa ng mga empleyado ang kanilang trabaho. Kung ang isang Fabulous empleyado ay nasugatan habang naka-install ng iyong bagong palapag, Hindi kapani-paniwala (hindi ang iyong kompanya) ay dapat na mananagot sa manggagawa.
Mayroong ilang mga sitwasyon kung saan ang isang kumpanya ay maaaring manindigan para sa mga pinsala sa mga empleyado ng isang malayang kontratista. Kaya, dapat mong igiit na ang lahat ng upa ng iyong kontratista ay nagbibigay ng katibayan na binili nila ang seguro sa kompensasyon ng manggagawa.